8 Tips voor succesvolle online burgerparticipatie

In de afgelopen jaren hebben we met Argu veel kunnen experimenteren met gemeenten om burgers te betrekken bij beleid en besluitvorming. Dat leidde tot wisselende resultaten. Zo hadden we in een pilot met Dordrecht slechts 216 gebruikers gewerfd. Aan de andere kant zijn er voorbeelden zoals de gemeente Hollands Kroon, die bijna vier keer kleiner is, waar meer dan 6000 gebruikers op Argu zijn geregistreerd.

Wat verklaart dit verschil? Het is de manier waarop een participatie instrument, zoals Argu, wordt ingezet. De belangrijkste lessen die wij hebben geleerd hebben we daarom op een rijtje gezet:

1. Zet de case centraal, niet de tool

Het vergroten van betrokkenheid wordt vaak gezien als een op zichzelf staand doel. Hierdoor kan men op zoek gaan naar een middel, zoals een online platform, zonder dat er een daadwerkelijke case is om dit middel aan te koppelen. Door het instrument centraal te stellen, krijg je een instrument dat moet vechten om relevantie.

Doe er alles aan om een participatie instrument te binden aan een bestaand traject waar daadwerkelijk beslissingsruimte is. Neem dit ook mee in de communicatie. Communiceer niet over het feit dat je een tool hebt aangeschaft, maar over de dingen waar inspraak over gewenst is. Nodig mensen niet uit voor een platform, maar voor een discussie over een prikkelend en relevant onderwerp.

2. Durf voor spannende onderwerpen te gaan

Onder de noemers van ‘pilots’ en ‘experimenten’ worden e-participatie tools helaas vaak ingezet voor kleine, relatief onbelangrijke thema’s. De grote en lastige onderwerpen worden vaak gemeden. Vaak worden dit soort keuzes gemaakt uit angst voor het onbekende. Voor onbelangrijke thema’s gaan mensen geen tijd investeren om mee te denken. Dan krijg je weinig reacties en daarmee teleurstelling in online participatie. Durf dus groot te denken en neem participatie (en daarmee de burger) serieus. Democratie gaat immers over daar waar wrijving is. Juist daarom is het zo belangrijk om controversiële, gevoelige en zware onderwerpen te koppelen aan participatietrajecten.

Voorbeeld van een spannend onderwerp: de gemeente Hollands Kroon liet haar inwoners online stemmen en discussie voeren over de nieuwe locatie voor een AZC.

3. Hoe concreter, hoe beter

Hoewel duurzaamheidsdoelstellingen en omgevingsvisies belangrijk zijn, kan het voor de burger lastig zijn om te voelen waarom dit zo is. De burger wil weten: wat verandert er voor mij? Maak vragen dus concreet en denk vanuit het perspectief van de burger. Sommige zaken zijn direct al concreet, zoals het wel of niet invoeren van een derde kliko of het wijzigen van een druk kruispunt, maar andere cases moet je zelf concreet maken. Probeer vage, generieke doelstellingen van een omgevingsvisie om te zetten in concrete wijzigingen in een gebied.

4. Wees niet te laat

Bij besluitvormingsprocessen geldt doorgaans: hoe verder in het traject, hoe kleiner de ruimte voor inspraak. Wanneer je pas op het laatste moment mensen de kans geeft om hun mening te uiten, krijg je meestal de meest negatieve geluiden: mensen kunnen dan namelijk niet veel meer doen dan gewoon tegen zijn. Vroeg mensen betrekken betekent dat ze minder snel teleurgesteld zijn en dat ze meer gevoel van eigenaarschap hebben door onderdeel uit te maken van de creatieve fase. Daarnaast zorgt vroeg betrekken ook dat je vroeg pijnpunten identificeert, wat grote en dure wijzigingen in een laat stadium voorkomt. Tenslotte zit jouw doelgroep waarschijnlijk vol met creatieve ideeën die bij zouden kunnen dragen aan een goede beslissing.

Laat je doelgroep dus vroeg meedenken; ruim voordat er volledig uitgewerkte beleidsvoorstellen liggen. Dat is even wennen, want je hebt waarschijnlijk zelf al een mening of voorkeur over wat een goed voorstel zou zijn. Misschien ben je bang dat er onmogelijke plannen komen, of kritiek op de plannen van jouw organisatie. Door vroeg een grotere groep mee te laten denken, krijg je inderdaad meer verschillende meningen en ideeën in het speelveld. Zie deze nieuwe ideeën en kritiek echter niet als een bedreiging, maar als een kans om jullie eigen visie te toetsen en te verrijken.

