Naar hoofdinhoudMoeite met navigeren? Stuur ons feedback!

Blog

Hoe stimuleer je interactie bij e-participatie?

Michiel van den Ingh
Donderdag, 30 Januari 2020

E-participatie is een nuttige manier om betrokkenheid te vergroten. Met een online tool kun je laagdrempelig input ophalen bij een potentieel zeer grote doelgroep. In de praktijk blijkt het helaas voor veel organisaties lastig om die grote aantallen mensen te bereiken en te betrekken. Er zijn allerlei factoren die daar invloed op hebben waar je niet altijd controle over hebt. Denk bijvoorbeeld aan het onderwerp waar je mensen bij wil betrekken; niet ieder onderwerp zal even interessant zijn. Ook de beschikbaarheid van tijd en geld om mensen te bereiken is vaak beperkt.

Maar gelukkig zijn er ook veel dingen waar je wel invloed op hebt. In dit artikel deel ik mijn ervaringen met het begeleiden van meer dan 100 participatietrajecten.

Dit artikel is een samenvatting van manieren om interactie te stimuleren. Alle inzichten zijn gebaseerd op praktijkervaring bij gemeenten, woningcorporaties en bedrijven die Argu hebben ingezet om een doelgroep te betrekken bij beleidsvorming.

1: Prikkelende content

Het uitwerken van content is de eerste stap van een participatietraject. Er moeten eerst een paar keuzes worden gemaakt:

  • Wat willen we precies weten van mensen?

  • Willen we draagvlak meten voor een specifiek voorstel?

  • Willen we (nieuwe) ideeën verzamelen?

  • Willen we mensen laten kiezen uit enkele scenario's / oplossingen?

  • Wat wordt precies onze vraagstelling?

  • Zorg dat de vraag duidelijk maakt wat je van mensen nodig hebt

  • Welke kaders / randvoorwaarden geven we mee?

  • Waaraan moet een voorstel / idee voldoen?

  • Wat is mogelijk en wat niet?

Als deze vragen beantwoord zijn, weet je een stuk beter hoe je het participatietraject kunt inrichten. Je hebt een duidelijke vraag of stelling (of combinatie) geformuleerd waarbij je mensen genoeg achtergrondinformatie en randvoorwaarden geeft. Zo is de kans dat je nuttige input gaat verzamelen het grootst.

What's in it for me?

Bij het schrijven van content is het cruciaal om je te verplaatsen in de online deelnemer. Die denkt in principe alleen aan zichzelf. Het is daarom noodzakelijk om in ieder stuk content de waarde voor de gebruiker duidelijk te maken. Kan de deelnemer binnen twee seconde zien wat hij er aan heeft? Dan is de kans het grootst dat mensen zullen interacteren.

Ieder stuk content? Denk aan:

  • De titel van de uitnodiging in een brief, in een Facebook-bericht, op een poster, de onderwerpregel van een e-mailuitnodiging etc.;

  • De titel van het vraagstuk;

  • De toelichting van het vraagstuk.

Tips voor titels van uitnodigingen / promotie-uitingen

De titel van een uitnodiging is het eerste contactpunt met de doelgroep. Met een brief, e-mail of Facebook-bericht nodig je mensen bijvoorbeeld uit om deel te nemen op je platform. In de praktijk is de valkuil dat je de titel van de uitnodiging te algemeen houdt. Enkele voorbeelden:

Nee: "Denk mee op ons platform!"

Hier wordt geredeneerd vanuit het perspectief van de organisatie. Die weet dat er allerlei interessante content op het platform staat. Maar de deelnemer weet dat nog niet. Daardoor is de kans groot dat die op dit moment afhaakt.

Ja: "Wil jij dat er een nieuwe snelweg komt?"

In deze zin is direct duidelijk waar het om draait en wat er van de deelnemer verlangd wordt: er wordt gevraagd om zijn mening. De kans dat er wordt geklikt is groot.

Nee: "Wat moet er in het nieuwe beleidsplan komen?"

Hier wordt geredeneerd vanuit het perspectief van de organisatie. Die weet wat beleidsplannen zijn, welke onderwerpen er in voorkomen en hoe belangrijk een goed beleidsplan is. Maar de gemiddelde deelnemer vindt dit een abstracte vraag en het kost teveel moeite om in deze context met een goed idee te komen.

