Naar hoofdinhoudMoeite met navigeren? Stuur ons feedback!

Blog

Online participatie in Amsterdam

Michiel van den Ingh
Maandag, 07 Januari 2019

In oktober 2018 heeft de gemeente Amsterdam inwoners de mogelijkheid gegeven om online mee te denken over verbetering van het bed & breakfast-beleid in de stad. Het is een complex thema en daarom was het belangrijk om discussie te voeren met zoveel mogelijk betrokkenen. De gemeente koos ervoor om Argu in te zetten om verschillende vraagstukken en oplossingen uiteen te zetten, waarbij inwoners konden stemmen, reageren en zelf ideeën delen met de gemeente.

Samengevat:

  • Er zijn drie discussies gevoerd

  • Er zijn in totaal 102 ideeën ingediend

  • 3.732 mensen hebben de pagina bezocht

  • 478 geregistreerde deelnemers

  • De online deelnemers zijn uitgenodigd om een stadsdialoogavond bij te wonen

Waar was de gemeente naar op zoek?

Op dat moment was er alleen een meldplicht voor mensen die een B&B wilden beginnen maar het stadsbestuur wilde een vergunningsysteem invoeren voor B&B's. Maar wat komt daar allemaal bij kijken? Wat vinden de B&B-houders en wat vinden andere inwoners van de stad?

Waarom op Argu?

Ter aanvulling op het stadsgesprek dat in december zou plaatsvinden wilde de gemeente meer mensen betrekken via online kanalen. De B&B's zijn bijvoorbeeld goed verenigd en hebben zich verdiept in de materie. Veel inwoners weten echter niet zo goed wat een B&B precies is en wat daar allemaal bij komt kijken. Door drie uitdagingen te plaatsen op een discussieforum, konden Amsterdammers hun ideeën, argumenten en meningen delen over B&B-beleid.

  • Op welke manier kan Amsterdam het aantal bed & breakfasts in de stad reguleren?

  • Aan welke regels moeten B&B-houders zich houden?

  • Heeft u nog een ander goed idee over B&B?

Communicatiestrategie

Voor de lancering van het platform is de content van de drie te voeren discussies uitgewerkt op het forum. Samen met de beleidsadviseurs van de gemeente is nagedacht over de vraagstelling(en), de achtergrondinformatie die mensen moeten weten en welke doelgroepen we wilden bereiken.

We zijn begonnen met het uitnodigen van belangengroepen die de B&B-houders vertegenwoordigen. Zij hebben veel kennis en een uitgesproken mening over het thema. Door deze groepen per mail uit te nodigen, ontstond binnen een paar uur al een levendige discussie.

Een paar dagen later zijn ook andere inwoners uitgenodigd om deel te nemen aan de discussies. Het voordeel van deze volgorde is dat de mensen die het meest betrokken zijn bij het thema gelijk zorgen voor een goede start. Ze plaatsen ideeën en argumenten en spreken andere mensen aan op definitiekwesties. Andere inwoners zullen gemiddeld genomen minder kennis hebben van het thema en zouden waarschijnlijk met minder ideeën komen als het forum nog leeg was aan het begin.

Inwoners werden via de gemeentewebsite geleid naar het discussieforum. Ook is er een item geweest op AT5, met een kort interview met de projectleider. In de laatste twee weken is er ook op verschillende social mediaplatforms verwezen naar het discussieforum.

De projectleider gaf aan tevreden te zijn met de resultaten. Er zijn waarschijnlijk veel meer mensen bereikt door deze werkwijze dan via een traditionele inspraakavond. Een deel van de mensen die online heeft meegedaan, heeft ook de fysieke bijeenkomst bijgewoond. Ook heeft de structuur van de pagina geleid tot meer duidelijkheid over de redenen voor of tegen ieder beleidsvoorstel.

Via deze link kun je de discussies over B&B-beleid bekijken.

Wil je meer weten over dit project? Neem contact op met Michiel van den Ingh via michiel@argu.co

Lees meer

8 Tips voor succesvolle online burgerparticipatie

Joep Meindertsma
Vrijdag, 13 Juli 2018

In de afgelopen jaren hebben we met Argu veel kunnen experimenteren met gemeenten om burgers te betrekken bij beleid en besluitvorming. Dat leidde tot wisselende resultaten. Zo hadden we in een pilot met Dordrecht slechts 216 gebruikers gewerfd. Aan de andere kant zijn er voorbeelden zoals de gemeente Hollands Kroon, die bijna vier keer kleiner is, waar meer dan 6000 gebruikers op Argu zijn geregistreerd.

Wat verklaart dit verschil? Het is de manier waarop een participatie instrument, zoals Argu, wordt ingezet. De belangrijkste lessen die wij hebben geleerd hebben we daarom op een rijtje gezet:

1. Zet de case centraal, niet de tool

Het vergroten van betrokkenheid wordt vaak gezien als een op zichzelf staand doel. Hierdoor kan men op zoek gaan naar een middel, zoals een online platform, zonder dat er een daadwerkelijke case is om dit middel aan te koppelen. Door het instrument centraal te stellen, krijg je een instrument dat moet vechten om relevantie.

Doe er alles aan om een participatie instrument te binden aan een bestaand traject waar daadwerkelijk beslissingsruimte is. Neem dit ook mee in de communicatie. Communiceer niet over het feit dat je een tool hebt aangeschaft, maar over de dingen waar inspraak over gewenst is. Nodig mensen niet uit voor een platform, maar voor een discussie over een prikkelend en relevant onderwerp.

2. Durf voor spannende onderwerpen te gaan

Onder de noemers van ‘pilots’ en ‘experimenten’ worden e-participatie tools helaas vaak ingezet voor kleine, relatief onbelangrijke thema’s. De grote en lastige onderwerpen worden vaak gemeden. Vaak worden dit soort keuzes gemaakt uit angst voor het onbekende. Voor onbelangrijke thema’s gaan mensen geen tijd investeren om mee te denken. Dan krijg je weinig reacties en daarmee teleurstelling in online participatie. Durf dus groot te denken en neem participatie (en daarmee de burger) serieus. Democratie gaat immers over daar waar wrijving is. Juist daarom is het zo belangrijk om controversiële, gevoelige en zware onderwerpen te koppelen aan participatietrajecten.

Voorbeeld van een spannend onderwerp: de gemeente Hollands Kroon liet haar inwoners online stemmen en discussie voeren over de nieuwe locatie voor een AZC.

3. Hoe concreter, hoe beter

Hoewel duurzaamheidsdoelstellingen en omgevingsvisies belangrijk zijn, kan het voor de burger lastig zijn om te voelen waarom dit zo is. De burger wil weten: wat verandert er voor mij? Maak vragen dus concreet en denk vanuit het perspectief van de burger. Sommige zaken zijn direct al concreet, zoals het wel of niet invoeren van een derde kliko of het wijzigen van een druk kruispunt, maar andere cases moet je zelf concreet maken. Probeer vage, generieke doelstellingen van een omgevingsvisie om te zetten in concrete wijzigingen in een gebied.

4. Wees niet te laat

Bij besluitvormingsprocessen geldt doorgaans: hoe verder in het traject, hoe kleiner de ruimte voor inspraak. Wanneer je pas op het laatste moment mensen de kans geeft om hun mening te uiten, krijg je meestal de meest negatieve geluiden: mensen kunnen dan namelijk niet veel meer doen dan gewoon tegen zijn. Vroeg mensen betrekken betekent dat ze minder snel teleurgesteld zijn en dat ze meer gevoel van eigenaarschap hebben door onderdeel uit te maken van de creatieve fase. Daarnaast zorgt vroeg betrekken ook dat je vroeg pijnpunten identificeert, wat grote en dure wijzigingen in een laat stadium voorkomt. Tenslotte zit jouw doelgroep waarschijnlijk vol met creatieve ideeën die bij zouden kunnen dragen aan een goede beslissing.

Laat je doelgroep dus vroeg meedenken; ruim voordat er volledig uitgewerkte beleidsvoorstellen liggen. Dat is even wennen, want je hebt waarschijnlijk zelf al een mening of voorkeur over wat een goed voorstel zou zijn. Misschien ben je bang dat er onmogelijke plannen komen, of kritiek op de plannen van jouw organisatie. Door vroeg een grotere groep mee te laten denken, krijg je inderdaad meer verschillende meningen en ideeën in het speelveld. Zie deze nieuwe ideeën en kritiek echter niet als een bedreiging, maar als een kans om jullie eigen visie te toetsen en te verrijken.

