Hoe bereik je al die mensen?

Als je mensen wil betrekken bij beleid van je gemeente of organisatie kun je kiezen uit allerlei instrumenten en vormen. Maar hoe bereik je nou al die mensen?

Ik zet campagnes op voor gemeenten waarbij we Argu gebruiken om alle input (meningen, ideeën etc.) te structureren. Argu is een online platform waar je de ideeën, meningen en argumenten van je doelgroep kunt verzamelen en structureren zodat je goede besluiten kunt nemen. Het is een manier om transparant beleid te maken om de kloof tussen betrokkene en bestuurder te verkleinen. Één van de meest gestelde vragen die ik hoor in gesprekken met gemeenten is de volgende: “Hoe bereik je nou al die mensen?”

Hoewel meer niet altijd beter is en een goede discussie vooral gaat om het uitwisselen van argumenten zijn de aantallen toch belangrijk. Als er maar 20 van de 20.000 mensen stemmen op een voorstel, dan is dat toch niet representatief?

Vandaar de vraag: “Hoe bereik je veel mensen met Argu?”

Er zijn meerdere antwoorden op die vraag. Allereerst moet je een inschatting maken van de interesse die mensen hebben in het onderwerp. Gaat het om iets wat zich voor de deur afspeelt, kun je rekenen op veel belangstelling onder betrokkenen. Gaat het om een heel abstracte lange termijn beleidsvisie, dan moet je iets meer je best doen om een heel concrete stelling of vraag te formuleren.

Het simpelste antwoord is dus: plaats een stelling over een praktische zaak die zich in de directe leefomgeving van mensen bevindt, verspreid de boodschap via social media, verzamel ideeën en neem een besluit.

Helaas is niet ieder onderwerp waar je inspraak op wil hebben even interessant voor je doelgroep. Het is dan wat moeilijker om veel mensen te bereiken. Ga in zo’n geval secuur te werk en volg het volgende stappenplan.

##Het proces inrichten Voordat je een stelling of vraag uitzet op Argu moet je het inspraakproces inrichten.

Stel jezelf vragen over de volgende kwesties:

Creëer korte lijnen, vooral tussen organisatie en bestuur

Via Argu faciliteer je discussies en geef je mensen de ruimte om originele ideeën met je te delen. Ambtenaren en wethouders beschikken over veel kennis en dat is een waardevolle toevoeging aan de discussies.

Plan een aantal korte momenten in dat je de projectleider, wethouder of andere besluitnemer laat zien wat er gebeurt en vraag hem / haar om te reageren op ideeën en argumenten van burgers. Dit hoeft niet meer dan tien minuten te duren maar zorgt wel voor betrokkenheid binnen je organisatie. Tevens krijgen burgers meer het gevoel dat er daadwerkelijk iets met hun input gebeurt.

Bepaal de rol van de besluitnemer

Dit hangt erg af van het onderwerp en het type discussie. Gaat de Gemeenteraad voor of tegen een uitgewerkte motie stemmen? Of gaan ze alle ingezonden ideeën stuk voor stuk bespreken?

Zorg dat je hier een duidelijke belofte over krijgt. Niets is zo zonde als honderden reacties ophalen waar de besluitnemer (wethouder, projectleider, gemeenteraad) vervolgens niet op reageert.

Verwachtingsmanagement

In hoeverre hebben mensen inspraak over dit onderwerp? Wil je alleen ideeën ophalen zonder de belofte dat daar iets mee gedaan wordt? Of kiest de Raad of het College het beste idee?

Ga ervan uit dat de Raad uiteindelijk iets anders beslist dan wat burgers willen. Zorg dat je zo snel mogelijk het definitieve besluit van de Raad als update op Argu plaatst. Verzamel de argumenten van de Raad zodat de forumleden op Argu duidelijk weten wat er met hun input is gebeurd.

De burger serieus nemen

Op Argu gaan mensen met elkaar in discussie. De discussie gaat ook vooral om elkaar wijzer maken. Hou er dus vanaf het begin rekening mee dat je zelf ook nieuwe inzichten kunt krijgen van de input van burgers. Misschien begint het bij een stelling en eindig je in een heel andere (maar betere) richting.

Plan B

Wanneer blijkt dat er totaal geen draagvlak is voor een idee van een ambtenaar, wethouder of de Raad moet je bijsturen.

Hoe groter de organisatie en de doelgroep die je wil bereiken, hoe groter de kans op vertraging is. Heb je naast online ook offline evenementen in de planning staan? Geef die dan voorrang in je prioriteiten. Betrokken burgers in de ogen kijken is één van de belangrijkste onderdelen van participatie.

Wanneer het aantal reacties niet voldoet aan de verwachtingen, onderneem dan direct actie. Houd bijvoorbeeld een gerichte Facebook advertentie achter de hand wanneer je vlak voor de deadline nog niet tevreden bent met de verzamelde input.

##Copywriting##

Kort samengevat kun je de meeste mensen betrekken bij beleid door interessante, controversiële vragen te stellen aan mensen waarbij heel duidelijk is voor de doelgroep wat er met de input gebeurt. Hoe meer mensen zich betrokken voelen bij het onderwerp, hoe meer reacties je gaat ophalen. Dat kun je bereiken door goede teksten te schrijven, door een strak communicatieplan uit te werken en door het besluitvormingsproces volledig uit te denken en afspraken te maken met beslissingsbevoegden. Zo kun je mensen garanderen dat hun input er toe doet en dat het urgent is om input te leveren. Het bereiken van veel mensen heeft in het kader van representativiteit als voordeel dat het voor beslissingsbevoegden belangrijk wordt om een besluit te nemen op basis van de input van de doelgroep.