Ja: "Hoe moeten we €50.000 besteden aan sociale diensten?"

Ook hier maak je direct duidelijk wat er wordt gevraagd. Ook maak je duidelijk welke invloed mensen kunnen uitoefenen; ze mogen een budget verdelen. Vaak twijfelen organisaties of ze zo specifiek moeten zijn in een uitnodiging als mensen kunnen meedenken over verschillende onderwerpen. Want het draait dan niet alleen om het budget. Maar op dit moment is het vooral belangrijk dat mensen op de uitnodiging ingaan. Anders zullen ze überhaupt niet deelnemen aan de rest van de vraagstukken.

"Follow the herd"

"Niemand loopt een lege kroeg binnen." Deze uitspraak maakt duidelijk wat het effect is van kuddegedrag bij participatietrajecten. Er zijn een paar trucs om hier gebruik van te maken:

  • Begin zelf met content plaatsen. Zo geef je het goede voorbeeld en lok je reacties van mensen uit;

  • Vraag eerst de meest betrokken mensen om te reageren;

  • Nodig de rest van de mensen in tranches uit: op de eerste dag een derde, twee dagen later nog een derde en vier dagen later de rest. Zo komt in ieder geval tweederde van de groep op een levendig platform terecht, waardoor de kans groot is dat ze gaan reageren op de content.

Begin zelf met content

Als je een vraagstuk plaatst op een platform, hoop je dat mensen met creatieve en concrete oplossingen komen. Maar waarom zouden mensen dat helemaal zelf moeten bedenken? Je kunt participatie een stuk laagdrempeliger maken door zelf ideeën te plaatsen onder je vraagstuk. Deelnemers kunnen daar namelijk heel eenvoudig op reageren. Ook inspireert het om met (betere) ideeën te komen. Wees niet bang voor sturing van de dialoog. Geef duidelijk aan dat het een voorbeeld idee is, en onderbouw het idee met feiten. En vraag natuurlijk expliciet of mensen betere ideeën hebben.

Sorteer je doelgroep op betrokkenheid en bereikbaarheid

Het is belangrijk om hier rekening mee te houden in de planning van je traject. Sorteer de doelgroep op betrokkenheid en op bereikbaarheid. Je kunt het uitnodigen van de doelgroep het best spreiden over een aantal dagen.

Voorbeeldsituatie:

  • Je doelgroep bestaat uit 5.000 wijkbewoners die mogen meepraten over speeltuinen;

  • 15 mensen hebben per e-mail geklaagd over de speeltuinen in de wijk;

  • 200 mensen hebben in een enquête aangegeven dat ze nieuwe speeltuinen willen;

  • Via de wijkraad / wijkbeheerder kun je 600 actieve bewoners bereiken per e-mail.

In dit geval kun je ervoor kiezen om alle wijkbewoners een brief te sturen met een link naar je online platform. Het is echter slimmer om eerst de meest betrokken mensen uit te nodigen per mail. Op maandag stuur je de 15 mensen die hebben geklaagd een mailtje met de vraag of ze goede ideeën hebben voor verbetering. Ook stuur je via de wijkraad 200 mails, op dinsdag nog 200, woensdag de laatste 200. Zo voorkom je dat 615 mensen ongeveer tegelijk op een leeg platform terecht komen. Dat nodigt namelijk niet uit om deel te nemen. Hoe meer content van de doelgroep al op het platform staat, hoe groter de kans dat mensen gaan interacteren.

Vervolgens ga je de rest van de doelgroep proberen te bereiken, bijvoorbeeld via Facebook, LinkedIn, een lokaal krantje etc. Zij zijn waarschijnlijk iets minder betrokken bij het onderwerp. Maar als ze het platform bezoeken, zien ze daar al veel content staan en is de kans groter dat ze daar op reageren dan wanneer ze op een leeg platform terecht komen.

Creëer urgentie door deadlines

De simpelste truc om interactie te bevorderen is het gebruik van deadlines.

"U heeft nog zeven dagen om te reageren op dit voorstel"

Tips om hier gebruik van te maken:

Geef tussentijdse updates

  • Staat je online participatietraject 30 dagen open? Stuur dan halverwege een update naar alle deelnemers.

"Hartelijk dank voor alle bijdragen tot nu toe! Er zijn al 32 ideeën ingediend en ruim 300 mensen hebben gestemd en gereageerd. Staat uw idee er al tussen? En heeft uw idee al genoeg stemmen? Deel uw idee via social media en vraag of mensen er op stemmen."