5. Schep heldere verwachtingen

Wanneer je mensen gaat vragen om inbreng, schep je daarmee direct verwachtingen en hoop. Te hoge verwachtingen zorgen voor teleurstelling, frustratie en wantrouwen. Zorg er dus voor dat deze verwachtingen realistisch zijn door in je communicatie de volgende vragen te beantwoorden:

  • Wat wordt er gedaan met de inspraak? Wordt het samengevat en voorgelegd aan de raad? Zijn de eventuele stemuitslagen bindend? Een voorbeeld van een heldere belofte is in Amsterdam West te vinden, waar iedere maand het meest omhoog gestemde idee wordt besproken in de raad.
  • Wat is er allemaal mogelijk en wat juist niet? Wat zijn de kaders waarbinnen de genomen besluiten moeten vallen? Juist door te suggereren dat alles kan en dat er naar alles wordt geluisterd, schep je onredelijk hoge verwachtingen. Hoewel dat op korte termijn misschien energie kan geven, zorgt een gebrek aan kaders later juist voor teleurstelling en afhakende, cynische burgers. Daarnaast kunnen kaders er ironisch genoeg juist voor zorgen dat de creativiteit wordt geprikkeld.
  • Zijn er al besluiten genomen? Zo niet, wie gaat ze dan nemen en wanneer? Maak gebruik van een planning met concrete datums.

6. Deel je kennis en overwegingen

Als overheid heb je ontzettend veel kennis die kan bijdragen aan opinievorming. Mogelijk heb je adviseurs bepaalde plannen laten doorrekenen, waardoor je inzicht hebt in de geprojecteerde kosten en geschatte impact op de omgeving. Als je inwoners mee wil laten denken, stemmen of discussie voeren over een beslissing, deel dan deze informatie. Wees niet bang dat het delen van informatie te sturend is en daardoor de neutraliteit van de overheid in geding brengt - een beetje sturing geven richting een goed geïnformeerde mening is juist belangrijk. Het verstrekken van weinig informatie maakt je als organisatie niet neutraler, maar het maakt je betrokkenen wel slechter geïnformeerd. Door kennis te delen maak je het voor iedereen eenvoudiger om een weloverwogen mening te kunnen vormen.

7. Denk als een verkoper

Het kan verleidelijk zijn om iets online te zetten en te hopen dat mensen vanzelf komen, maar de realiteit is anders: mensen bereiken is hard werken. We worden omringd door leuke filmpjes, foto’s van vrienden en nieuwe muziek die allemaal onze aandacht proberen op te eisen. Jouw e-participatie traject moet met al die afleiding concurreren. Maak daarom in alle communicatie duidelijk waarom participeren belangrijk is. Schep een gevoel van urgentie door met deadlines te werken en vermijd onnodig complexe taal. Wees niet bang om te adverteren. Met Facebook advertenties hebben wij in ieder geval meerdere keren succesvol grote groepen mensen betrokken. Vergeet tussen alle online advertenties en social media vooral niet om ook andere kanalen in te zetten. Een gepaste poster kan soms heel goed werken, zoals toen ik in mijn eigen studentenflat posters opplakte om bewoners naar ideeën te vragen voor het opleuken van de omgeving.

8. Blijf betrokken en koppel terug

Je hebt de vraag uitgezet bij je doelgroep en de eerste reacties komen binnen. Misschien denk je nu dat het werk erop zit, maar dat is niet zo. Laat zien dat jouw organisatie meeluistert. Bedank mensen voor hun bijdrage en reageer op vragen. Stel ook zelf vragen om zaken te verhelderen en daag mensen uit om onduidelijkheden verder uit te werken. Zorg er voor dat je toestemming hebt om op deze manier deel te nemen in de discussie. Dit kleine stukje interactie geeft mensen direct het gevoel dat ze gehoord worden en leidt tot meer en betere inspraak. Zorg ervoor dat na afloop van het inspraaktraject de uitkomsten en eventuele besluiten worden gedeeld. Stuur de deelnemers een mailtje, bedank ze nogmaals voor de input en deel de uitkomsten.

Heb jij nog een goede tip? Deel hem hieronder!

Lees meer

De 4 belangrijkste vraagstukken van e-participatie

Michiel van den Ingh
Donderdag, 12 Juli 2018

Veel organisaties experimenteren met online burgerparticipatie, ook wel e-participatie genoemd. E-participatie kan een hoop problemen oplossen en biedt kansen die “offline participatie” niet kan bieden. Zo kun je met digitale tools veel meer mensen bereiken en betrekken dan met een traditionele inspraakavond. De reacties kun je structureren zodat je een goed overzicht krijgt. Ook kun je mensen eenvoudiger op de hoogte houden van ontwikkelingen.

Voordat je een participatietraject start moeten er altijd een paar lastige keuzes worden gemaakt. Dit zijn de vier vraagstukken die veel voorkomen bij (e-)participatietrajecten.

E-participatie en persoonsgegevens

Organisaties hebben vaak de behoefte om allerlei persoonsgegevens te verzamelen van deelnemers, maar mensen haken sneller af als ze veel moeten invullen. Het is dus slim om zo min mogelijk gegevens te vragen. Maar hoe bepaal je welke gegevens je echt nodig hebt? Lees hier meer informatie en tips.

Anonimiteit bij participatietrajecten

Anonimiteit bieden maakt deelname aan een participatietraject laagdrempelig, waardoor je als organisatie meer respons mag verwachten. Daarnaast maakt anonimiteit het makkelijker om volledig eerlijk te zijn. Een nadeel van anonimiteit is dat je waarschijnlijk meer negatieve reacties krijgt, en mogelijk moet modereren. Ook zorgt anonimiteit voor een andere sfeer. Wanneer is het verstandig om anonieme reacties toe te staan of zelfs te verplichten? Lees hier meer informatie en tips.

Wanneer organiseer je een openbaar inspraaktraject?

Bij een gesloten traject nodig je mensen uit voor een besloten bijeenkomst, enquête of een vorm van e-participatie. Het idee is dat je zeker wil weten dat de deelnemers alleen uit je doelgroep komen. Zo kun je bijvoorbeeld een selecte groep inwoners uitnodigen voor een inspraakavond per brief (zonder de bijeenkomst openbaar te maken). Een belangrijk nadeel van een gesloten traject is dat het registratieproces minder laagdrempelig is, en mede daardoor zul je minder mensen betrekken dan bij een open traject. Alle voor- en nadelen van een open of gesloten traject vind je hier.

Wanneer maak je gebruik van betaalde advertenties voor inspraaktrajecten?

Adverteren kan helpen om meer mensen te betrekken bij een participatietraject. Helaas kan het ook zorgen voor een verschuiving binnen de doelgroep. Hoe meer je inzet op een kanaal waar je op adverteert, hoe minder divers de totale groep van deelnemers wordt. Aan de andere kant bereik je zonder advertenties minder mensen, en mis je de input van veel mensen. Een uiteenzetting van dit vraagstuk en tips om toch een diverse respons te krijgen vind je hier.

Lees meer

Wanneer maak je gebruik van betaalde advertenties voor inspraaktrajecten?

Michiel van den Ingh
Maandag, 09 Juli 2018

Veel organisaties experimenteren met online burgerparticipatie, ook wel e-participatie genoemd. E-participatie kan een hoop problemen oplossen en biedt kansen die “offline participatie” niet kan bieden. Zo kun je met digitale tools veel meer mensen betrekken dan offline. Maar het bereiken en betrekken van al die mensen gaat niet vanzelf. Voor het promoten van je traject kun je verschillende kanalen inzetten, waaronder advertenties.

Voordelen advertenties

Het spreekt voor zich: het strategisch gebruikmaken van advertenties zorgt voor meer bereik, en als het goed is voor meer deelname. Je kunt namelijk mensen buiten je eigen kanalen bereiken. Denk bijvoorbeeld aan Facebook-advertenties. Daarmee kun je naast je eigen volgers ook andere Facebook-gebruikers bereiken.

Advertenties kunnen je tevens helpen om een meer diverse of representatieve respons te krijgen. Naast inzetten op het bereiken van de volledige doelgroep kun je namelijk ook subgroepen bereiken. Als je na de eerste week van je traject bijvoorbeeld merkt dat voornamelijk mensen van 30 tot 40 jaar reageren, dan kun je specifieke advertenties richten op andere leeftijdsgroepen om een representatiever beeld te krijgen.

Nadelen advertenties

Advertenties kosten geld. Ook kost het tijd om ze te managen.

