Skip to main contentTrouble navigating? Send us feedback!

Blog

Hoe zorg je ervoor dat jouw organisatie participatie omarmt?

Michiel van den Ingh
Tuesday, 26 March 2019

Voor veel organisaties is inspraak en participatie van de doelgroep belangrijk. Gemeenten hebben de afgelopen jaren bijvoorbeeld veel geëxperimenteerd met verschillende vormen van participatie. In de praktijk blijkt het vaak lastig om ook de eigen organisatie te betrekken bij participatietrajecten. En dat kan nadelige gevolgen hebben voor een participatietraject, en de trajecten die volgen.

Een attitude is grotendeels aangeleerd en het kan moeilijk zijn om die te veranderen. Hieronder staat een overzicht van tegenstellingen. Bedenk welke houding het beste past bij een organisatie die participatie centraal stelt.

Maar wat nou als jouw organisatie niet of nauwelijks matcht met deze attitudes? Hoe zorg je ervoor dat jouw organisatie de gewenste attitudes overneemt?

Veel voorkomende oorzaken voor de huidige attitude:

  • De meeste dingen werken prima zoals ze nu doen;

  • Men weet niet wat de alternatieven zijn;

  • Angst voor verandering;

  • Angst voor falen;

  • Formaliteiten.

Tips om een nieuwe attitude aan te leren

  • Neem de tijd. Attitude zit vaak diep verweven in de cultuur van een organisatie en verander je meestal niet binnen een jaar. Wees tevreden met kleine stapjes die je in het begin zet.

  • Maak tastbaar wat de verandering kan opleveren

  • Haal goede voorbeelden van andere organisaties aan. Zo zien medewerkers beter wat ze kunnen bereiken.

  • Benadruk de voordelen van meer betrokkenheid van je doelgroep.

  • Begin van bovenaf. Als bestuur kun je de hele organisatie aanspreken om duidelijk te maken waar je voor staat. Je kunt bijvoorbeeld een manifest of een visie opstellen en delen in je organisatie.

  • Een voorbeeld hiervan is het Lokaal Democratisch Akkoord, ontworpen door de Democratic Challenge (BZK, VNG)

  • Goed voorbeeld doet volgen. Een kleine succesvolle verandering kan aanzetten tot meer verandering. Wanneer je een succesvol participatietraject hebt afgerond, zullen meer collega's geïnteresseerd raken in de mogelijkheden. Er is een voorbeeld geschept, wat het minder eng maakt om een tweede traject op touw te zetten.

Read more

Online huurdersparticipatie bij Thuisvester

Michiel van den Ingh
Wednesday, 27 March 2019

In september 2018 vroeg woningcorporatie Thuisvester haar huurders om initiatieven te bedenken in de wijk. In plaats van dit via de traditionele communicatiemiddelen (bijvoorbeeld krant, folders) te doen, is er gekozen voor online participatie, om zo een bredere groep te betrekken en het besluitvormingsproces transparant te maken. De corporatie stelde namelijk een budget beschikbaar voor ondersteuning van initiatieven in de wijk.

Via een oproep in de maandelijkse digitale nieuwsbrief en via de website, facebook en twitter, van Thuisvester werden huurders gevraagd om mee te denken over initiatieven in de wijk. Er werd een pakkende titel gekozen:"Hoe zou u €1.000 besteden?"

Voorwaarden

Thuisvester stelde een paar voorwaarden. Zo moest het initiatief zoveel mogelijk nut hebben voor huidige, en het liefst ook toekomstige bewoners. Ook was het belangrijk dat minimaal 20 mensen stemden op een initiatief. Naast het waarborgen van een democratisch proces had dit nog een ander voordeel: mensen met initiatieven werden zo aangespoord om buurtbewoners aan te spreken om op hun idee te stemmen, waardoor er meer interactie ontstond.

Resultaten

Op het online platform hebben 242 huurders deelgenomen. Samen plaatsten zij 46 ideeën. Na een maand sloot de discussie en plaatste Thuisvester een update, die automatisch wordt verzonden aan alle deelnemers. Er werd gekozen voor een financiële bijdrage voor het Halloweenfeest en hulp bij contact leggen met de gemeente voor het creëren van een openbare fitnessplek in Oosterhout.

Hoe werkt het?

Op Argu kun je discussies starten aan de hand van een Uitdaging of een Idee. Een Uitdaging is een vraagstuk waarin achtergrondinformatie en voorwaarden worden gegeven. Vervolgens roep je mensen op om met goede ideeën te komen. Daar kunnen mensen op stemmen en reageren. Zo zie je duidelijk wat het probleem is en wat de mogelijk oplossingen daarvoor zijn. Die staan gesorteerd op draagvlak en per idee zijn de belangrijkste argumenten voor en tegen zichtbaar. Zo kun je als organisatie betere beslissingen nemen, op een transparante en democratische manier.

Vervolg

Thuisvester heeft de winnaar van de VVV-bon bekendgemaakt en contact opgenomen met de indieners van de initiatieven. Aan het Halloweenfeest is een financiële bijdrage toegekend. Het online traject is nu gesloten maar blijft zichtbaar op de website. Zo kan iedereen teruglezen hoe het besluit tot stand is gekomen. Na een half jaar wordt dit traject herhaald.

Wil je ook ontdekken hoe online huurdersparticipatie werkt en hoe je een representatievere groep huurders kunt betrekken bij het verbeteren van beleid? Neem dan contact op!

Read more

Online participatie in Amsterdam

Michiel van den Ingh
Monday, 07 January 2019

In oktober 2018 heeft de gemeente Amsterdam inwoners de mogelijkheid gegeven om online mee te denken over verbetering van het bed & breakfast-beleid in de stad. Het is een complex thema en daarom was het belangrijk om discussie te voeren met zoveel mogelijk betrokkenen. De gemeente koos ervoor om Argu in te zetten om verschillende vraagstukken en oplossingen uiteen te zetten, waarbij inwoners konden stemmen, reageren en zelf ideeën delen met de gemeente.

