Online of offline mensen betrekken? Verschillen tussen bijeenkomsten en e-participatie

Participatie bij besluitvorming is een waardevol middel. Dit geldt in het bijzonder voor (semi-)publieke organisaties zoals gemeenten, onderwijsinstellingen en woningcorporaties. Inspraaktrajecten kunnen draagvlak voor beleid vergroten, een sterker gevoel van betrokkenheid geven en tenslotte de kwaliteit van de genomen besluiten ten goede komen.

De invulling van participatie is vaak het lastige: hoe krijg je mensen betrokken en welke methodes zet je in? Enquêtes en inspraakavonden zijn veelgebruikte en voor de hand liggende methodes, maar met de komst van online platforms zijn er ook nieuwe, digitale manieren beschikbaar om mensen te betrekken.

Wanneer kies je voor digitale participatie en wanneer juist niet? Het inzetten van e-participatie middelen heeft diverse voordelen, maar ook enkele nadelen ten opzichte van reguliere methodes om mensen te betrekken bij beleid. Daarnaast vereist e-participatie vaak een andere aanpak. In dit artikel bespreek ik enkele afwegingen, zo nu en dan toegelicht met ervaringen die we met ons platform Argu hebben opgedaan.

Hoeveelheid & samenstelling van betrokkenen

Een bijeenkomst bijwonen is een flinke (tijds)investering en beperkt daarmee hoeveel mensen aanwezig zullen zijn. Je mening of idee delen vanuit huis of op je smartphone in de trein is veel minder moeite. Deze laagdrempeligheid maakt het waarschijnlijker dat je met e-participatie een veel grotere groep gaat betrekken. Een bijkomend voordeel van laagdrempeligheid is dat je doelgroep hiermee diverser wordt: naast de 'usual suspects' wordt een andere slag mensen verleid om mee te denken, zoals mensen die 's avonds werken of fysiek gehandicapt zijn.

Een voorbeeld hiervan heb ik zelf meegemaakt. In mijn oude studentencomplex (de Cambridgelaan in Utrecht) was een budget van 10.000 euro beschikbaar gesteld om te besteden aan iets leuks en duurzaams. Wat er precies van zou worden gekocht wilde het woonbestuur het liefst overlaten aan de bewoners zelf, dus besloten ze zowel online als offline mensen mee te laten denken. Bij de offline bijeenkomst (waar het officiële besluit zou worden gemaakt) waren uiteindelijk vier mensen aanwezig --- waaronder ikzelf en het woonbestuur. Via Argu konden de bewoners ideeën indienen. Zo werden er 20 ideeën ingediend en hadden meer dan 50 mensen hun mening over deze ideeën gedeeld.

Met e-participatie kan je dus veel meer mensen betrekken. Een angst is wel dat digitale instrumenten bepaalde groepen kunnen uitsluiten. Hoewel veel e-participatie instrumenten ontworpen zijn om eenvoudig te zijn in gebruik, zullen technologie schuwe mensen minder snel gaan deelnemen.

Houd er echter wel rekening mee dat iedere vorm van participatie bepaalde groepen uitsluit. Denk altijd na over welke groepen er minder vertegenwoordigd zullen zijn door het middel dat je kiest en probeer dit tegen te werken door juist deze groepen expliciet te benaderen.

Gemak in uitnodigen

Welke participatiemethode je ook kiest, je zal altijd moeten investeren in het creëren van aandacht voor je inspraaktraject. Online participatie vergt een iets andere strategische aanpak dan bij offline.

Doorgaans is het bij e-participatie vooral handig om sterk op online communicatie in te zetten. Het belangrijkste voordeel daarvan is wederom het verlagen van de toegangsdrempel. Wanneer je al achter de computer of je smartphone zit, is het vaak een heel kleine stap om ook daadwerkelijk digitaal je mening te geven. Je hoeft dan geen URL's over te typen of QR codes te scannen.

Met Argu proberen we de barrière van lezen naar bijdragen zo laag mogelijk te houden. Zo hebben we single-click registratie met Facebook, zodat je geen wachtwoord hoeft te onthouden of formulieren moet invullen. Daarnaast is het met Argu mogelijk om via e-mail uitnodigingen in één klik toegang te geven tot gesloten discussies, ook zonder dat registratie vereist is.

Het grootste voordeel aan digitaal uitnodigen met een e-participatie tool is de mogelijkheid om een bestand van gebruikers op te bouwen. Zo is het met Argu mogelijk om bij het plaatsen van een nieuwe discussie alle bestaande gebruikers automatisch een mail te sturen. De gemeente Hollands Kroon heeft in hun Argu omgeving al meer dan 8.000 inwoners zitten, waardoor ze nu met één druk op de knop kunnen worden uitgenodigd voor een nieuw item.

Wel blijft het belangrijk om in sommige situaties juist flink te investeren in uitnodigen via offline kanalen. Zo zagen we bij de eerder genoemde case van de Cambridgelaan dat de posters die we hadden opgeplakt in de liften het leeuwendeel van de bezoekers hadden getrokken. Bij zeer lokale discussies is dit dan ook een handige optie. Houd er wel rekening mee dat het gebruik van dit soort middelen een sterke bias kan veroorzaken in de groep deelnemers. Stel, je wilt weten wat mensen van een nieuwe windmolen zullen denken, dan zal je vooral veel negatieve reacties ontvangen als je posters in de buurt gaat plakken.