Een ander nadeel van adverteren is dat ook advertenties, net als ieder ander medium, op een bepaalde manier jouw doelgroep filteren. Niet iedereen in jouw doelgroep wordt even goed bereikt met een advertentie en niet iedereen reageert op een advertentie. Stel je voor dat je gebruikmaakt van advertenties op LinkedIn, dan zul je (heel gegeneraliseerd) vooral de zakelijke en hoogopgeleide mensen uit je doelgroep bereiken. Als dat ook daadwerkelijk je doelgroep is, dan is het fantastisch. Maar bestaat je doelgroep uit huurders van een woningcorporatie, dan ontstaat er waarschijnlijk een vertekend beeld. Wees dus bewust van hoe jouw advertentiekanaal en -boodschap een voorselectie maakt op de deelnemers.

Wanneer zet je advertenties in?

Veel organisaties onderschatten hoe lastig het kan zijn om je doelgroep te motiveren om met je mee te denken. Zeker als het belangrijk is dat veel mensen deelnemen aan het traject, is het verstandig om alle zeilen bij te zetten.

Ook bieden gerichte advertenties uitkomst als je een specifieke, lastig te bereiken groep wil bereiken. Facebook-advertenties zijn daar bijvoorbeeld heel geschikt voor.

Hoewel het zeker verstandig is om een advertentiebudget op te nemen in de begroting van een participatietraject, hoef je er niet per se gebruik van te maken. Als je bijvoorbeeld een traject hebt dat vier maanden duurt, kun je de eerste twee weken aankijken hoeveel respons er komt. Sommige onderwerpen leven zo onder de doelgroep dat er veel mond-tot-mondreclame ontstaat en adverteren niet nodig is.

Tips voor adverteren

Als je een participatietraject organiseert is het ten eerste belangrijk om de deelnemers echt invloed te geven in het proces. Het is verstandig om die boodschap in je promotieacties duidelijk te maken. “Denk met ons mee over verkeersbeleid” is een stuk minder interessant voor mensen dan “Moeten we een rotonde bouwen of een kruispunt?”. Bij die tweede zin maak je gelijk duidelijk dat er een besluit genomen zal worden.

De volgende stap is om je doelgroep in kaart te brengen. Zo kom je te weten welke communicatiekanalen je moet inzetten. Heb je bijvoorbeeld veel e-mailadressen, dan is dat waarschijnlijk de makkelijkste manier om mensen uit te nodigen. Heb je een Facebook-pagina, maar zit daar maar een klein percentage van de doelgroep op, dan heeft een Facebook-bericht plaatsen waarschijnlijk weinig zin.

Je wil zoveel mogelijk uit je eigen (gratis) kanalen halen. Het loont vaak om meerdere kanalen in te zetten. Maar als je merkt dat je bereik nog steeds beperkt is kun je betaalde advertenties inzetten.

Specifiek bij online participatietrajecten waarbij je de input van andere deelnemers kunt zien (zoals op Facebook of een participatieplatform), is het verstandig om eerst te promoten via je eigen (gratis) kanalen. Als je ook advertenties inzet, schroef het budget dan langzaam op richting het einde van het traject of adverteer pas in de laatste week. Dan staan er waarschijnlijk al wat reacties van andere mensen op. Dat nodigt veel meer uit om deel te nemen dan wanneer je op een lege pagina terecht komt.

Het is tevens raadzaam om een advertentie te combineren met een prijs voor het idee waar het meest op is gestemd. Zo stimuleer je mond-tot-mond-reclame, waardoor de groep deelnemers diverser wordt.

Lees meer

E-participatie en persoonsgegevens

Michiel van den Ingh
Maandag, 25 Juni 2018

Organisaties die een e-participatietraject, zoals een online discussie, willen starten hebben vrijwel altijd te maken met het verzamelen van persoonsgegevens. Maar is het verstandig om een waslijst aan persoonsgegevens te vragen aan je doelgroep? In dit artikel beschrijf ik welke gegevens je wanneer nodig hebt en hoe je de privacy van de doelgroep zoveel mogelijk waarborgt.

De behoefte om als organisatie informatie te verzamelen over de doelgroep die je probeert te bereiken staat meestal lijnrecht tegenover de behoeften van die doelgroep zelf.

Als organisatie wil je graag weten wie je tegenover je hebt, waar mensen wonen, leeftijd, opleidingsniveau etc. Dat is bijvoorbeeld belangrijk om te kunnen achterhalen of de deelnemers een representatieve groep voor de totale doelgroep vormen.

Het is als organisatie echter slim om zo min mogelijk (direct te herleiden) persoonsgegevens te verzamelen. Mensen hebben geen zin in gedoe met registratieformulieren. Hoe meer persoonsgegevens je vraagt, hoe kleiner de kans is dat mensen deelnemen. Daardoor mis je de belangrijke inzichten van de mensen die niet willen deelnemen. Veel mensen worden tevens huiverig wanneer je persoonlijke informatie moet opgeven zoals je adres, leeftijd, inkomen etc.

Bepaal wat je echt nodig hebt

Maak een lijst van gegevens waar je beschikking over zou willen hebben. Beoordeel per gegeven in hoeverre je het écht nodig hebt. Misschien is er een manier te vinden zodat je toch antwoord krijgt op je vraag, waarbij tevens de privacy van de gebruiker gewaarborgd blijft. Hieronder volgen een paar persoonsgegevens die organisaties vaak verlangen van de doelgroep:

E-mailadres

Wanneer deelnemers geen e-mailadres hoeven op te geven bij een online participatietraject is de kans op hoge respons het grootst. Maar helaas is de kans op misbruik ook groot. Iemand kan bijvoorbeeld heel eenvoudig tien keer stemmen op een voorstel als hij steeds de pagina ververst. Het belangrijkste voordeel van een e-mailadres verplichten voor deelname is dat je kunt terugkoppelen. Aan het einde van het traject wil je namelijk aangeven wat er met de input gaat gebeuren. Zo versterk je het gevoel van betrokkenheid onder de deelnemers. Het is dus sterk aan te raden om een e-mailadres + verificatie verplicht te stellen voor deelnemers.

Weergave van naam

Omdat je het e-mailadres van de deelnemer niet openbaar wilt tonen, zul je iets anders moeten weergeven als iemand een reactie plaatst. Om de drempel bij het aanmeldproces te verlagen kan een gebruikersnaam ook automatisch gegenereerd zijn, bijvoorbeeld “gebruiker12345”. Het is trouwens wel netjes als gebruikers hun gebruikersnaam zelf kunnen wijzigen.

Locatie / adres van de deelnemer

Adresgegevens of GPS locaties zijn gevoelige persoonsgegevens die je alleen wilt vragen als ze écht nodig zijn. Dat komt gelukkig zelden voor. Als je benieuwd bent of de meningen verschillen tussen wijken, kan je gebruikers simpelweg vragen in welke wijk ze wonen. Als je nog preciezer moet zijn, dan kan je vragen om een postcode, maar doe dit dan zonder huisnummer.

Leeftijd

Het kan verleidelijk zijn om te vragen naar geboortedatums, maar ook dit is zelden nodig. Vraag mensen om een leeftijdscategorie in te vullen of vraag alleen een geboortejaar. Je kunt hier waarschijnlijk alsnog dezelfde statistische lessen uit leren, zonder dat je gevoelige persoonsgegevens aan het verwerken bent.

Opleidingsniveau, inkomen, burgerlijke staat

Het kan interessant zijn om te weten wat het gemiddelde opleidingsniveau is van deelnemers. Maar hoeveel invloed heeft dat op het traject? Ga je de inbreng van deelnemers anders interpreteren als je weet dat 60% van de deelnemers universitair geschoold is? Opleidingsniveau is typisch een gegeven waar je als organisatie niet veel aan hebt en wat voor de doelgroep een extra drempel opwerpt. Hetzelfde geldt voor inkomen, burgerlijke staat en vergelijkbare persoonlijke gegevens.

Vertrouw op het effect van hoge respons

Het kan verleidelijk zijn om als organisatie veel persoonsgegevens te verzamelen van je doelgroep. Maar vertrouw erop dat hoe meer mensen uit de doelgroep deelnemen, hoe diverser het beeld van de deelnemers wordt. Daarmee neemt de kans toe dat je dan een goed overzicht krijgt van alle meningen, argumenten en ideeën die mensen in de totale doelgroep hebben. Het vragen om allerlei gegevens is dan minder nodig vanuit het oogpunt van representativiteit. Steek veel tijd in het promoten van het participatietraject en zorg voor een simpel registratieproces waarbij deelnemers alleen hun e-mailadres verplicht hoeven op te geven. Zo bereik en betrek je een groter deel van je doelgroep. Meer informatie en tips over een promotiecampagne voor een online participatietraject vind je hier.

Vragen over persoonsgegevens bij participatietrajecten? Neem contact op of maak een afspraak via info@argu.co

Lees meer

Moet je een participatietraject openbaar of gesloten organiseren?