Samengevat:

  • Er zijn drie discussies gevoerd

  • Er zijn in totaal 102 ideeën ingediend

  • 3.732 mensen hebben de pagina bezocht

  • 478 geregistreerde deelnemers

  • De online deelnemers zijn uitgenodigd om een stadsdialoogavond bij te wonen

Waar was de gemeente naar op zoek?

Op dat moment was er alleen een meldplicht voor mensen die een B&B wilden beginnen maar het stadsbestuur wilde een vergunningsysteem invoeren voor B&B's. Maar wat komt daar allemaal bij kijken? Wat vinden de B&B-houders en wat vinden andere inwoners van de stad?

Waarom op Argu?

Ter aanvulling op het stadsgesprek dat in december zou plaatsvinden wilde de gemeente meer mensen betrekken via online kanalen. De B&B's zijn bijvoorbeeld goed verenigd en hebben zich verdiept in de materie. Veel inwoners weten echter niet zo goed wat een B&B precies is en wat daar allemaal bij komt kijken. Door drie uitdagingen te plaatsen op een discussieforum, konden Amsterdammers hun ideeën, argumenten en meningen delen over B&B-beleid.

  • Op welke manier kan Amsterdam het aantal bed & breakfasts in de stad reguleren?

  • Aan welke regels moeten B&B-houders zich houden?

  • Heeft u nog een ander goed idee over B&B?

Communicatiestrategie

Voor de lancering van het platform is de content van de drie te voeren discussies uitgewerkt op het forum. Samen met de beleidsadviseurs van de gemeente is nagedacht over de vraagstelling(en), de achtergrondinformatie die mensen moeten weten en welke doelgroepen we wilden bereiken.

We zijn begonnen met het uitnodigen van belangengroepen die de B&B-houders vertegenwoordigen. Zij hebben veel kennis en een uitgesproken mening over het thema. Door deze groepen per mail uit te nodigen, ontstond binnen een paar uur al een levendige discussie.

Een paar dagen later zijn ook andere inwoners uitgenodigd om deel te nemen aan de discussies. Het voordeel van deze volgorde is dat de mensen die het meest betrokken zijn bij het thema gelijk zorgen voor een goede start. Ze plaatsen ideeën en argumenten en spreken andere mensen aan op definitiekwesties. Andere inwoners zullen gemiddeld genomen minder kennis hebben van het thema en zouden waarschijnlijk met minder ideeën komen als het forum nog leeg was aan het begin.

Inwoners werden via de gemeentewebsite geleid naar het discussieforum. Ook is er een item geweest op AT5, met een kort interview met de projectleider. In de laatste twee weken is er ook op verschillende social mediaplatforms verwezen naar het discussieforum.

De projectleider gaf aan tevreden te zijn met de resultaten. Er zijn waarschijnlijk veel meer mensen bereikt door deze werkwijze dan via een traditionele inspraakavond. Een deel van de mensen die online heeft meegedaan, heeft ook de fysieke bijeenkomst bijgewoond. Ook heeft de structuur van de pagina geleid tot meer duidelijkheid over de redenen voor of tegen ieder beleidsvoorstel.

Via deze link kun je de discussies over B&B-beleid bekijken.

Wil je meer weten over dit project? Neem contact op met Michiel van den Ingh via michiel@argu.co

Read more

8 Tips voor succesvolle online burgerparticipatie

Joep Meindertsma
Friday, 13 July 2018

In de afgelopen jaren hebben we met Argu veel kunnen experimenteren met gemeenten om burgers te betrekken bij beleid en besluitvorming. Dat leidde tot wisselende resultaten. Zo hadden we in een pilot met Dordrecht slechts 216 gebruikers gewerfd. Aan de andere kant zijn er voorbeelden zoals de gemeente Hollands Kroon, die bijna vier keer kleiner is, waar meer dan 6000 gebruikers op Argu zijn geregistreerd.

Wat verklaart dit verschil? Het is de manier waarop een participatie instrument, zoals Argu, wordt ingezet. De belangrijkste lessen die wij hebben geleerd hebben we daarom op een rijtje gezet:

1. Zet de case centraal, niet de tool

Het vergroten van betrokkenheid wordt vaak gezien als een op zichzelf staand doel. Hierdoor kan men op zoek gaan naar een middel, zoals een online platform, zonder dat er een daadwerkelijke case is om dit middel aan te koppelen. Door het instrument centraal te stellen, krijg je een instrument dat moet vechten om relevantie.

Doe er alles aan om een participatie instrument te binden aan een bestaand traject waar daadwerkelijk beslissingsruimte is. Neem dit ook mee in de communicatie. Communiceer niet over het feit dat je een tool hebt aangeschaft, maar over de dingen waar inspraak over gewenst is. Nodig mensen niet uit voor een platform, maar voor een discussie over een prikkelend en relevant onderwerp.

2. Durf voor spannende onderwerpen te gaan

Onder de noemers van ‘pilots’ en ‘experimenten’ worden e-participatie tools helaas vaak ingezet voor kleine, relatief onbelangrijke thema’s. De grote en lastige onderwerpen worden vaak gemeden. Vaak worden dit soort keuzes gemaakt uit angst voor het onbekende. Voor onbelangrijke thema’s gaan mensen geen tijd investeren om mee te denken. Dan krijg je weinig reacties en daarmee teleurstelling in online participatie. Durf dus groot te denken en neem participatie (en daarmee de burger) serieus. Democratie gaat immers over daar waar wrijving is. Juist daarom is het zo belangrijk om controversiële, gevoelige en zware onderwerpen te koppelen aan participatietrajecten.

Voorbeeld van een spannend onderwerp: de gemeente Hollands Kroon liet haar inwoners online stemmen en discussie voeren over de nieuwe locatie voor een AZC.

3. Hoe concreter, hoe beter

Hoewel duurzaamheidsdoelstellingen en omgevingsvisies belangrijk zijn, kan het voor de burger lastig zijn om te voelen waarom dit zo is. De burger wil weten: wat verandert er voor mij? Maak vragen dus concreet en denk vanuit het perspectief van de burger. Sommige zaken zijn direct al concreet, zoals het wel of niet invoeren van een derde kliko of het wijzigen van een druk kruispunt, maar andere cases moet je zelf concreet maken. Probeer vage, generieke doelstellingen van een omgevingsvisie om te zetten in concrete wijzigingen in een gebied.