  • Vlak voor het einde van het traject kun je een vergelijkbare update sturen.

"Hartelijk dank voor alle bijdragen tot nu toe! Nog drie dagen om te stemmen en reageren! Deel uw idee via social media of e-mail en vraag of mensen er op stemmen."

Ook kun je deze teksten gebruiken in promotie-uitingen. Roep mensen bijvoorbeeld via Facebook op om te reageren.

"Nog drie dagen om te reageren op de ideeën voor het nieuwe kruispunt!"

2: Laagdrempeligheid

Een van de grootste kansen van online participatie is de mogelijkheid om de input van duizenden mensen te verzamelen en te structureren. Deelnemen aan een online traject kan een stuk simpeler zijn dan deelnemen aan een fysiek gesprek op het gemeentehuis. Maar met alleen een online platform ben je er nog niet. Hier volgen een aantal tips waarmee je deelname laagdrempeliger kunt maken.

Minimaliseer contactpunten

Vanaf het moment dat je de aandacht van de doelgroep hebt, neemt de kans op interactie bij elke muisklik af tot de daadwerkelijke interactie.

  • Probeer mensen zo snel mogelijk te laten interacteren vanaf het eerste contactmoment.

  • Laat landingspagina's achterwege. Landingspagina's lijken handig om de deelnemer te informeren over de context. Maar dit zorgt voor vertraging en extra kliks totdat mensen kunnen interacteren. Ook schrikt een grote lap tekst af.

  • Laat mensen interacteren, en daarna pas registreren. De kans is namelijk klein dat mensen zich eerst registreren voordat ze weten waarvoor.

  • Houd focus vast in de content waar je mensen op wil laten reageren. Gebruik zo min mogelijk links naar externe pagina's.

Minder tekst is vaak beter

  • Schrijf kernachtige teksten.

  • Vermijd jargon en beeldspraak.

  • Geef alleen korte voorbeelden als het echt nodig is.

Knip content op

Bij complexe thema's moet je vaak het een en ander uitleggen. Een truc om het toch toegankelijk te houden is door de vraag toch simpel te houden en in de toelichting te verwijzen naar een bijlage. Slechts een klein deel van de deelnemers zal de bijlage openen maar er zal toch meer interactie plaatsvinden. Lange teksten schrikken af waardoor mensen überhaupt niet deelnemen.

Één thema per keer

Als je deelnemers probeert de werven moet je een simpele boodschap hebben. Probeer het bij één thema te houden. Het kan verleidelijk zijn om mensen uit te nodigen voor het platform, waar meerdere onderwerpen staan. Maar het werkt beter om mensen uit te nodigen voor iets specifieks. Je kunt bijvoorbeeld een themapagina inrichten op je platform. Als je toch meerdere onderwerpen hebt, nodig mensen dan bijvoorbeeld een week later uit voor het volgende thema.

Openbaar platform

Hoewel er goede argumenten zijn om een participatieplatform niet openbaar te maken, heeft een openbaar platform de meeste kans om gebruikt te worden.

  • Mensen kunnen het platform vinden via zoekmachines.

  • Je kunt de content van het platform zien voordat je je registreert.

  • Je kunt de link naar het platform delen via verschillende kanalen.

  • Gebruikers van het platform kunnen de link delen met hun eigen netwerk.

Lees hier meer over een open of een gesloten participatietraject.

3: Promoot via de juiste kanalen

Als je een online platform inricht voor een participatietraject met interessante content ben je er nog niet. Mensen weten niet van het bestaan af en moeten een duidelijke reden hebben om deel te nemen. Daarvoor heb je promotie nodig. En helaas is dat een onderdeel waar men vaak te weinig tijd en geld aan besteedt. Waarschijnlijk ligt dat aan de volgende gedachten:

  • Promotie kost geld. Los van eventuele advertentiekosten, moet je er veel tijd in steken

  • Angst voor teveel reacties

  • Dit blijkt in de praktijk echter nooit te gebeuren.

  • "We kijken wel even hoeveel reacties er komen. Als het tegenvalt kunnen we volgende week nog wel wat meer aan promotie doen."

  • Promotie moet vanaf het begin goed geregeld zijn. Het lukt bijna nooit om last-minute nog een goede promotiecampagne op te zetten.