5. Schep heldere verwachtingen

Wanneer je mensen gaat vragen om inbreng, schep je daarmee direct verwachtingen en hoop. Te hoge verwachtingen zorgen voor teleurstelling, frustratie en wantrouwen. Zorg er dus voor dat deze verwachtingen realistisch zijn door in je communicatie de volgende vragen te beantwoorden:

Wat wordt er gedaan met de inspraak? Wordt het samengevat en voorgelegd aan de raad? Zijn de eventuele stemuitslagen bindend? Een voorbeeld van een heldere belofte is in Amsterdam West te vinden, waar iedere maand het meest omhoog gestemde idee wordt besproken in de raad.
Wat is er allemaal mogelijk en wat juist niet? Wat zijn de kaders waarbinnen de genomen besluiten moeten vallen? Juist door te suggereren dat alles kan en dat er naar alles wordt geluisterd, schep je onredelijk hoge verwachtingen. Hoewel dat op korte termijn misschien energie kan geven, zorgt een gebrek aan kaders later juist voor teleurstelling en afhakende, cynische burgers. Daarnaast kunnen kaders er ironisch genoeg juist voor zorgen dat de creativiteit wordt geprikkeld.
Zijn er al besluiten genomen? Zo niet, wie gaat ze dan nemen en wanneer? Maak gebruik van een planning met concrete datums.

6. Deel je kennis en overwegingen

Als overheid heb je ontzettend veel kennis die kan bijdragen aan opinievorming. Mogelijk heb je adviseurs bepaalde plannen laten doorrekenen, waardoor je inzicht hebt in de geprojecteerde kosten en geschatte impact op de omgeving. Als je inwoners mee wil laten denken, stemmen of discussie voeren over een beslissing, deel dan deze informatie. Wees niet bang dat het delen van informatie te sturend is en daardoor de neutraliteit van de overheid in geding brengt - een beetje sturing geven richting een goed geïnformeerde mening is juist belangrijk. Het verstrekken van weinig informatie maakt je als organisatie niet neutraler, maar het maakt je betrokkenen wel slechter geïnformeerd. Door kennis te delen maak je het voor iedereen eenvoudiger om een weloverwogen mening te kunnen vormen.

7. Denk als een verkoper

Het kan verleidelijk zijn om iets online te zetten en te hopen dat mensen vanzelf komen, maar de realiteit is anders: mensen bereiken is hard werken. We worden omringd door leuke filmpjes, foto’s van vrienden en nieuwe muziek die allemaal onze aandacht proberen op te eisen. Jouw e-participatie traject moet met al die afleiding concurreren. Maak daarom in alle communicatie duidelijk waarom participeren belangrijk is. Schep een gevoel van urgentie door met deadlines te werken en vermijd onnodig complexe taal. Wees niet bang om te adverteren. Met Facebook advertenties hebben wij in ieder geval meerdere keren succesvol grote groepen mensen betrokke. Vergeet tussen alle online advertenties en social media vooral niet om ook andere kanalen in te zetten. Een gepaste poster kan soms heel goed werken, zoals toen ik in mijn eigen studentenflat posters opplakte om bewoners naar ideeën te vragen voor het opleuken van de omgeving.

8. Blijf betrokken en koppel terug

Je hebt de vraag uitgezet bij je doelgroep en de eerste reacties komen binnen. Misschien denk je nu dat het werk erop zit, maar dat is niet zo. Laat zien dat jouw organisatie meeluistert. Bedank mensen voor hun bijdrage en reageer op vragen. Stel ook zelf vragen om zaken te verhelderen en daag mensen uit om onduidelijkheden verder uit te werken. Zorg er voor dat je toestemming hebt om op deze manier deel te nemen in de discussie. Dit kleine stukje interactie geeft mensen direct het gevoel dat ze gehoord worden en leidt tot meer en betere inspraak. Zorg ervoor dat na afloop van het inspraaktraject de uitkomsten en eventuele besluiten worden gedeeld. Stuur de deelnemers een mailtje, bedank ze nogmaals voor de input en deel de uitkomsten.

Heb jij nog een goede tip? Deel hem hieronder!