Michiel van den Ingh
Vrijdag, 15 Juni 2018

Veel organisaties experimenteren met online burgerparticipatie, ook wel e-participatie genoemd. E-participatie kan een hoop problemen oplossen en biedt kansen die “offline participatie” niet kan bieden. Zo kun je online veel meer mensen betrekken dan offline. Maar is het beter om een participatietraject openbaar of gesloten te organiseren? In dit artikel beschrijf ik voor- en nadelen van een open en een gesloten traject.

Gesloten traject

In een gesloten traject kan niet iedereen deelnemen, maar alleen de mensen die zijn uitgenodigd. Online betekent dit bijvoorbeeld dat er een unieke code nodig is om deel te nemen. Als organisatie kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om een enquête per mail te versturen naar je doelgroep, in plaats van een anoniem in te vullen enquête openbaar op je website te zetten.

Voordelen:

  • Je weet bijna zeker dat je alleen mensen uit je doelgroep zult bereiken;

  • De kans op misbruik van mensen buiten de doelgroep is klein. Bij sommige thema’s en trajecten kan dat namelijk invloed hebben op de uitkomst.

Nadelen:

  • Je hebt vaak geen contactgegevens van een groot deel van de doelgroep. Zonder contactgegevens kun je mensen niet uitnodigen en beperk je de kans op veel respons;

  • Het is voor de deelnemers meestal minder gebruiksvriendelijk om deel te nemen. Voor een enquête moet je bijvoorbeeld een code overtypen uit een brief, of je moet persoonsgegevens delen om je ergens voor op te geven. Daardoor haken veel mensen af, waardoor je een kleiner deel van de doelgroep bereikt.

Open traject

Het is eenvoudiger om een participatietraject openbaar te organiseren. Voorbeelden van open trajecten: Een openbare inspraakavond in plaats van alleen op uitnodiging. Iedereen kan en mag binnenlopen; Een openbare Facebook-groep waar iedereen lid van kan worden; Een enquête op je website plaatsen die iedereen anoniem kan invullen.

Voordelen:

  • Het is simpel als organisatie. Je hoeft niets af te schermen, geen inlogcodes te verstrekken en geen controles te houden. Je houdt daardoor meer tijd over voor het traject zelf.

  • Het is voor de doelgroep simpel om deel te nemen. Je hoeft als deelnemer geen inlogcode over te typen, je hoeft (bijna) geen persoonsgegevens te delen om je in te schrijven en je kunt makkelijk worden uitgenodigd door andere deelnemers. Iemand hoeft alleen een link te delen, bijvoorbeeld via Facebook, een nieuwsbrief of WhatsApp. Zo is het eenvoudiger om een groter deel van de doelgroep te bereiken.

  • Het is mogelijk dat mensen buiten de doelgroep ook deelnemen aan het traject. In veel gevallen kan dat juist een toevoeging zijn. Stel dat iemand uit Groningen een fantastisch idee heeft voor de gemeente Amsterdam, dan biedt dat meerwaarde. Zeker als je ziet dat andere deelnemers van het traject dat idee omarmen.

Nadelen:

  • Je weet niet zeker of de deelnemers binnen je doelgroep vallen. Dat kan vervelend zijn als het om controversiële onderwerpen gaat waar andere mensen zich mee willen bemoeien. Zeker bij trajecten waarbij je de doelgroep een belangrijke keuze wil voorleggen. Je wekt dan de verwachting dat je zult luisteren naar de mening van het merendeel van de deelnemers. Als blijkt dat het merendeel niet bij de doelgroep hoort, kan dat vervelende consequenties hebben.

  • Je weet niet hoeveel deelnemers binnen je doelgroep vallen. Als het 1% van de 10.000 deelnemers is, maakt het weinig uit. Maar als 50% van de deelnemers buiten de doelgroep valt, kan dat het besluitvormingsproces enorm beïnvloeden.

Conclusie

Met een gesloten traject weet je bijna zeker dat de deelnemers binnen je doelgroep vallen, omdat je ze zelf uitnodigt voor een gesloten omgeving. Een groot nadeel is dat je waarschijnlijk minder mensen bereikt dan bij een open traject omdat je waarschijnlijk niet van iedereen contactgegevens hebt. Daarnaast is het voor deelnemers minder gebruiksvriendelijk om je te moeten aanmelden of een unieke code uit een brief te moeten overtypen.

Aanbeveling

Je kunt meestal per traject bepalen of je het openbaar of gesloten wilt organiseren. Gaat het om een controversieel thema (zoals de komst van een AZC) waarbij je verwacht dat buitenstaanders zich er mee gaan bemoeien, bedenk dan in hoeverre dat het traject kan beïnvloeden. Vraag je alleen maar om ideeën, dan is het niet zo erg dat buitenstaanders ideeën aandragen. Geef je deelnemers echt een keuze, dan kan het vervelend uitpakken als een groot deel van de deelnemers niet bij de doelgroep hoort.

Lees meer

Wanneer sta je anonimiteit toe bij participatietrajecten?

Michiel van den Ingh
Vrijdag, 15 Juni 2018

In de voorbereiding op een online participatietraject twijfelen organisaties vaak of ze anonieme reacties willen toestaan. In dit artikel bespreek ik het vraagstuk van anonimiteit toestaan bij participatietrajecten. Vervolgens geef ik enkele tips voor organisaties die voor anoniem of niet-anoniem kiezen.

Niet-anonieme participatietrajecten

Bij een inspraakavond is er in principe geen sprake van anonimiteit. Mensen komen fysiek langs en steken hun hand op als ze iets willen zeggen. Dat is jammer, want sommige mensen uiten liever geen kritiek op een organisatie als ze niet anoniem zijn. Die mensen betrek je dan dus niet bij het traject, wat zonde is. Waarschijnlijk hebben ze naast die enkele kritische mening ook veel andere ideeën, die je dus misloopt. Bedenk tevens dat de mensen die geen kritiek durven te leveren tijdens het traject achteraf wel stampij kunnen maken.

Kies je toch voor niet-anoniem, besteed dan extra tijd aan het stellen van kritische zelfreflecterende vragen vanuit de organisatie. Probeer je kwetsbaar op te stellen en geef de deelnemers het gevoel dat ze eerlijk mogen zijn. Door open te staan voor kritiek - en er actief om te vragen - krijg je vaak opbouwende kritiek, in plaats van alleen negatieve kritiek. Ook voelen mensen zich serieus genomen en ontstaat er vaak wederzijds begrip.

Anonieme participatietrajecten

Bij een online participatietraject kun je mensen de mogelijkheid geven om anoniem te reageren. Anoniem reageren verlaagt de drempel om deel te nemen aan een traject, zeker als je dat niet met naam en toenaam wil doen.

Anonimiteit maakt ook het registratieproces eenvoudiger, want je hoeft gebruikers niet om hun naam te vragen.

Anonimiteit heeft ook nadelen. De kans op scheldwoorden, beschuldigingen en eventueel bedreigingen door de anonieme deelnemers is een stuk groter dan bij een fysieke bijeenkomst waar je elkaar in de ogen kijkt. Een omgeving die anoniem is kan heel andere dingen bij mensen losmaken. Bij sommigen is dit fijne, opbouwende kritiek die ze anders minder snel zouden delen, maar soms kunnen vooroordelen en beledigingen ook makkelijker naar boven komen.

Sta je mensen toe om anoniem deel te nemen aan een participatietraject, maak dan duidelijk wat de spelregels zijn en modereer waar nodig. In de praktijk is het raadzaam om reacties alleen te verwijderen als ze haatzaaiend zijn, racistisch of aanzetten tot geweld. Het verwijderen van andersoortige reacties kan er namelijk voor zorgen dat mensen denken dat er censuur wordt gepleegd en men dus niet vrijuit kan spreken. Als dat wantrouwen er eenmaal is, is het erg lastig om het vertrouwen te herstellen.

Reacties die dus controversieel zijn, beledigend of haatdragend (niet haatzaaiend) kun je het beste laten staan. Dat zorgt ervoor dat er een omgeving ontstaat waarin iedereen kan zeggen wat hij wil.

Conclusie

Anonimiteit bieden maakt deelname aan een participatietraject laagdrempelig, waardoor je als organisatie meer respons mag verwachten. Wanneer mensen anoniem zijn, zullen ze eerder geneigd zijn om eerlijke kritiek te uiten. Je kunt bij niet-anonieme trajecten expliciet vragen om kritiek, waardoor je toch verbeterpunten kunt verzamelen.

Een nadeel van anonimiteit is dat je waarschijnlijk meer negatieve reacties krijgt, en mogelijk moet modereren.