Er zijn ontzettend veel kanalen en variaties op kanalen te bedenken. De meest voorkomende:

  • Heb je e-mailadressen van je doelgroep? Dan is dit de makkelijkste en goedkoopste manier om mensen te bereiken.

  • Organiseer je een fysieke bijeenkomst? Nodig mensen dan alvast uit voor het online traject.

  • Brieven sturen kan effectief zijn maar postzegels zijn prijzig.

  • Plaats een banner op je eigen website met een directe link naar je online traject.

  • Persberichten zijn goedkoop om te schrijven en verspreiden. Dit kan eenvoudig worden opgepikt in lokale media.

  • Heeft je organisatie een Facebook-pagina? Deel dan de link naar je online traject.

  • Facebook-advertenties kunnen heel effectief zijn om grote groepen mensen te bereiken. Ook kun je specifieke doelgroepen bereiken waarvan je verwacht dat ze anders ondervertegenwoordigd zullen zijn in je traject.

  • LinkedIn werkt vergelijkbaar met Facebook. De doelgroep en toon is echter zakelijk en past dus bijvoorbeeld goed bij een traject over lokale ondernemers.

  • Posters drukken met een link naar je traject kan goed werken op wijkniveau.

  • Als je een webcareteam hebt, kan webcare mensen doorverwijzen naar het online traject.

Maar wat is de juiste mix? Dat is voor iedere organisatie en ieder onderwerp weer anders. Je kunt op verschillende manieren redeneren.

  • Laag budget? Begin met de goedkoopste opties. Nodig mensen bijvoorbeeld uit voor via Facebook, schrijf een persbericht, plaats een banner, stuur e-mails.

  • Weinig tijd? Dan werkt een prijsvraag die je verloot onder de deelnemers goed in combinatie met een Facebook-advertentie.

  • Wil je een heel specifieke groep bereiken? Dan kan een brief een goede optie zijn.

  • Vaak angst voor teveel reacties.

  • Vaak insteek om eerst te kijken wat er gebeurt met te lage inzet van middelen.

4: Incentives

Naast goede content en promotie kan een incentive mensen stimuleren om deel te nemen, of bepaalde acties te verrichten. Door een prijsvraag te combineren met een goede promotiecampagne, kun je interactie enorm stimuleren. Er zijn verschillende incentives:

Prijs verloten onder de deelnemers

Met deze incentive stimuleer je algemene deelname. Dit werkt het best in combinatie met een social media advertentie.

Prijs voor het idee met de meeste stemmen

Dit zorgt ervoor dat gebruikers zelf reclame gaan maken voor hun content. Dit werkt goed als organisaties met een achterban baat hebben bij het idee. Zij zullen hun achterban vragen om te stemmen. Deze incentive is het meest effectief als er een keuze gemaakt moet worden tussen (enkele) populaire ideeën.

Prijs voor de beste reactie (jury oordeel)

Dit stimuleert discussie en feedback op ingediende ideeën. Dit is het meest effectief om een gewogen keuze te maken tussen enkele voorstellen. Het kan wel wat tijd kosten om een jury te vinden en te laten oordelen.

Hoe hoog moet de prijs zijn?

Ook is er op deze vraag helaas geen generiek antwoord. Het hangt af van het onderwerp, van de doelgroep en van hoe eenvoudig je de doelgroep kunt bereiken. Uiteraard zal de kans op interactie toenemen naarmate de prijs hoger is. Los van geldprijzen is er natuurlijk ook intrinsieke motivatie en zijn er doelen die niet in geld uit te drukken zijn. In sommige situaties zal het bijvoorbeeld waardevoller zijn om een gesprek met de burgemeester te winnen dan €125,-. Kortom, de prijs moet passen bij de context. Zo ga je bijvoorbeeld geen VVV-bonnen verloten onder bestuursleden van een multinational.

5: Doe zelf mee

Stel je voor dat je deelneemt aan een inspraakavond. Er staat een podium en er liggen een paar briefjes met vragen. Je krijgt de gelegenheid om te reageren op stellingen of zelf je ideeën te pitchen. Nadat je je verhaal hebt gedaan reageert niemand. Dat zou vreemd zijn toch? Je verwacht een dialoog. Online is dat niet anders.