4. Wees niet te laat

Bij besluitvormingsprocessen geldt doorgaans: hoe verder in het traject, hoe kleiner de ruimte voor inspraak. Wanneer je pas op het laatste moment mensen de kans geeft om hun mening te uiten, krijg je meestal de meest negatieve geluiden: mensen kunnen dan namelijk niet veel meer doen dan gewoon tegen zijn. Vroeg mensen betrekken betekent dat ze minder snel teleurgesteld zijn en dat ze meer gevoel van eigenaarschap hebben door onderdeel uit te maken van de creatieve fase. Daarnaast zorgt vroeg betrekken ook dat je vroeg pijnpunten identificeert, wat grote en dure wijzigingen in een laat stadium voorkomt. Tenslotte zit jouw doelgroep waarschijnlijk vol met creatieve ideeën die bij zouden kunnen dragen aan een goede beslissing.

Laat je doelgroep dus vroeg meedenken; ruim voordat er volledig uitgewerkte beleidsvoorstellen liggen. Dat is even wennen, want je hebt waarschijnlijk zelf al een mening of voorkeur over wat een goed voorstel zou zijn. Misschien ben je bang dat er onmogelijke plannen komen, of kritiek op de plannen van jouw organisatie. Door vroeg een grotere groep mee te laten denken, krijg je inderdaad meer verschillende meningen en ideeën in het speelveld. Zie deze nieuwe ideeën en kritiek echter niet als een bedreiging, maar als een kans om jullie eigen visie te toetsen en te verrijken.

5. Schep heldere verwachtingen

Wanneer je mensen gaat vragen om inbreng, schep je daarmee direct verwachtingen en hoop. Te hoge verwachtingen zorgen voor teleurstelling, frustratie en wantrouwen. Zorg er dus voor dat deze verwachtingen realistisch zijn door in je communicatie de volgende vragen te beantwoorden:

  • Wat wordt er gedaan met de inspraak? Wordt het samengevat en voorgelegd aan de raad? Zijn de eventuele stemuitslagen bindend? Een voorbeeld van een heldere belofte is in Amsterdam West te vinden, waar iedere maand het meest omhoog gestemde idee wordt besproken in de raad.
  • Wat is er allemaal mogelijk en wat juist niet? Wat zijn de kaders waarbinnen de genomen besluiten moeten vallen? Juist door te suggereren dat alles kan en dat er naar alles wordt geluisterd, schep je onredelijk hoge verwachtingen. Hoewel dat op korte termijn misschien energie kan geven, zorgt een gebrek aan kaders later juist voor teleurstelling en afhakende, cynische burgers. Daarnaast kunnen kaders er ironisch genoeg juist voor zorgen dat de creativiteit wordt geprikkeld.
  • Zijn er al besluiten genomen? Zo niet, wie gaat ze dan nemen en wanneer? Maak gebruik van een planning met concrete datums.

6. Deel je kennis en overwegingen

Als overheid heb je ontzettend veel kennis die kan bijdragen aan opinievorming. Mogelijk heb je adviseurs bepaalde plannen laten doorrekenen, waardoor je inzicht hebt in de geprojecteerde kosten en geschatte impact op de omgeving. Als je inwoners mee wil laten denken, stemmen of discussie voeren over een beslissing, deel dan deze informatie. Wees niet bang dat het delen van informatie te sturend is en daardoor de neutraliteit van de overheid in geding brengt - een beetje sturing geven richting een goed geïnformeerde mening is juist belangrijk. Het verstrekken van weinig informatie maakt je als organisatie niet neutraler, maar het maakt je betrokkenen wel slechter geïnformeerd. Door kennis te delen maak je het voor iedereen eenvoudiger om een weloverwogen mening te kunnen vormen.

7. Denk als een verkoper

Het kan verleidelijk zijn om iets online te zetten en te hopen dat mensen vanzelf komen, maar de realiteit is anders: mensen bereiken is hard werken. We worden omringd door leuke filmpjes, foto’s van vrienden en nieuwe muziek die allemaal onze aandacht proberen op te eisen. Jouw e-participatie traject moet met al die afleiding concurreren. Maak daarom in alle communicatie duidelijk waarom participeren belangrijk is. Schep een gevoel van urgentie door met deadlines te werken en vermijd onnodig complexe taal. Wees niet bang om te adverteren. Met Facebook advertenties hebben wij in ieder geval meerdere keren succesvol grote groepen mensen betrokken. Vergeet tussen alle online advertenties en social media vooral niet om ook andere kanalen in te zetten. Een gepaste poster kan soms heel goed werken, zoals toen ik in mijn eigen studentenflat posters opplakte om bewoners naar ideeën te vragen voor het opleuken van de omgeving.

8. Blijf betrokken en koppel terug

Je hebt de vraag uitgezet bij je doelgroep en de eerste reacties komen binnen. Misschien denk je nu dat het werk erop zit, maar dat is niet zo. Laat zien dat jouw organisatie meeluistert. Bedank mensen voor hun bijdrage en reageer op vragen. Stel ook zelf vragen om zaken te verhelderen en daag mensen uit om onduidelijkheden verder uit te werken. Zorg er voor dat je toestemming hebt om op deze manier deel te nemen in de discussie. Dit kleine stukje interactie geeft mensen direct het gevoel dat ze gehoord worden en leidt tot meer en betere inspraak. Zorg ervoor dat na afloop van het inspraaktraject de uitkomsten en eventuele besluiten worden gedeeld. Stuur de deelnemers een mailtje, bedank ze nogmaals voor de input en deel de uitkomsten.

Heb jij nog een goede tip? Deel hem hieronder!