Lees meer

De 5 meest gemaakte fouten bij online inspraak

Michiel van den Ingh
Dinsdag, 22 Mei 2018

In de afgelopen jaren heb ik tientallen participatietrajecten voorbij zien komen van gemeenten en overheden binnen Europa. Participatie en vooral online participatie lijkt de oplossing te zijn voor wantrouwende burgers en gebrek aan betrokkenheid bij beleids- en besluitvorming. In de praktijk blijkt het erg moeilijk te zijn om grote groepen inwoners te betrekken bij een thema of beleidsvoorstel. Hier volgen de vijf meest gemaakte fouten van online inspraak met tips om ze te voorkomen.

Geen terugkoppeling

Je ziet heel vaak enthousiaste communicatie aan het begin van een traject, maar wanneer het traject sluit, hoor je vaak niets. Dat is zonde, want terugkoppeling is misschien wel de makkelijkste manier om vertrouwen te winnen en betrokkenheid te vergroten.

Probeer aan het einde van een inspraaktraject een algemene update te delen waarin de deelnemers worden bedankt voor hun input. Geef dan aan wat er met de input gaat gebeuren en wanneer mensen een volgende update mogen verwachten. Het is niet erg als de precieze datum niet bekend is.

Verder is het aan te raden om zoveel mogelijk te reageren op de reacties van de doelgroep. Probeer dankbaarheid te tonen wanneer mensen bijdragen. Soms zijn gemeenten bang om mee te doen in een discussie, omdat ze niet willen sturen. Dat is zonde, want elke reactie geeft de deelnemer het gevoel dat er wordt geluisterd. Zelfs aangeven waarom een idee niet haalbaar is geeft op zijn minst erkenning voor de inzet van de inwoner. Daarnaast beschik je juist als overheid over kennis die anderen niet hebben, dus wees niet bang dit te delen.

Tip: Reageer met feitelijke informatie en verwijs naar achtergrondinformatie op de website van de gemeente.

Het verkeerde instrument ingezet

Veel gemeenten willen inwoners meer betrekken bij de gemeentepolitiek en kiezen dan voor enquêtes of burgerpanels (wat in de praktijk vaak hetzelfde is). Een enquête kan erg handig zijn om kwantitatieve data te verzamelen, maar er vindt geen interactie plaats tussen deelnemers. Dat is jammer, want mensen kunnen juist van elkaars ideeën, argumenten en meningen leren. De andere kant van het verhaal horen is vaak erg belangrijk om een goede mening te vormen. Daarnaast is het laagdrempeliger om op een goed idee van een mede-inwoner te stemmen dan zelf een heel verhaal te typen.

Een enquête werkt goed met Likertschalen (zeer oneens t/m zeer eens) en controlevragen (heeft u weleens een afspraak gemaakt op het gemeentehuis?), maar niet als je wilt weten waaróm mensen een bepaalde mening hebben. Een groot nadeel van het stellen van open vragen bij enquêtes zoals “hoe kan de gemeente verduurzamen?” is dat mensen elkaars inbreng niet kunnen zien. Vaak krijg je veel ongeveer dezelfde antwoorden en weet je niet wat mensen vinden van vernieuwende ideeën die de meeste mensen niet bedenken.

Er zijn allerlei participatieplatforms, met allemaal een iets andere insteek. Zo wil Civocracy “mensen in staat stellen om hun leefomgeving vorm te geven”. Het platform Mett is een “samenwerkingsplatform”. De interface is simpel en duidelijk ontworpen waarbij de beheerder en de eindgebruiker berichten kunnen plaatsen waar anderen op kunnen reageren. Dat kan goed werken om inwoners te informeren over veranderingen. Maar inhoudelijke discussie over een lastig thema wordt snel onoverzichtelijk omdat de reacties onder elkaar staan weergegeven. Argu is een platform voor besluitvorming. Voor participatietrajecten waar je alleen mensen wilt informeren over wat er gaat gebeuren is het niet geschikt. Er moet iets te beslissen zijn, waarbij gestructureerde discussie over de verschillende opties mogelijk is. Dit is nog maar een selectie van de beschikbare instrumenten, er is veel te kiezen.

Tip: Probeer goed in kaart te brengen wat voor soort participatietraject past bij jouw project, en zoek daar het juiste instrument bij. Als je al weet wat voor participatietraject je wilt gaan starten, vraag dan naar een vergelijkbaar traject dat het platform heeft begeleid. Zo weet je snel wat je kunt verwachten van het instrument en eventuele ondersteuning bij je traject.

Niet ingespeeld op de behoefte van de doelgroep

Veel trajecten zijn niet ontworpen op de behoefte van de inwoner, maar op die van de gemeente. De meeste inwoners spreken de “taal” van de gemeente niet. Bedenk bijvoorbeeld wat een gemiddelde inwoner denkt bij de vraag: “wat moet er in ieder geval in het jaarplan 2020 worden meegenomen?” In mijn optiek is dat ambtenarentaal. Daar is opzich niks mis mee maar een betere vraag zou zijn: “wat moet er beter in onze gemeente?”. Het is een klein verschil maar het is meer geredeneerd vanuit de doelgroep. Het kan veel impact hebben op de respons.

Tip: Je kunt een paar online advertenties maken met verschillende titels. In je statistieken zie je dan na een paar dagen op welke titel de meeste mensen klikken.

Er staat niks op het spel

Helaas worden er veel participatietrajecten gestart waarbij het doel is “mensen betrekken bij dit thema”. Maar vervolgens wordt de eigenlijke keuze van tevoren al min of meer gemaakt. Er wordt vervolgens gevraagd om goede ideeën van inwoners maar er wordt zelden iets mee gedaan. Ik weet dat gemeenten soms niet anders kunnen. Er zit echt geen kwade bedoeling achter. Maar als je mensen inspraak belooft, moet je niet aankomen met een inspraaktraject waarbij je alleen maar vrijblijvend om ideeën vraagt. Als niet duidelijk is wat er met de input gedaan wordt, waarom zou een inwoner dan tijd en moeite stoppen in het verwoorden van zijn mening of ideeën?

Tip: Heb lef en geef mensen een keuze. Je kunt van tevoren een paar opties bedenken en alle voor- en nadelen uitwerken. Soms zullen mensen iets anders kiezen dan je eigen voorkeur. Dat hoort nou eenmaal bij inspraak. Probeer in ieder geval duidelijk te maken wat er met de input gedaan wordt.

Te weinig promotie

Een participatietraject kan tijdrovend en duur zijn. Sommige gemeenten geven bijvoorbeeld €75.000 uit aan het organiseren van een stadsgesprek. Het inzetten van je eigen personeel, de aanschaf van een tool en promotie kost nou eenmaal geld. Helaas wordt op dat laatste vaak te veel bespaard. In de afgelopen jaren heb ik tientallen projectpagina’s en platforms (waaronder ook op Argu) voorbij zien komen waar hooguit 30 reacties op zijn geplaatst. Simpelweg omdat mensen niet van het bestaan afweten. Er is niet naar verwezen vanaf de gemeentewebsite, er is niet actief naar verwezen via social mediakanalen en er zijn geen persberichten over geschreven. Te weinig promotie is zonde! Want als je niet genoeg mensen bereikt met je traject had je net zo goed een paar mensen op straat kunnen aanspreken en vragen naar hun mening.

Tip: Meer promotie leidt tot meer respons en daardoor een diverser beeld van ideeën, meningen en argumenten. Als je een participatieplatform hebt aangeschaft kun je promotie zien als een investering. Elke keer dat je een nieuw traject start wordt het eenvoudiger om mensen te bereiken.

Conclusie

Kies een instrument dat goed bij je past en duidelijke resultaten heeft opgeleverd bij andere gemeenten. Wil je onderzoek doen, kies dan bijvoorbeeld voor een enquête. Wil je inspraak, geef mensen dan echt de gelegenheid om met een idee te komen waar iets mee kan gebeuren. Zorg bij het starten van een traject voor simpele communicatie die is geredeneerd vanuit het perspectief van de doelgroep. Vermijd dus jargon. Als je mensen echt een keuze geeft, krijg je meer respons en voelen mensen zich meer serieus genomen. Promoot je traject goed, zodat je een diverse respons krijgt en vergeet tenslotte niet om zoveel mogelijk terug te koppelen.

Lees meer

Een succesvol participatietraject, hoe doe je dat als gemeente?