Door je als organisatie te mengen in de dialoog kun je de interactie stimuleren. En - niet geheel onbelangrijk - versterk je het gevoel dat er naar mensen geluisterd wordt.

Deel je eigen ideeën

Als je een vraagstelling plaatst op een online platform is het slim om daar als organisatie al enkele ideeën onder te plaatsen. Je geeft daarmee namelijk het goede voorbeeld, mensen kunnen inhaken op je ideeën en je maakt het eenvoudiger om te participeren. Mensen kunnen bijvoorbeeld voor of tegen je idee stemmen, in plaats van dat ze zelf tekst moeten typen.

Geef updates

Door periodiek updates te geven geef je mensen het gevoel dat er naar ze geluisterd wordt en dat er iets gebeurt met hun input. In een update kun je ook onduidelijkheden wegnemen die zijn ontstaan tijdens de dialoog. Door de dialoog te voeden met feiten, kunnen betere ideeën ontstaan.

Vraag door

Als mensen hun ideeën delen, kan het lonen om door te vragen. Helaas is namelijk niet ieder idee even concreet. Doorvragen helpt om feiten boven tafel te krijgen en een voorstel aan te scherpen. Ook kun je zelf nieuwe feiten of achtergrondinformatie toevoegen aan de dialoog. Ook geeft doorvragen - wederom - het gevoel dat er naar je geluisterd wordt.

6: Vertrouwen

Een echte dooddoener - maar alles begint met vertrouwen. Zeker als je een online platform lanceert weten mensen niet niet helemaal wat ze kunnen verwachten. Daar kun je in het begin ook weinig aan doen. Sommige mensen hebben aanvankelijk veel of juist weinig vertrouwen. Het vertrouwen in het platform en je organisatie kun je versterken gedurende een participatietraject.

Maak je beloften waar

Laat mensen weten wat de vervolgstappen zijn in een proces. Laat mensen weten wat er met hun input gebeurt. Deelnemers voelen zich daardoor serieus genomen en daardoor neemt de kans toe dat ze bij een volgend onderwerp weer meedoen.

Wees voorzichtig met censuur

Censureren kan snel leiden tot wantrouwen. Door censuur durven mensen ook minder kritisch te zijn, wat op lange termijn gevaarlijk kan zijn. Als organisatie kun je dan tijdens een traject denken dat bijna iedereen het met je eens is. Maanden later, nadat het nieuwe beleid van kracht is gegaan, druppelen de klachten binnen en blijkt dat veel mensen het er toch niet mee eens zijn. Feedback is erg nuttig bij het vormen van beleid, dus omarm kritiek.

Verwijder alleen racistische, haatzaaiende en tot geweld aanzettende content. Het kan pijnlijk voelen om beledigingen te krijgen, maar censureren is nooit de oplossing. Ga uit van de kracht van een transparante dialoog.

Lees meer

Argu lanceert OpenBesluitvorming.nl

Argu
Dinsdag, 31 December 2019

Argu lanceert OpenBesluitvorming.nl; een web app waarmee door vergaderstukken van meer dan 120 gemeenten en provincies kan worden gezocht.

Achtergrond

In 2014 begonnen we ons e-participatie platform Argu, met het doel om mensen te betrekken bij besluitvorming. We werkten met diverse overheden en lanceerden online discussies waar mensen ideeën konden delen, discussie voerden en stemden over thema's. Hoewel burgerparticipatie op deze manier vaak goed werkt, mist er een belangrijk onderdeel: de daadwerkelijke besluitvormingsprocessen. De agendapunten, documenten en moties die door een gemeenteraad worden behandeld zijn de feitelijke kern van besluitvorming en zouden daarom ook net zo goed interactief moeten zijn voor burgers. Het is daarom al een tijd onze wens om burgerparticipatie en raadsinformatie samen te brengen. De eerste stap om dit te realiseren, is het samenbrengen en het standaardiseren van raadsinformatie, zodat er op één punt, met één standaard kan worden gezocht door alle vergaderstukken.

Open Data

De Open State Foundation was begonnen met Open Raadsinformatie. Wij raakten daar vroeg bij betrokken, en werkten sindsdien in opdracht van VNG Realisatie als software ontwikkelaars aan de zoekmachine en de API. We hielpen met het opschalen van zes naar meer dan 120 gemeenten, en later zijn daar ook zes provincies bij gekomen. Op dit moment stellen we meer dan een miljoen documenten beschikbaar via de API. Deze dataset blijft groeien, elke nacht komen er honderden nieuwe documenten bij. Alle informatie die is verzameld, is gratis te gebruiken middels de linked data API. Al deze open informatie maakt het eenvoudiger voor journalisten, ambtenaren en burgers om de overheid te volgen en controleren.