Read more

De 4 belangrijkste vraagstukken van e-participatie

Michiel van den Ingh
Thursday, 12 July 2018

Veel organisaties experimenteren met online burgerparticipatie, ook wel e-participatie genoemd. E-participatie kan een hoop problemen oplossen en biedt kansen die “offline participatie” niet kan bieden. Zo kun je met digitale tools veel meer mensen bereiken en betrekken dan met een traditionele inspraakavond. De reacties kun je structureren zodat je een goed overzicht krijgt. Ook kun je mensen eenvoudiger op de hoogte houden van ontwikkelingen.

Voordat je een participatietraject start moeten er altijd een paar lastige keuzes worden gemaakt. Dit zijn de vier vraagstukken die veel voorkomen bij (e-)participatietrajecten.

E-participatie en persoonsgegevens

Organisaties hebben vaak de behoefte om allerlei persoonsgegevens te verzamelen van deelnemers, maar mensen haken sneller af als ze veel moeten invullen. Het is dus slim om zo min mogelijk gegevens te vragen. Maar hoe bepaal je welke gegevens je echt nodig hebt? Lees hier meer informatie en tips.

Anonimiteit bij participatietrajecten

Anonimiteit bieden maakt deelname aan een participatietraject laagdrempelig, waardoor je als organisatie meer respons mag verwachten. Daarnaast maakt anonimiteit het makkelijker om volledig eerlijk te zijn. Een nadeel van anonimiteit is dat je waarschijnlijk meer negatieve reacties krijgt, en mogelijk moet modereren. Ook zorgt anonimiteit voor een andere sfeer. Wanneer is het verstandig om anonieme reacties toe te staan of zelfs te verplichten? Lees hier meer informatie en tips.

Wanneer organiseer je een openbaar inspraaktraject?

Bij een gesloten traject nodig je mensen uit voor een besloten bijeenkomst, enquête of een vorm van e-participatie. Het idee is dat je zeker wil weten dat de deelnemers alleen uit je doelgroep komen. Zo kun je bijvoorbeeld een selecte groep inwoners uitnodigen voor een inspraakavond per brief (zonder de bijeenkomst openbaar te maken). Een belangrijk nadeel van een gesloten traject is dat het registratieproces minder laagdrempelig is, en mede daardoor zul je minder mensen betrekken dan bij een open traject. Alle voor- en nadelen van een open of gesloten traject vind je hier.

Wanneer maak je gebruik van betaalde advertenties voor inspraaktrajecten?

Adverteren kan helpen om meer mensen te betrekken bij een participatietraject. Helaas kan het ook zorgen voor een verschuiving binnen de doelgroep. Hoe meer je inzet op een kanaal waar je op adverteert, hoe minder divers de totale groep van deelnemers wordt. Aan de andere kant bereik je zonder advertenties minder mensen, en mis je de input van veel mensen. Een uiteenzetting van dit vraagstuk en tips om toch een diverse respons te krijgen vind je hier.

Read more

Wanneer maak je gebruik van betaalde advertenties voor inspraaktrajecten?

Michiel van den Ingh
Monday, 09 July 2018

Veel organisaties experimenteren met online burgerparticipatie, ook wel e-participatie genoemd. E-participatie kan een hoop problemen oplossen en biedt kansen die “offline participatie” niet kan bieden. Zo kun je met digitale tools veel meer mensen betrekken dan offline. Maar het bereiken en betrekken van al die mensen gaat niet vanzelf. Voor het promoten van je traject kun je verschillende kanalen inzetten, waaronder advertenties.

Voordelen advertenties

Het spreekt voor zich: het strategisch gebruikmaken van advertenties zorgt voor meer bereik, en als het goed is voor meer deelname. Je kunt namelijk mensen buiten je eigen kanalen bereiken. Denk bijvoorbeeld aan Facebook-advertenties. Daarmee kun je naast je eigen volgers ook andere Facebook-gebruikers bereiken.

Advertenties kunnen je tevens helpen om een meer diverse of representatieve respons te krijgen. Naast inzetten op het bereiken van de volledige doelgroep kun je namelijk ook subgroepen bereiken. Als je na de eerste week van je traject bijvoorbeeld merkt dat voornamelijk mensen van 30 tot 40 jaar reageren, dan kun je specifieke advertenties richten op andere leeftijdsgroepen om een representatiever beeld te krijgen.

Nadelen advertenties

Advertenties kosten geld. Ook kost het tijd om ze te managen.

Een ander nadeel van adverteren is dat ook advertenties, net als ieder ander medium, op een bepaalde manier jouw doelgroep filteren. Niet iedereen in jouw doelgroep wordt even goed bereikt met een advertentie en niet iedereen reageert op een advertentie. Stel je voor dat je gebruikmaakt van advertenties op LinkedIn, dan zul je (heel gegeneraliseerd) vooral de zakelijke en hoogopgeleide mensen uit je doelgroep bereiken. Als dat ook daadwerkelijk je doelgroep is, dan is het fantastisch. Maar bestaat je doelgroep uit huurders van een woningcorporatie, dan ontstaat er waarschijnlijk een vertekend beeld. Wees dus bewust van hoe jouw advertentiekanaal en -boodschap een voorselectie maakt op de deelnemers.

Wanneer zet je advertenties in?

Veel organisaties onderschatten hoe lastig het kan zijn om je doelgroep te motiveren om met je mee te denken. Zeker als het belangrijk is dat veel mensen deelnemen aan het traject, is het verstandig om alle zeilen bij te zetten.

Ook bieden gerichte advertenties uitkomst als je een specifieke, lastig te bereiken groep wil bereiken. Facebook-advertenties zijn daar bijvoorbeeld heel geschikt voor.

Hoewel het zeker verstandig is om een advertentiebudget op te nemen in de begroting van een participatietraject, hoef je er niet per se gebruik van te maken. Als je bijvoorbeeld een traject hebt dat vier maanden duurt, kun je de eerste twee weken aankijken hoeveel respons er komt. Sommige onderwerpen leven zo onder de doelgroep dat er veel mond-tot-mondreclame ontstaat en adverteren niet nodig is.