Groepsdynamiek online versus offline

Een voordeel van bijeenkomsten is dat er direct en zeer eenvoudig kan worden gereageerd op elkaar. Dit zorgt er voor dat een gespreksleider snel kan doorvragen en zo diepgang op kan zoeken.

Hoewel online participatie niet anoniem hoeft te zijn, is anoniem reageren praktisch gezien altijd wel mogelijk bij online discussie en inspraak websites. Anonimiteit haalt remmen weg. Mensen zijn door een gebrek aan sociale repercussie meer geneigd om te delen wat ze ergens van vinden, ongeacht of het controversieel of politiek correct is.

Normale groepsgesprekken zetten daarentegen meestal aan tot (schijnbare) consensus. Met andere woorden: het schept de indruk dat mensen het met elkaar eens zijn. Dat heeft twee componenten:

1. Ten eerste kan de mening van groepsleden naar elkaar toe groeien, doordat ze aan vergelijkbare informatie worden blootgesteld en samen praten over een onderwerp. In dat geval groeien de meningen ook daadwerkelijk naar elkaar toe, hoewel dit slechts bij de groep aanwezigen het geval is.
2. Daarnaast kan het ook alleen maar lijken alsof er overeenstemming is. Groepsdruk zorgt er voor dat omstreden, sociaal onwenselijke uitspraken minder snel worden gemaakt. Deze gedachten bestaan echter wel en kunnen dan in een andere context, op een later moment wel tot uiting komen.

Online omgevingen zullen dus een eerlijker, meer ongezouten beeld geven van de verschillende meningen die er in jouw doelgroep leven. De vraag is echter of je die meningen een podium wilt geven, of juist wil negeren.

Modereren

Zowel online als offline is een bepaalde mate van moderatie nodig. Tijdens een bijeenkomst zal een gespreksleider mensen aan het woord laten en de volgorde van de onderwerpen bepalen. In een online omgeving zal de moderator waarschijnlijk een reactieve rol aannemen en slechts ingrijpen wanneer bepaalde uitingen echt niet door de beugel kunnen.

In de afgelopen jaren hebben we bij Argu van de vele tienduizenden bijdragen nog geen vijf keer moeten ingrijpen. Wij merken dan ook dat de benodigde tijdsinvestering voor moderatie bij e-participatie vrij consistent wordt overschat.

Het grootste deel van het moderatie werk zit bij e-participatie vooral in voorbereiding: het stellen van de juiste vraag, het delen van de juiste informatie en het communiceren in de juiste toon.

Verslaglegging en transparantie

Meestal moeten de resultaten van een inspraaktraject geanalyseerd en samengevat worden voordat ze kunnen worden gebruikt door de beslissers.

Bij bijeenkomsten is dit meestal een kwestie van aantekeningen laten maken en deze uitwerken in een geschreven rapport. Bij dit proces wordt eigenlijk altijd wel (onbedoeld) informatie weggelaten en gekleurd door de schrijver.

Wanneer je gebruik maakt van e-participatie, wordt ieder stukje interactie direct digitaal opgeslagen. Dit maakt het proces transparanter en completer. Niet alleen het vastleggen van de inspraak zelf, maar ook de daaropvolgende rapportage kan deels geautomatiseerd gebeuren. Zo geven we bij Argu in één overzicht aan wat mensen de belangrijkste argumenten vinden om ergens voor of tegen te zijn. Daarnaast kunnen statistieken, zoals draagvlak percentages, direct worden berekend en automatisch worden bijgewerkt. Dit bespaart allemaal tijd.

Hoewel geautomatiseerde aggregatie en statistieken waardevol zijn, blijft er in veel situaties behoefte aan een kwalitatieve samenvatting van een participatietraject. Dit blijft handwerk en kost in alle gevallen tijd.

Terugkoppeling

Vrijwel niets is zo frustrerend om als inwoner inspraak te geven en vervolgens geen idee te hebben wat er mee wordt gedaan.

E-participatie biedt hier wel een mooie oplossing. Doordat alle deelnemers zich met hun e-mailadres hebben geregistreerd, is het mogelijk om ze allen eenvoudig een update te sturen.

Samenvattend

De sterkste punten van offline participatie:

• Kunnen doorvragen kan tot nieuwe inzichten leiden
• Minder voorbereiding nodig dan met een nieuwe e-participatie tool
• Samen zitten schept sneller consensus in aanwezige groep

De belangrijkste voordelen van e-participatie:

• Laagdrempeligheid zorgt voor grotere en meer diverse groep betrokkenen
• Terugkoppelen kan geautomatiseerd via e-mail
• Anonimiteit en minder sterke groepsdruk kan leiden tot meer eerlijke reacties
• Verslaglegging is transparanter en gebeurt deels geautomatiseerd
• Door opbouw gebruikersbestand is volgende keer uitnodigen eenvoudiger

Denk dus goed na over wat het doel is van jouw participatietraject voordat je een keuze maakt en onthoud dat zowel offline als online vormen van inspraak hun meerwaarde hebben.