Online participatieplatform bouwen of uitbesteden?

Veel gemeenten vinden het belangrijk om hun inwoners te betrekken bij beleid. In de afgelopen jaren is er in Nederland veel geëxperimenteerd met burgerparticipatie. Dankzij social media zijn veel klassieke inspraakavonden verschoven naar online participatie. Het bereik online is immers veel groter en je kunt de input van inwoners eenvoudiger structureren.

Social media platforms kennen helaas ook hun beperkingen.

Twitter beperkt je tot slechts 140 karakters per Tweet. Dat is weinig ruimte voor een genuanceerde mening. Facebook discussies over beleid eindigen meestal snel in chaos en moddergooien. Met LinkedIn, Instagram en Pinterest kun je veel mensen bereiken maar ook die platforms bieden vrijwel geen ruimte voor inhoudelijke discussie over beleid. Daarom zijn veel gemeenten gaan kijken naar websites die specifiek zijn gericht op burgerparticipatie, inspraak en besluitvorming. Je kunt daar vaak in abonnementsvorm gebruik van maken, of ervoor kiezen om zelf een participatieplatform te bouwen.

Hier een korte uiteenzetting van de voor- en nadelen van zelf iets bouwen of het uitbesteden aan een marktpartij:

Voordelen van zelf bouwen

Je hebt de touwtjes in handen. Als je een ervaren team bij elkaar kunt krijgen dat fulltime aan de slag gaat met dit project kun je precies aangeven wat je zoekt qua functionaliteiten.
Je kunt het simpel houden. Misschien dat jouw inwoners altijd goed reageren op evenementen. Maak dan een website of onderdeel van de bestaande gemeentewebsite waar je mensen uitnodigt voor evenementen.
Privacy kun je waarborgen. Je beheert zelf alle data. Als mensen reageren op jouw stelling of als ze een enquête invullen kijkt Facebook niet over je schouder mee.

Nadelen van zelf online platform bouwen

Stel dat je een goed beeld hebt van wat je wil is het nog niet zo eenvoudig om dat technisch te vertalen naar een gebruiksvriendelijk platform.
De kans op technisch falen is zeer groot. Vele gemeenten hebben participatieplatforms gebouwd en tot nu toe is het geen enkele Nederlandse gemeente gelukt om een gebruiksvriendelijk platform te bouwen wat regelmatig gebruikt wordt voor inspraak.
De kosten lopen al heel snel op. Natuurlijk heb je al fulltimers in dienst op de IT afdeling. Maar tel je hun salarissen, eventueel extra mankracht en een projectleider bij elkaar op, investeer je al snel een ton of meer per jaar. Bedenk ook dat wanneer het project technisch “af” is, je alsnog onderhoud en support moet hebben.
Gewenste functionaliteiten worden al snel complex. Als je in plaats van alleen informatie te zenden ook interactie wil, heb je complexe functionaliteiten nodig zoals notifications, mail services, mogelijkheid om updates te plaatsen, content updaten, een heldere (discussie)structuur, moderatie tools, security tools (Wordpress websites kunnen makkelijk gehackt worden) etc.
Online participatie begint bij een instrument, maar het verzamelen van gebruikers van dat instrument gaat niet vanzelf. Je hebt een projectleider nodig met veel ervaring. Een nieuw en leeg platform wordt niet vanzelf populair onder inwoners. Naast technische kennis moet je veel aandacht besteden aan content, promotie, rapportage, moderatie en onderhoud. Vergeet ook niet het contact onderhouden met de wethouder, projectleider of gemeenteraad. Houd ook rekening met moderatie, bijvoorbeeld in het weekend.

Er zijn inmiddels een aantal marktpartijen die online platforms hebben gebouwd voor burgerparticipatie. Er zitten soms grote verschillen tussen de aanpak van die bedrijven. Sommigen bouwen custom functionaliteiten voor je. Andere bedrijven zoals Civocracy, Citizenlab en Argu (waar ik zelf werk) hebben een “one size fits all” platform dat regelmatig wordt verbeterd op basis van wensen van opdrachtgevers.

De voordelen van uitbesteden:

Wanneer je een project uitbesteed aan een online participatieplatform kun je vrijwel direct beginnen omdat het bedrijf al een draaiend platform heeft.
De techniek heeft zich al bewezen. Je weet van tevoren al redelijk goed wat je kunt verwachten.
De kosten zijn aanzienlijk lager. Marktpartijen hebben er baat bij om een schappelijke prijs te bieden en hun voordelen uit schaalgrootte te halen.
Het team heeft veel ervaring met burgerparticipatie. Veel bedrijven nemen een adviserende rol in of stellen zichzelf aan als projectleider. Naast de techniek helpt het bedrijf ook om het proces intern goed te laten verlopen.

Nadelen uitbesteden

Je moet een goed inkoopproces leiden. De meeste online participatieplatforms hanteren gelukkig prijzen onder de Europese aanbestedingsgrens (minder dan €50.000 per jaar) dus je mag onderhands aanbesteden. Dan moet je in ieder geval drie offertes opvragen bij marktpartijen, gesprekken voeren etc.
Je hebt minder invloed op functionaliteiten van een bestaand online platform. Sommige bedrijven kunnen op verzoek functionaliteiten toevoegen maar reken dan op een stevig uurtarief. De “one size fits all” platforms voeren echter regelmatig updates door op basis van wensen van klanten.

##Conclusie

Wanneer je een groot ervaren team IT’ers en participatie experts hebt werken binnen je gemeente kun je er voor kiezen om zelf een online platform voor participatie te bouwen. Houd er rekening mee dat het veel geld kost, lang duurt voordat je een eerste versie online hebt staan en dat vele andere gemeenten voor je hebben gefaald.

Wanneer je uitbesteed moet je een inkoopproces doorlopen wat veel tijd kan kosten. Daarvoor kun je mijn tips lezen in dit artikel. Als je eenmaal een fijn bedrijf hebt gevonden kun je vrijwel direct starten, gebruik maken van bewezen techniek en expertise en heb je vaak een ervaren adviseur of projectleider tot je beschikking.

Het belangrijkste argument om online burgerparticipatie uit te besteden is dat je veel meer kans hebt op succes omdat de techniek is bewezen, een projectleider helpt om het proces intern en extern goed te laten verlopen en dat je gebruik kunt maken van vele vormen van ondersteuning. En dat alles tegen schappelijke prijzen.

Wil je meer weten over online burgerparticipatie, mail of bel me dan vooral!

E: Michiel@argu.co

T: 06 - 53962242