Tips voor adverteren

Als je een participatietraject organiseert is het ten eerste belangrijk om de deelnemers echt invloed te geven in het proces. Het is verstandig om die boodschap in je promotieacties duidelijk te maken. “Denk met ons mee over verkeersbeleid” is een stuk minder interessant voor mensen dan “Moeten we een rotonde bouwen of een kruispunt?”. Bij die tweede zin maak je gelijk duidelijk dat er een besluit genomen zal worden.

De volgende stap is om je doelgroep in kaart te brengen. Zo kom je te weten welke communicatiekanalen je moet inzetten. Heb je bijvoorbeeld veel e-mailadressen, dan is dat waarschijnlijk de makkelijkste manier om mensen uit te nodigen. Heb je een Facebook-pagina, maar zit daar maar een klein percentage van de doelgroep op, dan heeft een Facebook-bericht plaatsen waarschijnlijk weinig zin.

Je wil zoveel mogelijk uit je eigen (gratis) kanalen halen. Het loont vaak om meerdere kanalen in te zetten. Maar als je merkt dat je bereik nog steeds beperkt is kun je betaalde advertenties inzetten.

Specifiek bij online participatietrajecten waarbij je de input van andere deelnemers kunt zien (zoals op Facebook of een participatieplatform), is het verstandig om eerst te promoten via je eigen (gratis) kanalen. Als je ook advertenties inzet, schroef het budget dan langzaam op richting het einde van het traject of adverteer pas in de laatste week. Dan staan er waarschijnlijk al wat reacties van andere mensen op. Dat nodigt veel meer uit om deel te nemen dan wanneer je op een lege pagina terecht komt.

Het is tevens raadzaam om een advertentie te combineren met een prijs voor het idee waar het meest op is gestemd. Zo stimuleer je mond-tot-mond-reclame, waardoor de groep deelnemers diverser wordt.

Read more

E-participatie en persoonsgegevens

Michiel van den Ingh
Monday, 25 June 2018

Organisaties die een e-participatietraject, zoals een online discussie, willen starten hebben vrijwel altijd te maken met het verzamelen van persoonsgegevens. Maar is het verstandig om een waslijst aan persoonsgegevens te vragen aan je doelgroep? In dit artikel beschrijf ik welke gegevens je wanneer nodig hebt en hoe je de privacy van de doelgroep zoveel mogelijk waarborgt.

De behoefte om als organisatie informatie te verzamelen over de doelgroep die je probeert te bereiken staat meestal lijnrecht tegenover de behoeften van die doelgroep zelf.

Als organisatie wil je graag weten wie je tegenover je hebt, waar mensen wonen, leeftijd, opleidingsniveau etc. Dat is bijvoorbeeld belangrijk om te kunnen achterhalen of de deelnemers een representatieve groep voor de totale doelgroep vormen.

Het is als organisatie echter slim om zo min mogelijk (direct te herleiden) persoonsgegevens te verzamelen. Mensen hebben geen zin in gedoe met registratieformulieren. Hoe meer persoonsgegevens je vraagt, hoe kleiner de kans is dat mensen deelnemen. Daardoor mis je de belangrijke inzichten van de mensen die niet willen deelnemen. Veel mensen worden tevens huiverig wanneer je persoonlijke informatie moet opgeven zoals je adres, leeftijd, inkomen etc.

Bepaal wat je echt nodig hebt

Maak een lijst van gegevens waar je beschikking over zou willen hebben. Beoordeel per gegeven in hoeverre je het écht nodig hebt. Misschien is er een manier te vinden zodat je toch antwoord krijgt op je vraag, waarbij tevens de privacy van de gebruiker gewaarborgd blijft. Hieronder volgen een paar persoonsgegevens die organisaties vaak verlangen van de doelgroep:

E-mailadres

Wanneer deelnemers geen e-mailadres hoeven op te geven bij een online participatietraject is de kans op hoge respons het grootst. Maar helaas is de kans op misbruik ook groot. Iemand kan bijvoorbeeld heel eenvoudig tien keer stemmen op een voorstel als hij steeds de pagina ververst. Het belangrijkste voordeel van een e-mailadres verplichten voor deelname is dat je kunt terugkoppelen. Aan het einde van het traject wil je namelijk aangeven wat er met de input gaat gebeuren. Zo versterk je het gevoel van betrokkenheid onder de deelnemers. Het is dus sterk aan te raden om een e-mailadres + verificatie verplicht te stellen voor deelnemers.

Weergave van naam

Omdat je het e-mailadres van de deelnemer niet openbaar wilt tonen, zul je iets anders moeten weergeven als iemand een reactie plaatst. Om de drempel bij het aanmeldproces te verlagen kan een gebruikersnaam ook automatisch gegenereerd zijn, bijvoorbeeld “gebruiker12345”. Het is trouwens wel netjes als gebruikers hun gebruikersnaam zelf kunnen wijzigen.

Locatie / adres van de deelnemer

Adresgegevens of GPS locaties zijn gevoelige persoonsgegevens die je alleen wilt vragen als ze écht nodig zijn. Dat komt gelukkig zelden voor. Als je benieuwd bent of de meningen verschillen tussen wijken, kan je gebruikers simpelweg vragen in welke wijk ze wonen. Als je nog preciezer moet zijn, dan kan je vragen om een postcode, maar doe dit dan zonder huisnummer.

Leeftijd

Het kan verleidelijk zijn om te vragen naar geboortedatums, maar ook dit is zelden nodig. Vraag mensen om een leeftijdscategorie in te vullen of vraag alleen een geboortejaar. Je kunt hier waarschijnlijk alsnog dezelfde statistische lessen uit leren, zonder dat je gevoelige persoonsgegevens aan het verwerken bent.

Opleidingsniveau, inkomen, burgerlijke staat

Het kan interessant zijn om te weten wat het gemiddelde opleidingsniveau is van deelnemers. Maar hoeveel invloed heeft dat op het traject? Ga je de inbreng van deelnemers anders interpreteren als je weet dat 60% van de deelnemers universitair geschoold is? Opleidingsniveau is typisch een gegeven waar je als organisatie niet veel aan hebt en wat voor de doelgroep een extra drempel opwerpt. Hetzelfde geldt voor inkomen, burgerlijke staat en vergelijkbare persoonlijke gegevens.