Alle software die we voor dit project hebben ontwikkeld staat open source op GitHub. Het is een technisch uitdagend project, omdat de informatie uit verschillende bronnen (vergadersystemen / raadsinformatiestystemen) moet komen die allemaal op een andere manier werken.

Bezoek OpenBesluitvorming.nl om vergaderstukken vanaf het jaar 2000 van meer dan 127 overheden te doorzoeken.

Van PDF naar verrijkte text

Nederlandse gemeenten produceren een hoop informatie. Ze gebruiken allemaal een raadsinformatiesysteem om vergaderingen, documenten, moties en rapportages te organiseren en te publiceren. Er zijn echter verschillende raadsinformatiesystemen beschikbaar die allemaal anders werken en een eigen informatiemodel hebben. Daarnaast zijn de meeste stukken en documenten opgeslagen in PDF formaat, en vaak niet publiekelijk toegankelijk beschikbaar. Doordat wij toegang hebben tot al deze systemen, kunnen wij alles samenbrengen in een altijd publiek beschikbare centrale dataset.

De meest interessante informatie zit in PDF bestanden verborgen en kan niet worden doorzocht. Door de teksten uit al deze miljoenen PDF bestanden te extraheren, hebben we al deze teksten voor het eerst doorzoekbaar gemaakt. We slaan de bestanden op voor caching in Google Cloud Storage, samen met de bronnen en metadata. Daardoor kunnen we altijd een specifieke versie terughalen of zien wat er is gewijzigd tussen versies. Daarnaast hebben we twee zogeheten 'enrichers' die de informatie verrijken:

  • Thema herkenning: een machine-learning classifier gemaakt door de Open State Foundation. Geeft relevantie scores van een document op basis van een set gespecificeerde thema's waaronder: Economie, Veiligheid en Onderwijs.

  • Locatie herkenning: gebaseerd op het project LocLinkVis van onder andere Alex Olieman en de Universiteit van Amsterdam. Het zoekt straten en locaties in document teksten en koppelt het aan de geografische coördinaten van een buurt of wijk.

Deze enrichers zorgen dat alle gebruikers van Open Raadsinformatie kunnen filteren op thema tags en kunnen zoeken welke documenten er binnen een geografisch gebied vallen.

Hergebruikers

Er zijn op dit moment al verschillende applicaties die gebruik maken van de vrij beschikbare data via de API:

OpenBesluitvorming.nl

Deze zoekapplicatie ondersteunt het zoeken op locatie met een kaart, heeft diverse filter opties, kan PDFjes weergeven in de browser en ondersteunt het vinden van definities door tekst in PDFjes te selecteren. Bekijk de broncode hier.

openbesluitvorming.nl

RaadsTalk.nl

VNG heeft ons gevraagd om de webapplicatie RaadsTalk te bouwen, waarmee te zien is welke woorden er per maand trending zijn in gemeenten. De app is als widget toe te voegen binnen je eigen website. Bekijk voor meer informatie de broncode en technische uitleg.

raadstalk.nl

Waaroverheid.nl

WaarOverheid toont documenten die een locatie bevatten in jouw buurt of wijk. Op een kaart kun je tussen buurten navigeren om documenten in de daargelegen straten te vinden. De technologie voor deze app wordt ook gebruikt voor het locatie zoeken binnen OpenBesluitvorming.nl.

waaroverheid.nl

1848.nl

1848 verzamelt politieke informatie en nieuws van verschillende bronnen. Door te zoeken en notificaties te ontvangen kan je zo op de hoogte blijven van ontwikkelingen in besluitvorming.

1848.nl

Nu en de toekomst

Het begon allemaal met Open Raadsinformatie, maar het project bevat al lang niet enkel raadsinformatie meer. De scope van het project is verbreed naar provinciale data en binnenkort wordt ook nationale data toegevoegd. Op dit moment werken we samen met De Tweede Kamer der Staten-Generaal om hun nieuwe API in het project te integreren. Daarnaast werken we aan de integratie met het Argu platform zelf, zodat de vergaderstukken kunnen worden gekoppeld aan inspraak van bewoners.

