Hoe sluit je online en offline participatie goed op elkaar aan?

Online participatie wordt steeds meer ingezet door gemeenten. Om ervoor te zorgen dat je mensen die moeite hebben met online platforms niet uitsluit is het belangrijk om daarnaast ook fysieke mogelijkheden te bieden voor inspraak. De beste resultaten behaal je door online en offline goed op elkaar aan te laten sluiten. In dit artikel geef ik een aantal tips.

Online participatie

In de afgelopen jaren zijn de meeste gemeenten gaan experimenteren met online tools voor burgerparticipatie. De voordelen zijn evident: met een online tool kun je potentieel meer mensen betrekken dan met een fysiek gesprek in een zaaltje. Ook kunnen mensen deelnemen waar en wanneer ze willen, op hun pc, tablet of smartphone. Dankzij online tools is participatie voor veel mensen een stuk laagdrempeliger geworden dan de klassieke inspraakavond van de gemeente.

Niet iedereen doet online mee

De terechte kritiek op online participatie is dat je nooit iedereen zult bereiken. Hoewel de digitale vaardigheden van Nederlanders het hoogst zijn van heel Europa is er toch altijd een deel van de inwoners dat niet kan of wil meedoen op een online platform.

Online participatie moet je dan ook niet zien als een vervanging voor fysieke participatie maar als een verrijking van wat er al is. Het is bij het inzetten van online tools belangrijk om bewust te blijven van de alternatieven die je moet blijven bieden voor mensen die niet online kunnen of willen meedoen.

Begin met een goede basis

Elk participatietraject is weer anders en vraagt meestal om het nodige maatwerk. Maar met een goede basis kun je elk participatietraject toegankelijk maken voor bijna 100% van je doelgroep.

Organiseer een fysieke bijeenkomst en notuleer digitaal

Dit spreekt redelijk voor zich. Een bijeenkomst is voor de meeste mensen toegankelijk en het biedt de mogelijkheid om goede gesprekken te voeren met bewoners. Het is hierbij belangrijk om uitgebreide notulen te maken en die digitaal beschikbaar te stellen, bijvoorbeeld via de gemeentewebsite. Zo kunnen mensen die niet fysiek aanwezig konden zijn teruglezen wat er is besproken.

Tip: plaats de notulen bijvoorbeeld op de website van de gemeente als tekst (html) in plaats van als PDF. Zo zijn de notulen ook toegankelijk voor mensen met een visuele beperking. Een PDF is namelijk minder goed te gebruiken door online voorleessoftware.

Bied online mogelijkheden

De simpelste manier om mensen online de mogelijkheid te geven om te participeren is door een e-mailadres te delen waar mensen hun ideeën en opmerkingen over het participatie-onderwerp naartoe kunnen sturen. Zo is er in ieder geval niet de drempel van de plaats en tijd - en kunnen mensen mailen wanneer het ze zelf uitkomt.

Helaas ben je er met alleen e-mail nog niet. Je kunt als inwoner niet zien wat andere mensen mailen, waardoor je dus niet op elkaars ideeën kunt inhaken. Het is daarom goed om in te zetten op een participatieplatform waarmee je interactief kunt samenwerken met de mensen die je uitnodigt.

Met Argu kun je bijvoorbeeld ideeën verzamelen, draagvlak meten voor bepaalde ideeën en interactieve discussie faciliteren. Bekijk ons demoplatform om te zien hoe dit werkt.

Smelt samen!

Door mensen laagdrempelige offline en online mogelijkheden te bieden om te participeren bereik je waarschijnlijk de meeste mensen binnen je mogelijkheid. Omdat offline en online allebei voor- en nadelen hebben is het slim om mensen bij elk contactmoment de keuze te geven uit meerdere mogelijkheden. Concreet:

Nodig de deelnemers bij de fysieke bijeenkomst uit om verder te praten op het online platform. Deel de link bijvoorbeeld op een scherm of deel kaartjes uit. Bedenk dat die mensen misschien niet allemaal zelf gebruik zullen maken van de online tool, maar zij kunnen wel hun buren, vrienden of familie daarvoor uitnodigen.
Deel het e-mailadres van de projectleider, een telefoonnummer voor rechtstreeks contact en eventueel een WhatsApp-nummer ook op de online tool. Sommige mensen komen wel bij de online tool terecht maar snappen dan niet hoe ze ermee moeten werken. Die mensen kunnen dan ook op andere manieren contact zoeken met de projectleider.
Verzamel alle input die je ophaalt bij mensen op één plek: online. Zo kunnen mensen altijd makkelijk inzien welke input is verzameld.

Inspirerende voorbeelden

De gemeente Hoorn vroeg bewoners in 2016 om ideeën in te dienen voor het Kerkplein in het centrum van de stad. Via Argu konden zij plannen indienen en daarop stemmen en reageren. Na twee weken online reageren werden de online deelnemers gevraagd om ook fysiek langs te komen op het Kerkplein om verder in gesprek te gaan. Andere bewoners waren daarbij natuurlijk ook welkom.

Tijdens die bijeenkomst werd de participatiewebsite getoond via een beamer, en werd gevraagd wat de aanwezigen daarvan vonden. Die reacties werden opgeschreven en later ook teruggekoppeld op het platform. Zo kwam alle informatie op één plek terecht in plaats van in verschillende bestanden op verschillende plekken. Op de ideeën die fysiek werden opgehaald, werd ook weer online gereageerd.

Conclusie

Door online en offline goed op elkaar aan te sluiten kun je participatie maximaal toegankelijk maken voor je doelgroep. Mensen kunnen het communicatiekanaal gebruiken dat ze zelf willen en dat leidt ertoe dat de kans het grootst is dat mensen willen deelnemen. Om dit te bereiken moet je zorgen voor een goede basis. Bied laagdrempelige online en fysieke inspraakmogelijkheden aan en zorg ervoor dat alle informatie zo snel mogelijk op één online plek terechtkomt. Zo maak je het eenvoudig voor je doelgroep om deel te nemen en waarborg je toegankelijkheid. Meer over toegankelijkheid lees je in onze blog: Hoe toegankelijk is online participatie?