Vertrouw op het effect van hoge respons

Het kan verleidelijk zijn om als organisatie veel persoonsgegevens te verzamelen van je doelgroep. Maar vertrouw erop dat hoe meer mensen uit de doelgroep deelnemen, hoe diverser het beeld van de deelnemers wordt. Daarmee neemt de kans toe dat je dan een goed overzicht krijgt van alle meningen, argumenten en ideeën die mensen in de totale doelgroep hebben. Het vragen om allerlei gegevens is dan minder nodig vanuit het oogpunt van representativiteit. Steek veel tijd in het promoten van het participatietraject en zorg voor een simpel registratieproces waarbij deelnemers alleen hun e-mailadres verplicht hoeven op te geven. Zo bereik en betrek je een groter deel van je doelgroep. Meer informatie en tips over een promotiecampagne voor een online participatietraject vind je hier.

Vragen over persoonsgegevens bij participatietrajecten? Neem contact op of maak een afspraak via info@argu.co

Read more

Moet je een participatietraject openbaar of gesloten organiseren?

Michiel van den Ingh
Friday, 15 June 2018

Veel organisaties experimenteren met online burgerparticipatie, ook wel e-participatie genoemd. E-participatie kan een hoop problemen oplossen en biedt kansen die “offline participatie” niet kan bieden. Zo kun je online veel meer mensen betrekken dan offline. Maar is het beter om een participatietraject openbaar of gesloten te organiseren? In dit artikel beschrijf ik voor- en nadelen van een open en een gesloten traject.

Gesloten traject

In een gesloten traject kan niet iedereen deelnemen, maar alleen de mensen die zijn uitgenodigd. Online betekent dit bijvoorbeeld dat er een unieke code nodig is om deel te nemen. Als organisatie kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om een enquête per mail te versturen naar je doelgroep, in plaats van een anoniem in te vullen enquête openbaar op je website te zetten.

Voordelen:

  • Je weet bijna zeker dat je alleen mensen uit je doelgroep zult bereiken;

  • De kans op misbruik van mensen buiten de doelgroep is klein. Bij sommige thema’s en trajecten kan dat namelijk invloed hebben op de uitkomst.

Nadelen:

  • Je hebt vaak geen contactgegevens van een groot deel van de doelgroep. Zonder contactgegevens kun je mensen niet uitnodigen en beperk je de kans op veel respons;

  • Het is voor de deelnemers meestal minder gebruiksvriendelijk om deel te nemen. Voor een enquête moet je bijvoorbeeld een code overtypen uit een brief, of je moet persoonsgegevens delen om je ergens voor op te geven. Daardoor haken veel mensen af, waardoor je een kleiner deel van de doelgroep bereikt.

Open traject

Het is eenvoudiger om een participatietraject openbaar te organiseren. Voorbeelden van open trajecten: Een openbare inspraakavond in plaats van alleen op uitnodiging. Iedereen kan en mag binnenlopen; Een openbare Facebook-groep waar iedereen lid van kan worden; Een enquête op je website plaatsen die iedereen anoniem kan invullen.

Voordelen:

  • Het is simpel als organisatie. Je hoeft niets af te schermen, geen inlogcodes te verstrekken en geen controles te houden. Je houdt daardoor meer tijd over voor het traject zelf.

  • Het is voor de doelgroep simpel om deel te nemen. Je hoeft als deelnemer geen inlogcode over te typen, je hoeft (bijna) geen persoonsgegevens te delen om je in te schrijven en je kunt makkelijk worden uitgenodigd door andere deelnemers. Iemand hoeft alleen een link te delen, bijvoorbeeld via Facebook, een nieuwsbrief of WhatsApp. Zo is het eenvoudiger om een groter deel van de doelgroep te bereiken.

  • Het is mogelijk dat mensen buiten de doelgroep ook deelnemen aan het traject. In veel gevallen kan dat juist een toevoeging zijn. Stel dat iemand uit Groningen een fantastisch idee heeft voor de gemeente Amsterdam, dan biedt dat meerwaarde. Zeker als je ziet dat andere deelnemers van het traject dat idee omarmen.

Nadelen:

  • Je weet niet zeker of de deelnemers binnen je doelgroep vallen. Dat kan vervelend zijn als het om controversiële onderwerpen gaat waar andere mensen zich mee willen bemoeien. Zeker bij trajecten waarbij je de doelgroep een belangrijke keuze wil voorleggen. Je wekt dan de verwachting dat je zult luisteren naar de mening van het merendeel van de deelnemers. Als blijkt dat het merendeel niet bij de doelgroep hoort, kan dat vervelende consequenties hebben.

  • Je weet niet hoeveel deelnemers binnen je doelgroep vallen. Als het 1% van de 10.000 deelnemers is, maakt het weinig uit. Maar als 50% van de deelnemers buiten de doelgroep valt, kan dat het besluitvormingsproces enorm beïnvloeden.

Conclusie

Met een gesloten traject weet je bijna zeker dat de deelnemers binnen je doelgroep vallen, omdat je ze zelf uitnodigt voor een gesloten omgeving. Een groot nadeel is dat je waarschijnlijk minder mensen bereikt dan bij een open traject omdat je waarschijnlijk niet van iedereen contactgegevens hebt. Daarnaast is het voor deelnemers minder gebruiksvriendelijk om je te moeten aanmelden of een unieke code uit een brief te moeten overtypen.

Aanbeveling

Je kunt meestal per traject bepalen of je het openbaar of gesloten wilt organiseren. Gaat het om een controversieel thema (zoals de komst van een AZC) waarbij je verwacht dat buitenstaanders zich er mee gaan bemoeien, bedenk dan in hoeverre dat het traject kan beïnvloeden. Vraag je alleen maar om ideeën, dan is het niet zo erg dat buitenstaanders ideeën aandragen. Geef je deelnemers echt een keuze, dan kan het vervelend uitpakken als een groot deel van de deelnemers niet bij de doelgroep hoort.

