E-participatie en persoonsgegevens

Organisaties die een e-participatietraject, zoals een online discussie, willen starten hebben vrijwel altijd te maken met het verzamelen van persoonsgegevens. Maar is het verstandig om een waslijst aan persoonsgegevens te vragen aan je doelgroep? In dit artikel beschrijf ik welke gegevens je wanneer nodig hebt en hoe je de privacy van de doelgroep zoveel mogelijk waarborgt.

De behoefte om als organisatie informatie te verzamelen over de doelgroep die je probeert te bereiken staat meestal lijnrecht tegenover de behoeften van die doelgroep zelf.

Als organisatie wil je graag weten wie je tegenover je hebt, waar mensen wonen, leeftijd, opleidingsniveau etc. Dat is bijvoorbeeld belangrijk om te kunnen achterhalen of de deelnemers een representatieve groep voor de totale doelgroep vormen.

Het is als organisatie echter slim om zo min mogelijk (direct te herleiden) persoonsgegevens te verzamelen. Mensen hebben geen zin in gedoe met registratieformulieren. Hoe meer persoonsgegevens je vraagt, hoe kleiner de kans is dat mensen deelnemen. Daardoor mis je de belangrijke inzichten van de mensen die niet willen deelnemen. Veel mensen worden tevens huiverig wanneer je persoonlijke informatie moet opgeven zoals je adres, leeftijd, inkomen etc.

Bepaal wat je echt nodig hebt

Maak een lijst van gegevens waar je beschikking over zou willen hebben. Beoordeel per gegeven in hoeverre je het écht nodig hebt. Misschien is er een manier te vinden zodat je toch antwoord krijgt op je vraag, waarbij tevens de privacy van de gebruiker gewaarborgd blijft. Hieronder volgen een paar persoonsgegevens die organisaties vaak verlangen van de doelgroep:

E-mailadres

Wanneer deelnemers geen e-mailadres hoeven op te geven bij een online participatietraject is de kans op hoge respons het grootst. Maar helaas is de kans op misbruik ook groot. Iemand kan bijvoorbeeld heel eenvoudig tien keer stemmen op een voorstel als hij steeds de pagina ververst. Het belangrijkste voordeel van een e-mailadres verplichten voor deelname is dat je kunt terugkoppelen. Aan het einde van het traject wil je namelijk aangeven wat er met de input gaat gebeuren. Zo versterk je het gevoel van betrokkenheid onder de deelnemers. Het is dus sterk aan te raden om een e-mailadres + verificatie verplicht te stellen voor deelnemers.

Weergave van naam

Omdat je het e-mailadres van de deelnemer niet openbaar wilt tonen, zul je iets anders moeten weergeven als iemand een reactie plaatst. Om de drempel bij het aanmeldproces te verlagen kan een gebruikersnaam ook automatisch gegenereerd zijn, bijvoorbeeld “gebruiker12345”. Het is trouwens wel netjes als gebruikers hun gebruikersnaam zelf kunnen wijzigen.

Locatie / adres van de deelnemer

Adresgegevens of GPS locaties zijn gevoelige persoonsgegevens die je alleen wilt vragen als ze écht nodig zijn. Dat komt gelukkig zelden voor. Als je benieuwd bent of de meningen verschillen tussen wijken, kan je gebruikers simpelweg vragen in welke wijk ze wonen. Als je nog preciezer moet zijn, dan kan je vragen om een postcode, maar doe dit dan zonder huisnummer.

Leeftijd

Het kan verleidelijk zijn om te vragen naar geboortedatums, maar ook dit is zelden nodig. Vraag mensen om een leeftijdscategorie in te vullen of vraag alleen een geboortejaar. Je kunt hier waarschijnlijk alsnog dezelfde statistische lessen uit leren, zonder dat je gevoelige persoonsgegevens aan het verwerken bent.

Opleidingsniveau, inkomen, burgerlijke staat

Het kan interessant zijn om te weten wat het gemiddelde opleidingsniveau is van deelnemers. Maar hoeveel invloed heeft dat op het traject? Ga je de inbreng van deelnemers anders interpreteren als je weet dat 60% van de deelnemers universitair geschoold is? Opleidingsniveau is typisch een gegeven waar je als organisatie niet veel aan hebt en wat voor de doelgroep een extra drempel opwerpt. Hetzelfde geldt voor inkomen, burgerlijke staat en vergelijkbare persoonlijke gegevens.

Vertrouw op het effect van hoge respons

Het kan verleidelijk zijn om als organisatie veel persoonsgegevens te verzamelen van je doelgroep. Maar vertrouw erop dat hoe meer mensen uit de doelgroep deelnemen, hoe diverser het beeld van de deelnemers wordt. Daarmee neemt de kans toe dat je dan een goed overzicht krijgt van alle meningen, argumenten en ideeën die mensen in de totale doelgroep hebben. Het vragen om allerlei gegevens is dan minder nodig vanuit het oogpunt van representativiteit. Steek veel tijd in het promoten van het participatietraject en zorg voor een simpel registratieproces waarbij deelnemers alleen hun e-mailadres verplicht hoeven op te geven. Zo bereik en betrek je een groter deel van je doelgroep. Meer informatie en tips over een promotiecampagne voor een online participatietraject vind je hier.

Vragen over persoonsgegevens bij participatietrajecten? Neem contact op of maak een afspraak via info@argu.co