Michiel van den Ingh
Dinsdag, 31 October 2017

Veel gemeenten hebben jaarlijks meerdere participatietrajecten lopen. Er is veel behoefte aan betrokkenheid van inwoners. Maar hoe laat je zo’n traject nou slagen? In dit artikel deel ik mijn ervaring met vele trajecten bij gemeenten. Dat doe ik aan de hand van vijf vragen waar je bij stil moet staan voordat je een traject start:

  1. Wat wil ik van mijn doelgroep weten? Welke vorm van inspraak kies ik?
  2. Welke doelgroep wil ik bereiken?
  3. Hoe krijg ik een representatief beeld?
  4. Welke middelen kan ik inzetten?
  5. Welke vervolgstappen worden gezet na het traject?

1: Wat wil ik van mijn doelgroep weten? Welke vorm van inspraak kies ik?

Ieder participatietraject is weer anders en ieder traject heeft een andere behoefte aan informatie van de participerenden. Er zijn een aantal typen te onderscheiden.

Draagvlak meten

Soms is er een duidelijk standpunt waarvan de gemeente(raad) wil weten wat inwoners vinden. Bijvoorbeeld: “Een derde kliko invoeren”. Het succes zit ’em dan in het verkrijgen van een zo representatief en compleet mogelijk beeld van het draagvlak voor deze beleidsmaatregel. Je wil niet alleen getalletjes zien van hoeveel mensen er voor of tegen zijn. Je wil inzicht krijgen in waarom mensen iets vinden. Meestal vinden deze trajecten plaats wanneer er binnen de gemeente al veel helderheid is over het beleid.

Opties voorleggen

Er zijn situaties waar meerdere opties mogelijk zijn. In zekere zin is dat ook een draagvlakmeting, waarbij duidelijk moet worden welke optie het meest geliefd is bij inwoners. Bij deze vorm is discussie fundamenteel. Mensen moeten elkaar overtuigen van de optie die zij het best achten.

Co-creëren

Het vormen van een visie is complexer. Je wil dan ideeën, standpunten, argumenten en opinies verzamelen over een thema dat je zelf hebt bepaald. Denk bijvoorbeeld aan het bepalen van randvoorwaarden voor het plaatsen van windmolens. Inwoners die vlakbij een windmolen wonen hebben waarschijnlijk andere voorkeuren dan mensen die er ver vandaan wonen. Zoiets is niet zo simpel als “voor of tegen”. Bij het vormen van een visie is een discussie voeren erg belangrijk. In deze vorm van participatie is interactie tussen inwoners en bestuurders zeer belangrijk.

Agenderen

Soms start een participatietraject vanuit de verkenningsfase. Je wil dan zoveel mogelijk ideeën ophalen om een eerste indruk te krijgen van wat er leeft in de gemeente. Welke problemen ervaren mensen en welke ideeën zijn er om de gemeente te verbeteren? Veel gemeenten organiseren bijvoorbeeld een motiemarkt. Inwoners kunnen daar hun ideeën pitchen voor raadsleden. Met deze vorm van participatie kunnen inwoners belangrijke thema’s op de agenda van de raad zetten.

Het succes van een participatietraject dat is bedoeld om te verkennen in de kwantiteit en kwaliteit van de ideeën van inwoners. In een verkenningstraject kun je het beste zoveel mogelijk open vragen stellen om te identificeren welke problemen mensen ervaren, zonder teveel te sturen.

2: Welke doelgroep wil ik bereiken?

Gaat het thema alle inwoners van de gemeente aan of gaat het om een specifieke groep? Hoe groot is de doelgroep waarvan participatie gewenst is?

Denk ook aan subgroepen.

Verwacht je dat straks vooral hoger opgeleide mannen van 65+ participeren of is er een representatieve deelname van alle leeftijden? Hoe bereik je bijvoorbeeld ook jongeren? Zijn er verschillende relevante rollen binnen de doelgroep zoals ondernemers, scholieren, ouders, werklozen, expats? Stel dat de gemeenteraad bewoners van wijk X wil betrekken bij speelplekkenbeleid.

Je zou dan in principe alle inwoners van de gemeente daarbij kunnen betrekken. Maar bedenk dat zo’n thema vooral ouders van jonge kinderen in woonwijken aanspreekt. Bewoners van een bejaardentehuis aan de rand van een dorp zullen daar waarschijnlijk minder om geven.

Om achteraf te bepalen of het participatietraject succesvol was maakt het veel uit of de doelgroep bestaat uit alle inwoners van de gemeente of voornamelijk ouders met kleine kinderen in woonwijken. Bijvoorbeeld 5.000 mensen.

Heb je tijdens het traject 2.500 mensen bereikt uit een gemeente met 100.000 inwoners? Dan heb je maar 2,5% bereikt. Zijn die 2.500 mensen allemaal ouders met kleine kinderen in woonwijken? Dan heb je maar liefst 50% van de doelgroep bereikt. Een groot verschil dus.

Het dilemma van groepen betrekken

Het uitnodigen van inwoners om mee te denken over beleid is op zich niet zo ingewikkeld. Het is af en toe wel lastig om keuzes te maken over de grootte van de te betrekken doelgroep. Bij sommige projecten kunnen de emoties namelijk hoog oplopen. Als je bijvoorbeeld binnen een straal van vijf kilometer gaat vragen wat mensen van de mogelijke komst van een windmolenpark vinden is de kans groot dat het merendeel van de doelgroep negatief is. Zij ervaren mogelijk geluidsoverlast en vinden het misschien niet mooi staan. Vraag je echter alle inwoners van de gemeente wat ze vinden van verduurzaming van de gemeente, dan zal een aanzienlijk deel van die mensen positief staan tegenover windmolens.

Dat is een lastig dilemma omdat je aan de ene kant een representatief beeld van het sentiment onder alle inwoners wil krijgen, en aan de andere kant de negatieve reacties van direct omwonenden serieus wil nemen.

3: Hoe krijg ik een representatief beeld?

Afhankelijk van de doelgroep zijn er vaak subgroepen te identificeren binnen de doelgroep. Denk aan verschillende leeftijdsgroepen, geslacht, etniciteit, opleidingsniveau etc.

Het bereiken en betrekken van de doelgroep hangt af van het thema, het instrument dat je inzet en de manier van promotie.

Het thema. Spreekt het de juiste mensen aan? Probeer je zo goed mogelijk te verplaatsen in de gebruiker. Vermijd jargon, moeilijke definities en probeer mensen te raken met je vraag of stelling. Probeer je jongeren te bereiken, spreek ze dan gewoon aan met “je en jij”, in plaats van “u”.

Het instrument. Als je zoveel mogelijk mensen wil betrekken bij het traject heeft een fysieke bijeenkomst te veel beperkingen. Los van de beperkte capaciteit van een locatie kunnen mensen hun input niet leveren op het moment dat het ze zelf uitkomt. Een online platform biedt meer schaalvoordelen maar het is gevaarlijk om alleen de mensen te raadplegen die daarop actief zijn. Gebruik je een online platform voor inspraak, promoot het gebruik van het platform dan ook. Daarmee geef je iedereen dezelfde kans om in te spreken. Als mensen namelijk niet van het bestaan afweten zullen ze het ook niet gebruiken. Probeer dus bij grote trajecten een combinatie van fysiek en online mogelijk te maken.

De manier van promotie. De meest voor de hand liggende manieren van promotie zijn het versturen van brieven, advertenties in lokale kranten en advertenties online. Op zich is dat goed maar vaak zul je zien dat een bepaalde subgroep minder participeert dan een andere subgroep. Bijvoorbeeld jongeren tussen de 13–21 jaar. Een manier om dat op te lossen is door specifieker te adverteren richting die groep. Met een Facebookadvertentie kun je bijvoorbeeld eenvoudig richten op “jongeren tussen 13–21, woonachtig in Utrecht”. Als je gebruik maakt van een online platform zoals Argu kun je vervolgens zien of er een gelijkmatigere verdeling van de leeftijdsklassen ontstaat.

Kanttekening Het is altijd lastig afwegen of je je focust op een specifieke doelgroep of op alle inwoners van een gemeente. Stel dat je 50% van de doelgroep “ondernemers detailhandel stadscentrum” hebt bereikt als je een traject doorloopt over beleid voor lokale detailhandel. Dat is op zich een goede score. Maar waarschijnlijk hebben mensen die juist niet onder die doelgroep vallen wel goede ideeën voor beleid. Door de doelgroep te verbreden worden de reacties waarschijnlijk diverser en neemt de kans op vernieuwende ideeën toe.

De beste oplossing voor dit probleem is om zoveel mogelijk mensen te betrekken bij dit onderwerp. Hoe meer mensen je bereikt, hoe diverser de groep uiteindelijk wordt en hoe meer kans je hebt op goede ideeën en argumenten.

4: Welke middelen kan ik inzetten?