Read more

Wanneer sta je anonimiteit toe bij participatietrajecten?

Michiel van den Ingh
Friday, 15 June 2018

In de voorbereiding op een online participatietraject twijfelen organisaties vaak of ze anonieme reacties willen toestaan. In dit artikel bespreek ik het vraagstuk van anonimiteit toestaan bij participatietrajecten. Vervolgens geef ik enkele tips voor organisaties die voor anoniem of niet-anoniem kiezen.

Niet-anonieme participatietrajecten

Bij een inspraakavond is er in principe geen sprake van anonimiteit. Mensen komen fysiek langs en steken hun hand op als ze iets willen zeggen. Dat is jammer, want sommige mensen uiten liever geen kritiek op een organisatie als ze niet anoniem zijn. Die mensen betrek je dan dus niet bij het traject, wat zonde is. Waarschijnlijk hebben ze naast die enkele kritische mening ook veel andere ideeën, die je dus misloopt. Bedenk tevens dat de mensen die geen kritiek durven te leveren tijdens het traject achteraf wel stampij kunnen maken.

Kies je toch voor niet-anoniem, besteed dan extra tijd aan het stellen van kritische zelfreflecterende vragen vanuit de organisatie. Probeer je kwetsbaar op te stellen en geef de deelnemers het gevoel dat ze eerlijk mogen zijn. Door open te staan voor kritiek - en er actief om te vragen - krijg je vaak opbouwende kritiek, in plaats van alleen negatieve kritiek. Ook voelen mensen zich serieus genomen en ontstaat er vaak wederzijds begrip.

Anonieme participatietrajecten

Bij een online participatietraject kun je mensen de mogelijkheid geven om anoniem te reageren. Anoniem reageren verlaagt de drempel om deel te nemen aan een traject, zeker als je dat niet met naam en toenaam wil doen.

Anonimiteit maakt ook het registratieproces eenvoudiger, want je hoeft gebruikers niet om hun naam te vragen.

Anonimiteit heeft ook nadelen. De kans op scheldwoorden, beschuldigingen en eventueel bedreigingen door de anonieme deelnemers is een stuk groter dan bij een fysieke bijeenkomst waar je elkaar in de ogen kijkt. Een omgeving die anoniem is kan heel andere dingen bij mensen losmaken. Bij sommigen is dit fijne, opbouwende kritiek die ze anders minder snel zouden delen, maar soms kunnen vooroordelen en beledigingen ook makkelijker naar boven komen.

Sta je mensen toe om anoniem deel te nemen aan een participatietraject, maak dan duidelijk wat de spelregels zijn en modereer waar nodig. In de praktijk is het raadzaam om reacties alleen te verwijderen als ze haatzaaiend zijn, racistisch of aanzetten tot geweld. Het verwijderen van andersoortige reacties kan er namelijk voor zorgen dat mensen denken dat er censuur wordt gepleegd en men dus niet vrijuit kan spreken. Als dat wantrouwen er eenmaal is, is het erg lastig om het vertrouwen te herstellen.

Reacties die dus controversieel zijn, beledigend of haatdragend (niet haatzaaiend) kun je het beste laten staan. Dat zorgt ervoor dat er een omgeving ontstaat waarin iedereen kan zeggen wat hij wil.

Conclusie

Anonimiteit bieden maakt deelname aan een participatietraject laagdrempelig, waardoor je als organisatie meer respons mag verwachten. Wanneer mensen anoniem zijn, zullen ze eerder geneigd zijn om eerlijke kritiek te uiten. Je kunt bij niet-anonieme trajecten expliciet vragen om kritiek, waardoor je toch verbeterpunten kunt verzamelen.

Een nadeel van anonimiteit is dat je waarschijnlijk meer negatieve reacties krijgt, en mogelijk moet modereren.

Read more

De 5 meest gemaakte fouten bij online inspraak

Michiel van den Ingh
Tuesday, 22 May 2018

In de afgelopen jaren heb ik tientallen participatietrajecten voorbij zien komen van gemeenten en overheden binnen Europa. Participatie en vooral online participatie lijkt de oplossing te zijn voor wantrouwende burgers en gebrek aan betrokkenheid bij beleids- en besluitvorming. In de praktijk blijkt het erg moeilijk te zijn om grote groepen inwoners te betrekken bij een thema of beleidsvoorstel. Hier volgen de vijf meest gemaakte fouten van online inspraak met tips om ze te voorkomen.

Geen terugkoppeling

Je ziet heel vaak enthousiaste communicatie aan het begin van een traject, maar wanneer het traject sluit, hoor je vaak niets. Dat is zonde, want terugkoppeling is misschien wel de makkelijkste manier om vertrouwen te winnen en betrokkenheid te vergroten.

Probeer aan het einde van een inspraaktraject een algemene update te delen waarin de deelnemers worden bedankt voor hun input. Geef dan aan wat er met de input gaat gebeuren en wanneer mensen een volgende update mogen verwachten. Het is niet erg als de precieze datum niet bekend is.

Verder is het aan te raden om zoveel mogelijk te reageren op de reacties van de doelgroep. Probeer dankbaarheid te tonen wanneer mensen bijdragen. Soms zijn gemeenten bang om mee te doen in een discussie, omdat ze niet willen sturen. Dat is zonde, want elke reactie geeft de deelnemer het gevoel dat er wordt geluisterd. Zelfs aangeven waarom een idee niet haalbaar is geeft op zijn minst erkenning voor de inzet van de inwoner. Daarnaast beschik je juist als overheid over kennis die anderen niet hebben, dus wees niet bang dit te delen.

Tip: Reageer met feitelijke informatie en verwijs naar achtergrondinformatie op de website van de gemeente.

Het verkeerde instrument ingezet

Veel gemeenten willen inwoners meer betrekken bij de gemeentepolitiek en kiezen dan voor enquêtes of burgerpanels (wat in de praktijk vaak hetzelfde is). Een enquête kan erg handig zijn om kwantitatieve data te verzamelen, maar er vindt geen interactie plaats tussen deelnemers. Dat is jammer, want mensen kunnen juist van elkaars ideeën, argumenten en meningen leren. De andere kant van het verhaal horen is vaak erg belangrijk om een goede mening te vormen. Daarnaast is het laagdrempeliger om op een goed idee van een mede-inwoner te stemmen dan zelf een heel verhaal te typen.

