Stappenplan voor het formuleren van een participatievraagstuk

Als organisatie wil je mensen betrekken bij veranderingen en uitdagingen. Een van de belangrijkste stappen in het proces van mensen betrekken is het formuleren van een participatievraagstuk. Zeker bij online trajecten is het erg belangrijk om een heldere vraag centraal te stellen omdat je daar een andere dynamiek hebt dan bij een fysiek gesprek.

Wat is een participatievraagstuk?

Een participatievraagstuk is een helder geformuleerde vraag waarmee je mensen oproept om met concrete ideeën te komen om een probleem op te lossen. Op Argu noemen we dat een Uitdaging. Je stelt een probleem centraal en roept jouw doelgroep op om met concrete ideeën te komen om dat probleem op te lossen.

• Je vraagt dus niet om opinie maar om concrete voorstellen. 

• Meestal is een participatievraagstuk een open vraag (wie, wat, wanneer, waar, waarom, hoe). 

• Iedereen moet de vraag kunnen begrijpen (dus geen jargon of verwijzingen)

Goede voorbeelden:

• Hoe verlagen we onze kosten?

• Hoe kunnen we onze organisatie verduurzamen?

• Waar zullen we ons bedrijfsfeest organiseren?

• Welke buurten moeten opgeknapt worden?

• Wat wordt de nieuwe naam van ons project?

• Waar moeten we het onderhoudsbudget van €20.000 aan besteden?

Slechte voorbeelden:

• Wat vindt u van het verkeersbeleid? (Hier vraag je naar opinie)

• Moet de bibliotheek gesloten worden? (Kun je alleen met ja of nee beantwoorden)

• Wat moet er in het nieuwe veiligheidsplan komen te staan? (Onduidelijk wat een veiligheidsplan inhoudt)

De stappen om tot een participatievraagstuk te komen

Het uitwerken van een participatievraagstuk kan ingewikkeld zijn. Het is verstandig om in twee stappen te werken. 

1. Werk eerst de vraag en achtergrondinformatie uit

2. Voeg daarna zelf alvast een aantal ideeën toe die het onderliggende probleem kunnen oplossen. 

Zo werk je een oplossingsgerichte dialoog uit waar inwoners aan mee kunnen doen.

Stap 1: de vraag en de toelichting

In de meeste gevallen bestaat een participatievraagstuk uit twee componenten: de titel en de toelichting. Bijvoorbeeld:

Titel: "Hoe kunnen we als organisatie verduurzamen?"

Toelichting:  "In het kader van de nota duurzaamheid 2020 zijn we als organisatie op zoek naar de beste manieren om te verduurzamen. We zoeken concrete ideeën op het gebied van duurzame energie, het tegengaan van verspilling en het verminderen van CO2-uitstoot. 

Denk met ons mee: hoe kunnen we verduurzamen?"

Tips voor titels:

• Meestal is een discussievraag een open vraag: wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe?

• Hou het concreet:

• Niet: "wat moet er in het nieuwe beleidsplan komen?"

• Wel: "welke ideeën heb jij voor het de nieuwe inrichting van het Spuiplein?"

Tips voor de tekst in de toelichting:

• Zorg dat de toelichting duidelijk maakt wat je van mensen nodig hebt

• Welke kaders / randvoorwaarden geven we mee?

• Waaraan moet een voorstel / idee voldoen?

• Wat is mogelijk en wat niet?

• Je kunt ook afbeeldingen en filmpjes toevoegen in de toelichting. Zorg dat het beeldmateriaal de tekst ondersteunt, in plaats van andersom.

• Sluit af met een oproep tot actie. Bijvoorbeeld: "deel jouw idee!"

Stap 2: zelf ideeën toevoegen

Bedenk dat mensen aanvankelijk niet in scenario's denken. Als je mensen vraagt: wat vind jij belangrijk als je brood koopt? - dan hoop je eigenlijk dat mensen reacties geven over de zaken die zij het belangrijkst vinden. Maar in de praktijk levert deze vraag meestal een lange lijst met antwoorden op waaruit blijkt dat mensen álles belangrijk vinden. Waarschijnlijk krijg je antwoorden als: de smaak moet goed zijn, de verpakking moet mooi zijn, de prijs moet laag zijn, de houdbaarheid moet lang zijn, het moet duurzaam zijn. En het is natuurlijk onmogelijk om dat allemaal tegelijk te realiseren.

Om nog iets dieper in de psychologie van de mens te duiken: mensen willen zoveel mogelijk geluk, zo min mogelijk leed, de oplossing moet gratis zijn en de oplossing moet morgen uitgevoerd zijn. En dat is natuurlijk in de meeste gevallen niet mogelijk.

Een goede manier om hiermee om te gaan is door een open vraag centraal te stellen en daarbij zelf alvast verschillende ideeën of scenario's voor te leggen. Per idee / scenario plaats je ook argumenten voor én tegen. Bijvoorbeeld:

Toelichting van deze methode

Door op deze manier een probleem en mogelijke oplossingen uiteen te zetten geef je mensen de belangrijkste informatie om hun keuze op te baseren. Het biedt een oplossingsgerichte structuur waarmee je op grote schaal met inwoners kunt samenwerken. Mensen kunnen stemmen en reageren op de ideeën en op de argumenten. De ideeën met het meeste draagvlak worden hierdoor snel kenbaar. Daarnaast zie je per idee wat de belangrijkste argumenten voor en tegen zijn. Zo voorkom je dat een minderheid wordt ondergesneeuwd door een meerderheid, en houd je de nuance in beeld. Ten slotte kunnen inwoners ook zelf nieuwe ideeën toevoegen. Zo bied je maximaal de ruimte om de kennis en kunde van inwoners te benutten om zo goede oplossingen te vinden voor problemen / uitdagingen.

Hulp nodig?

Ben jij bezig met een participatietraject en heb je hulp nodig bij het formuleren van een goed participatievraagstuk? Neem dan contact op!