De doelgroep is nu afgebakend en duidelijk is naar welke informatie wordt gezocht tijdens het participatietraject. Hieronder staan een aantal tips voor het effectief en efficiënt inzetten van de middelen van je organisatie.

Één projectleider kiezen

Is er een projectleider binnen de gemeente die alle partijen met elkaar verbindt en keuzes maakt over inzet van budget en tijd? Wellicht is er andere partij die een deel van het projectmanagement op zich neemt. Bij Argu is er bijvoorbeeld altijd een projectmanager die het traject begeleidt.

Vaak is een projectleider afhankelijk van verschillende partijen. Wanneer de projectleider bijvoorbeeld voor iedere uitgave moet aankloppen bij de wethouder kan dat enorme vertraging opleveren. Denk daarnaast aan verlof, vakantieperiodes etc.

Tips voor effectieve projectleiding:

  • Maak één persoon projectleider;
  • Geef de projectleider zoveel mogelijk zeggenschap;
  • Geef de projectleider een budget voor het hele project.

Het participatie-instrument

Afhankelijk van de grootte van de doelgroep en de gekozen vorm van inspraak kan een participatie-instrument veel invloed hebben op het eindresultaat. Wil een gemeente bijvoorbeeld inwoners van een straat betrekken bij verbouwingen in die straat? Dan is een inspraakavond op het gemeentehuis waarschijnlijk de eenvoudigste, goedkoopste en effectiefste manier van participatie.

Wil de gemeente ideeën, stemmen, argumenten en meningen verzamelen van zoveel mogelijk inwoners over duurzaamheid? Dan biedt een online platform de benodigde schaalvoordelen. Online kun je namelijk veel meer mensen laten participeren dan in een zaaltje passen. Mensen kunnen op het moment dat het ze zelf uitkomt participeren.

Zo heeft een platform als Facebook het voordeel dat het door heel veel mensen wordt gebruikt. Een nadeel is dat de input van de doelgroep niet goed wordt gestructureerd. Facebook discussies ontsporen snel en het leidt zelden tot een goed overzicht van wat mensen nou precies willen.

E-participatieplatforms zoals Argu zijn meer ingericht om de verschillende ideeën van inwoners uiteen te zetten, inhoudelijke discussie te faciliteren en om mensen op de hoogte te houden van het gehele proces. Zo houd je het overzicht wanneer je een grote groep mensen wil betrekken bij het traject. Voor kleine projecten op buurt (of zelfs straat)niveau is zo’n instrument iets minder geschikt omdat het op wijkniveau relatief goedkoop is om mensen te betrekken. Voor een paar honderd euro kun je iedereen een brief sturen en uitnodigen voor een inspraakavond.

Samen een communicatieplan schrijven

Is er een vast team dat zorg draagt voor geschreven teksten, uitingen en promotieacties?

Is er een webcareteam dat snel en inhoudelijk reageert op reacties en vragen van inwoners omtrent het participatietraject? Of doet de projectleider dit zelf?

Het is aan te raden om een communicatieplan uit te werken, samen met alle partijen die betrokken zijn bij de uitvoering van het participatietraject. De eerste stap daarin is adviseurs en ervaringsdeskundigen te vragen om do’s en don’ts. Dat bespaart een hoop tijd en beperkt de kans op fouten. Vervolgens bepaal je welke vorm van communicatie met de doelgroep past bij het communicatiebeleid van de gemeente. Ten slotte verdeel je de taken met alle betrokken partijen.

Promotie afstemmen op de doelgroep

Er zijn verschillende manieren om een participatietraject te promoten. Voor ieder project is dat weer anders. Kijk voordat je gaat promoten eerst goed naar de doelgroep. Is het de bedoeling dat alleen de bewoners van een straat deelnemen of is het juist de bedoeling om een representatief beeld te krijgen van alle inwoners van de gemeente? Beide vragen om een andere aanpak.

Een lokaal project gaat bijvoorbeeld alleen bewoners van een bepaalde straat, wijk of gebied aan. Wanneer er bijvoorbeeld behoefte is om die bewoners te vragen wat ze van een komst van een nieuw winkelcentrum vinden, nodig je alleen die mensen uit om te participeren. Naast het uitnodigen van bewoners per brief of e-mail kun je het thema bijvoorbeeld meer onder de aandacht brengen met posters en flyers in de buurt.

Als je bijvoorbeeld een participatietraject start over een thema dat een groot deel van de inwoners van de gemeente aangaat is het belangrijk om breed te adverteren. Naast een melding op het prikbord op het gemeentehuis, een banner op de website kun je ook kiezen voor het inzetten van Facebook advertenties. Daarmee kun je al snel duizenden mensen bereiken tegen zeer geringe kosten.

Over het algemeen is het altijd goed om legitimiteit te creëren door wethouders of raadsleden de boodschap te laten verspreiden in hun eigen netwerk.

5: Welke vervolgstappen worden gezet na het traject?

Eigenlijk is dit waar participatie om zou moeten draaien. Samen met inwoners denken, discussiëren en beslissen welk beleid gevoerd wordt. Wanneer de gemeenteraad of het college een besluit neemt op basis van de input van de doelgroep, is de besluitvormingscyclus compleet en kun je spreken van succesvolle participatie.

Toch worden veel participatietrajecten ingericht op een manier dat het nog maar de vraag is of er naderhand een besluit wordt genomen door de gemeenteraad. Is dat niet zonde? Maak je enthousiaste inwoners dan niet blij met een dode mus?

In de trajecten waarbij inwoners in een vroeg stadium worden geraadpleegd om ideeën te delen met de gemeenteraad is het simpelweg te vroeg om een besluit te nemen. Het is dan wel aan te raden om inwoners betrokken te houden na de “ideeënfase”, zodat ze — wellicht maanden later — alsnog zien dat ze hebben bijgedragen aan een besluit in de gemeenteraad.

Leent het participatietraject zich voor interactie met de deelnemers? Dan is het belangrijk om terug te koppelen wat er met die gesprekken (offline of online) is gebeurd.

Conclusies

Ieder participatietraject is anders. Afhankelijk van de doelstellingen van het project, de vorm van inspraak, de doelgroep en de mogelijkheid om een besluit te nemen zullen de resultaten verschillend zijn.

Beoordeel per onderdeel wat goed ging en waar de volgende keer meer aandacht aan moet worden besteed:

  • Welke middelen had ik tot mijn beschikking?
  • Hoeveel procent van de doelgroep is bereikt?
  • Heb ik de informatie gevonden waar ik naar op zoek was? Heeft die informatie bijgedragen aan de besluitvorming?
  • Heb ik een representatief beeld gekregen van de doelgroep?
  • Welke vervolgstappen zijn gezet na het traject?

Heb je vragen over dit artikel of ben je benieuwd naar praktijkvoorbeelden van andere gemeenten? Laat het vooral weten in de reacties hieronder!

Lees meer

Online of offline mensen betrekken? Verschillen tussen bijeenkomsten en e-participatie

Joep Meindertsma
Vrijdag, 20 October 2017

Participatie bij besluitvorming is een waardevol middel. Dit geldt in het bijzonder voor (semi-)publieke organisaties zoals gemeenten, onderwijsinstellingen en woningcorporaties. Inspraaktrajecten kunnen draagvlak voor beleid vergroten, een sterker gevoel van betrokkenheid geven en tenslotte de kwaliteit van de genomen besluiten ten goede komen.

De invulling van participatie is vaak het lastige: hoe krijg je mensen betrokken en welke methodes zet je in? Enquêtes en inspraakavonden zijn veelgebruikte en voor de hand liggende methodes, maar met de komst van online platforms zijn er ook nieuwe, digitale manieren beschikbaar om mensen te betrekken.

Wanneer kies je voor digitale participatie en wanneer juist niet? Het inzetten van e-participatie middelen heeft diverse voordelen, maar ook enkele nadelen ten opzichte van reguliere methodes om mensen te betrekken bij beleid. Daarnaast vereist e-participatie vaak een andere aanpak. In dit artikel bespreek ik enkele afwegingen, zo nu en dan toegelicht met ervaringen die we met ons platform Argu hebben opgedaan.

Hoeveelheid & samenstelling van betrokkenen

Een bijeenkomst bijwonen is een flinke (tijds)investering en beperkt daarmee hoeveel mensen aanwezig zullen zijn. Je mening of idee delen vanuit huis of op je smartphone in de trein is veel minder moeite. Deze laagdrempeligheid maakt het waarschijnlijker dat je met e-participatie een veel grotere groep gaat betrekken. Een bijkomend voordeel van laagdrempeligheid is dat je doelgroep hiermee diverser wordt: naast de 'usual suspects' wordt een andere slag mensen verleid om mee te denken, zoals mensen die 's avonds werken of fysiek gehandicapt zijn.