Een enquête werkt goed met Likertschalen (zeer oneens t/m zeer eens) en controlevragen (heeft u weleens een afspraak gemaakt op het gemeentehuis?), maar niet als je wilt weten waaróm mensen een bepaalde mening hebben. Een groot nadeel van het stellen van open vragen bij enquêtes zoals “hoe kan de gemeente verduurzamen?” is dat mensen elkaars inbreng niet kunnen zien. Vaak krijg je veel ongeveer dezelfde antwoorden en weet je niet wat mensen vinden van vernieuwende ideeën die de meeste mensen niet bedenken.

Er zijn allerlei participatieplatforms, met allemaal een iets andere insteek. Zo wil Civocracy “mensen in staat stellen om hun leefomgeving vorm te geven”. Het platform Mett is een “samenwerkingsplatform”. De interface is simpel en duidelijk ontworpen waarbij de beheerder en de eindgebruiker berichten kunnen plaatsen waar anderen op kunnen reageren. Dat kan goed werken om inwoners te informeren over veranderingen. Maar inhoudelijke discussie over een lastig thema wordt snel onoverzichtelijk omdat de reacties onder elkaar staan weergegeven. Argu is een platform voor besluitvorming. Voor participatietrajecten waar je alleen mensen wilt informeren over wat er gaat gebeuren is het niet geschikt. Er moet iets te beslissen zijn, waarbij gestructureerde discussie over de verschillende opties mogelijk is. Dit is nog maar een selectie van de beschikbare instrumenten, er is veel te kiezen.

Tip: Probeer goed in kaart te brengen wat voor soort participatietraject past bij jouw project, en zoek daar het juiste instrument bij. Als je al weet wat voor participatietraject je wilt gaan starten, vraag dan naar een vergelijkbaar traject dat het platform heeft begeleid. Zo weet je snel wat je kunt verwachten van het instrument en eventuele ondersteuning bij je traject.

Niet ingespeeld op de behoefte van de doelgroep

Veel trajecten zijn niet ontworpen op de behoefte van de inwoner, maar op die van de gemeente. De meeste inwoners spreken de “taal” van de gemeente niet. Bedenk bijvoorbeeld wat een gemiddelde inwoner denkt bij de vraag: “wat moet er in ieder geval in het jaarplan 2020 worden meegenomen?” In mijn optiek is dat ambtenarentaal. Daar is opzich niks mis mee maar een betere vraag zou zijn: “wat moet er beter in onze gemeente?”. Het is een klein verschil maar het is meer geredeneerd vanuit de doelgroep. Het kan veel impact hebben op de respons.

Tip: Je kunt een paar online advertenties maken met verschillende titels. In je statistieken zie je dan na een paar dagen op welke titel de meeste mensen klikken.

Er staat niks op het spel

Helaas worden er veel participatietrajecten gestart waarbij het doel is “mensen betrekken bij dit thema”. Maar vervolgens wordt de eigenlijke keuze van tevoren al min of meer gemaakt. Er wordt vervolgens gevraagd om goede ideeën van inwoners maar er wordt zelden iets mee gedaan. Ik weet dat gemeenten soms niet anders kunnen. Er zit echt geen kwade bedoeling achter. Maar als je mensen inspraak belooft, moet je niet aankomen met een inspraaktraject waarbij je alleen maar vrijblijvend om ideeën vraagt. Als niet duidelijk is wat er met de input gedaan wordt, waarom zou een inwoner dan tijd en moeite stoppen in het verwoorden van zijn mening of ideeën?

Tip: Heb lef en geef mensen een keuze. Je kunt van tevoren een paar opties bedenken en alle voor- en nadelen uitwerken. Soms zullen mensen iets anders kiezen dan je eigen voorkeur. Dat hoort nou eenmaal bij inspraak. Probeer in ieder geval duidelijk te maken wat er met de input gedaan wordt.

Te weinig promotie

Een participatietraject kan tijdrovend en duur zijn. Sommige gemeenten geven bijvoorbeeld €75.000 uit aan het organiseren van een stadsgesprek. Het inzetten van je eigen personeel, de aanschaf van een tool en promotie kost nou eenmaal geld. Helaas wordt op dat laatste vaak te veel bespaard. In de afgelopen jaren heb ik tientallen projectpagina’s en platforms (waaronder ook op Argu) voorbij zien komen waar hooguit 30 reacties op zijn geplaatst. Simpelweg omdat mensen niet van het bestaan afweten. Er is niet naar verwezen vanaf de gemeentewebsite, er is niet actief naar verwezen via social mediakanalen en er zijn geen persberichten over geschreven. Te weinig promotie is zonde! Want als je niet genoeg mensen bereikt met je traject had je net zo goed een paar mensen op straat kunnen aanspreken en vragen naar hun mening.

Tip: Meer promotie leidt tot meer respons en daardoor een diverser beeld van ideeën, meningen en argumenten. Als je een participatieplatform hebt aangeschaft kun je promotie zien als een investering. Elke keer dat je een nieuw traject start wordt het eenvoudiger om mensen te bereiken.

Conclusie

Kies een instrument dat goed bij je past en duidelijke resultaten heeft opgeleverd bij andere gemeenten. Wil je onderzoek doen, kies dan bijvoorbeeld voor een enquête. Wil je inspraak, geef mensen dan echt de gelegenheid om met een idee te komen waar iets mee kan gebeuren. Zorg bij het starten van een traject voor simpele communicatie die is geredeneerd vanuit het perspectief van de doelgroep. Vermijd dus jargon. Als je mensen echt een keuze geeft, krijg je meer respons en voelen mensen zich meer serieus genomen. Promoot je traject goed, zodat je een diverse respons krijgt en vergeet tenslotte niet om zoveel mogelijk terug te koppelen.

Read more