In de basis levert de projectleider dit zelf aan maar het team van Argu geeft altijd een second opinion waarbij de do’s en don’ts van andere projecten in het verleden worden aangehaald.

##Besteed veel aandacht aan teksten

Vul het volgende lijstje voor jezelf in:

• Wat is het onderliggende probleem van de kwestie?
• Wat gebeurt er als het niet wordt opgelost?
• Naar wat voor input ben je op zoek?
• Tot hoe ver gaat de inspraak? Raadgevend, oriënterend of bindend?
• Hoeveel representativiteit heb je nodig om een besluit te kunnen nemen?

Maak je onderwerp concreet

De agendapunten van een nieuw verkeersplan zijn ontzettend belangrijk maar de meeste mensen hebben geen idee waar het in de praktijk over gaat. Zorg dus dat je vraag of stelling zeer concreet is.

Kies een pakkende titel

Dit is een beetje te vergelijken met de titel van een boek. Zou jij een roman willen lezen met een lange, onduidelijke en technische titel die je nauwelijks kunt onthouden? Nee. Daarom werken titels als Spijt, Killerbody en Het meisje in de trein een stuk beter dan “Hoe ik nimmer de Ronde van Frankrijk voor min-twaalfjarigen won (en dat het me spijt)” en “Het vergeten verhaal van een onwankelbare liefde in oorlogstijd”.

Mensen steken meestal geen tijd in zaken die ze niet snappen en geen bedreiging vormen. Bedenk wat het verschil in reacties zal zijn bij de volgende twee zinnen:

“Wat moet er in het nieuwe verkeerbeleidsplan 2017 staan?”

Of:

“4.000 onnodige slachtoffers in het verkeer. Hoe zorgen we voor veilig verkeer in Utrecht?”

Tsja. De soep wordt natuurlijk niet zo heet gegeten. Maar als je veel mensen wil betrekken moet je om aandacht vragen. Als je de aandacht eenmaal hebt, kun je verdere details geven.

Valkuilen voor een titel:

• Te technisch;
• Te lang;
• Onduidelijk;
• Bevat een gesloten vraag;
• Neemt (te veel) een standpunt in.

Tips voor een goede titel:

• Moet (enigszins) emoties oproepen bij de doelgroep;
• Maak duidelijk waar je naartoe wil;

Zorg voor een memorabele lancering van het project

Neem een foto van de burgemeester die de hand van een betrokkene schud, interview een BN’er die toevallig iets met het project te maken heeft, geef een groot feest of in ieder geval: bedenk iets opvallends om het project te starten!

Dat kan je namelijk veel gratis publiciteit opleveren. Een goed verhaal wordt vaak opgepikt door lokale en misschien wel landelijke media. Hoe meer aandacht, hoe groter de kans dat het project slaagt.

Promoot je actie via Facebook

Het liefst doe je dat via je eigen Facebookpagina als je veel actieve volgers hebt. Als je die niet hebt kun je vrij eenvoudig een gerichte campagne opzetten waarbij je een maximaal bedrag instelt dat je wil uitgeven. Facebook maakt zelf berekeningen en inschattingen hoeveel mensen je kunt bereiken.

Soms kun je voor €250 al 20.000 mensen bereiken. Argu helpt je graag bij het opzetten en managen van zo’n campagne.

Via LinkedIn

LinkedIn is een nuttig kanaal om mensen te bereiken die geen Facebook gebruiken of er weinig gebruik van maken. LinkedIn wordt een stuk passiever gebruikt dan Facebook maar het bereik is wel erg groot.

Via Twitter

Twitter werkt niet zo goed voor genuanceerde discussies. Het is wel een zeer geschikt kanaal om mensen op de hoogte te houden van de stappen die je zet in je project.

Houd mensen op de hoogte

Dit kun je op allerlei manieren doen. Zorg in ieder geval dat je regelmatig updates plaatst op Argu. De mensen die iets hebben bijgedragen aan de online discussie krijgen dan automatisch een update in de vorm van een mailtje. Wanneer het project eindigt, plaats je het besluit, een dankwoord voor de betrokkenen en het liefst een (e-mail)adres voor als mensen nog vragen hebben naderhand.

Rapportage

Ervaringen delen met andere collega’s binnen jouw organisatie is erg belangrijk. Argu maakt rapportages op aanvraag maar je kunt zelf al bijna alle statistieken vinden op het platform.

Verwachte resultaten

In de afgelopen twee jaar heeft Argu verschillende projecten gedraaid. Soms spreekt een onderwerp heel erg aan, zoals de AZC discussie in de gemeente Hollands Kroon. Andere keren gaat het om het ophalen van hele specifieke ideeën zoals over het Kerkplein in de gemeente Hoorn. In die twee gevallen heeft een helder plan enorm geholpen om vele honderden reacties op te halen en te structureren voor besluitvorming.

Een interessant voordeel wat ontstaat als je daadwerkelijk honderden reacties verzamelt via Argu is dat betrokkenen lid worden van het Argu forum. De volgende keer dat je een project draait via Argu, kun je binnen een paar klikken al een paar honderd mensen bereiken. Bespaart veel tijd en geld.

##Conclusie Door veel aandacht te besteden aan interne processen, een strakke planning en een duidelijk communicatie- en promotieplan kun je met Argu veel mensen bereiken om inhoudelijke feedback op te halen over jouw onderwerp.

Heeft u vragen over dit project of over Argu?

e: michiel@argu.co t: 06–53962242