Een voorbeeld hiervan heb ik zelf meegemaakt. In mijn oude studentencomplex (de Cambridgelaan in Utrecht) was een budget van 10.000 euro beschikbaar gesteld om te besteden aan iets leuks en duurzaams. Wat er precies van zou worden gekocht wilde het woonbestuur het liefst overlaten aan de bewoners zelf, dus besloten ze zowel online als offline mensen mee te laten denken. Bij de offline bijeenkomst (waar het officiële besluit zou worden gemaakt) waren uiteindelijk vier mensen aanwezig --- waaronder ikzelf en het woonbestuur. Via Argu konden de bewoners ideeën indienen. Zo werden er 20 ideeën ingediend en hadden meer dan 50 mensen hun mening over deze ideeën gedeeld.

Met e-participatie kan je dus veel meer mensen betrekken. Een angst is wel dat digitale instrumenten bepaalde groepen kunnen uitsluiten. Hoewel veel e-participatie instrumenten ontworpen zijn om eenvoudig te zijn in gebruik, zullen technologie schuwe mensen minder snel gaan deelnemen.

Houd er echter wel rekening mee dat iedere vorm van participatie bepaalde groepen uitsluit. Denk altijd na over welke groepen er minder vertegenwoordigd zullen zijn door het middel dat je kiest en probeer dit tegen te werken door juist deze groepen expliciet te benaderen.

Gemak in uitnodigen

Welke participatiemethode je ook kiest, je zal altijd moeten investeren in het creëren van aandacht voor je inspraaktraject. Online participatie vergt een iets andere strategische aanpak dan bij offline.

Doorgaans is het bij e-participatie vooral handig om sterk op online communicatie in te zetten. Het belangrijkste voordeel daarvan is wederom het verlagen van de toegangsdrempel. Wanneer je al achter de computer of je smartphone zit, is het vaak een heel kleine stap om ook daadwerkelijk digitaal je mening te geven. Je hoeft dan geen URL's over te typen of QR codes te scannen.

Met Argu proberen we de barrière van lezen naar bijdragen zo laag mogelijk te houden. Zo hebben we single-click registratie met Facebook, zodat je geen wachtwoord hoeft te onthouden of formulieren moet invullen. Daarnaast is het met Argu mogelijk om via e-mail uitnodigingen in één klik toegang te geven tot gesloten discussies, ook zonder dat registratie vereist is.

Het grootste voordeel aan digitaal uitnodigen met een e-participatie tool is de mogelijkheid om een bestand van gebruikers op te bouwen. Zo is het met Argu mogelijk om bij het plaatsen van een nieuwe discussie alle bestaande gebruikers automatisch een mail te sturen. De gemeente Hollands Kroon heeft in hun Argu omgeving al meer dan 8.000 inwoners zitten, waardoor ze nu met één druk op de knop kunnen worden uitgenodigd voor een nieuw item.

Wel blijft het belangrijk om in sommige situaties juist flink te investeren in uitnodigen via offline kanalen. Zo zagen we bij de eerder genoemde case van de Cambridgelaan dat de posters die we hadden opgeplakt in de liften het leeuwendeel van de bezoekers hadden getrokken. Bij zeer lokale discussies is dit dan ook een handige optie. Houd er wel rekening mee dat het gebruik van dit soort middelen een sterke bias kan veroorzaken in de groep deelnemers. Stel, je wilt weten wat mensen van een nieuwe windmolen zullen denken, dan zal je vooral veel negatieve reacties ontvangen als je posters in de buurt gaat plakken.

Groepsdynamiek online versus offline

Een voordeel van bijeenkomsten is dat er direct en zeer eenvoudig kan worden gereageerd op elkaar. Dit zorgt er voor dat een gespreksleider snel kan doorvragen en zo diepgang op kan zoeken.

Hoewel online participatie niet anoniem hoeft te zijn, is anoniem reageren praktisch gezien altijd wel mogelijk bij online discussie en inspraak websites. Anonimiteit haalt remmen weg. Mensen zijn door een gebrek aan sociale repercussie meer geneigd om te delen wat ze ergens van vinden, ongeacht of het controversieel of politiek correct is.

Normale groepsgesprekken zetten daarentegen meestal aan tot (schijnbare) consensus. Met andere woorden: het schept de indruk dat mensen het met elkaar eens zijn. Dat heeft twee componenten:

  1. Ten eerste kan de mening van groepsleden naar elkaar toe groeien, doordat ze aan vergelijkbare informatie worden blootgesteld en samen praten over een onderwerp. In dat geval groeien de meningen ook daadwerkelijk naar elkaar toe, hoewel dit slechts bij de groep aanwezigen het geval is.
  2. Daarnaast kan het ook alleen maar lijken alsof er overeenstemming is. Groepsdruk zorgt er voor dat omstreden, sociaal onwenselijke uitspraken minder snel worden gemaakt. Deze gedachten bestaan echter wel en kunnen dan in een andere context, op een later moment wel tot uiting komen.

Online omgevingen zullen dus een eerlijker, meer ongezouten beeld geven van de verschillende meningen die er in jouw doelgroep leven. De vraag is echter of je die meningen een podium wilt geven, of juist wil negeren.

Modereren

Zowel online als offline is een bepaalde mate van moderatie nodig. Tijdens een bijeenkomst zal een gespreksleider mensen aan het woord laten en de volgorde van de onderwerpen bepalen. In een online omgeving zal de moderator waarschijnlijk een reactieve rol aannemen en slechts ingrijpen wanneer bepaalde uitingen echt niet door de beugel kunnen.

In de afgelopen jaren hebben we bij Argu van de vele tienduizenden bijdragen nog geen vijf keer moeten ingrijpen. Wij merken dan ook dat de benodigde tijdsinvestering voor moderatie bij e-participatie vrij consistent wordt overschat.

Het grootste deel van het moderatie werk zit bij e-participatie vooral in voorbereiding: het stellen van de juiste vraag, het delen van de juiste informatie en het communiceren in de juiste toon.

Verslaglegging en transparantie

Meestal moeten de resultaten van een inspraaktraject geanalyseerd en samengevat worden voordat ze kunnen worden gebruikt door de beslissers.

Bij bijeenkomsten is dit meestal een kwestie van aantekeningen laten maken en deze uitwerken in een geschreven rapport. Bij dit proces wordt eigenlijk altijd wel (onbedoeld) informatie weggelaten en gekleurd door de schrijver.

Wanneer je gebruik maakt van e-participatie, wordt ieder stukje interactie direct digitaal opgeslagen. Dit maakt het proces transparanter en completer. Niet alleen het vastleggen van de inspraak zelf, maar ook de daaropvolgende rapportage kan deels geautomatiseerd gebeuren. Zo geven we bij Argu in één overzicht aan wat mensen de belangrijkste argumenten vinden om ergens voor of tegen te zijn. Daarnaast kunnen statistieken, zoals draagvlak percentages, direct worden berekend en automatisch worden bijgewerkt. Dit bespaart allemaal tijd.

Hoewel geautomatiseerde aggregatie en statistieken waardevol zijn, blijft er in veel situaties behoefte aan een kwalitatieve samenvatting van een participatietraject. Dit blijft handwerk en kost in alle gevallen tijd.

Terugkoppeling

Vrijwel niets is zo frustrerend om als inwoner inspraak te geven en vervolgens geen idee te hebben wat er mee wordt gedaan.

E-participatie biedt hier wel een mooie oplossing. Doordat alle deelnemers zich met hun e-mailadres hebben geregistreerd, is het mogelijk om ze allen eenvoudig een update te sturen.

Samenvattend

De sterkste punten van offline participatie:

  • Kunnen doorvragen kan tot nieuwe inzichten leiden
  • Minder voorbereiding nodig dan met een nieuwe e-participatie tool
  • Samen zitten schept sneller consensus in aanwezige groep

De belangrijkste voordelen van e-participatie:

  • Laagdrempeligheid zorgt voor grotere en meer diverse groep betrokkenen
  • Terugkoppelen kan geautomatiseerd via e-mail
  • Anonimiteit en minder sterke groepsdruk kan leiden tot meer eerlijke reacties
  • Verslaglegging is transparanter en gebeurt deels geautomatiseerd
  • Door opbouw gebruikersbestand is volgende keer uitnodigen eenvoudiger

Denk dus goed na over wat het doel is van jouw participatietraject voordat je een keuze maakt en onthoud dat zowel offline als online vormen van inspraak hun meerwaarde hebben.

Lees meer