PDF als bottleneck - gestructureerde data als oplossing

Zoeken door documenten is leuk en handig, maar er is in theorie veel meer mogelijk. We zouden profielen kunnen maken van politici, waar te zien is hoe ze gestemd hebben. We zouden kunnen tonen wie welke moties heeft ingediend. We zouden burgers automatisch op de hoogte kunnen houden over het verloop van zaken via mail.

Helaas kan dit met de huidige data nog niet. Het probleem is dat er nog veel te veel gebruik wordt gemaakt van PDF als format. Hoewel PDFjes handig zijn voor printen, bevat het vaak erg weinig gestructureerde data, waardoor computers er niets mee kunnen (op weergeven na dan). Zo staat er onder een motie misschien de naam van de indieners, maar staat dit niet in de data beschreven. Ook zijn stemmingen vaak met pen genoteerd en ingescand, in plaats van in een machineleesbaar format opgeslagen.

Om meer te kunnen doen met open data, moet het anders worden aangemaakt. De software die wordt gebruikt om de vergaderingen aan te maken zal op een andere manier informatie moeten opslaan - in datavelden, niet in documenten. Ook moeten we werken aan het standaardiseren van de manier waarop de informatie zelf word gestructureerd. Gelukkig is VNG hier goed mee op weg.

Doe mee!

Open Besluitvorming is mogelijk gemaakt dankzij het werk van vele gemeenten, provincies, de VNG en de Open State Foundation. Door nieuwe gemeenten en provincies toe te voegen hopen we nog meer impact te maken. Als u een gemeente vertegenwoordigt en deel zou willen nemen, kunt u dit formulier in vullen. Meedoen als gemeente aan het project is kosteloos, meer informatie over deelname en het project kunt u hier vinden. Provincies of waterschappen kunnen mailen naar joep@argu.co.

Lees meer

Hoe zorg je voor duurzame participatie?

Michiel van den Ingh
Maandag, 08 Juli 2019

Veel gemeenten zien participatietrajecten als losstaande onderwerpen waar mensen bij betrokken moeten worden. Het risico van deze aanpak zit 'em in de vervolgstappen. Als je niets doet met de input (geen besluit neemt of niet terugkoppelt), stel je de enthousiastelingen teleur en zullen ze de volgende keer niet meer meedoen.

Als mensen één of twee keer hebben bijgedragen aan een project waar vervolgens niets mee is gebeurd, neemt het enthousiasme af en moet je per project steeds meer moeite doen om mensen te betrekken.

Dit fenomeen wordt bij gebruikers van enquête tools ook wel "enquête-moeheid" genoemd. Na vijf enquêtes invullen hebben mensen er geen zin meer in omdat men meestal niet te horen krijgt wat er met de input gebeurt.

Early adopters goed behandelen

In onderstaande grafiek wordt weergegeven hoe grote groepen mensen reageren op innovatie. Wanneer een nieuwe dienst wordt geïntroduceerd, in dit geval een e-participatietool, kennen weinig mensen de werkwijze. Een klein deel van de doelgroep zal interesse tonen. Dat zijn de "innovators & early adopters". Pas als het succes is bewezen volgt de "early and late majority" en als laatste zijn ook de "laggards" overtuigd.

(Bron: Timeline.com)

Bedenk wat er gebeurt als je een participatietraject start en mensen gaat uitnodigen om mee te denken over gemeentebeleid. De "innovators and early adopters" vinden het interessant en doen mee. Maar het grootste deel van de mensen kijkt nog de kat uit de boom.

Stel je voor wat innovators en early adopters doen als ze na weken / maanden niets meer horen van de gemeente. Het enthousiasme van die mensen, dat ze mee mogen denken met het gemeentebestuur verdwijnt snel. Die mensen zie je de volgende keer niet meer terug. Bij het volgende project waarbij je mensen online wil betrekken doen deze mensen niet meer mee. Ze zien de waarde niet meer in omdat ze weten dat er toch niets met hun input gebeurt.

Als je kiest voor e-participatie, zorg er dan voor dat je de early adopters goed behandelt. Zij zullen het touw voor je gaan trekken om de rest van de inwoners mee te trekken naar deze vorm van participatie.

Welke insteek zorgt voor een duurzaam voordeel?

Er zijn een aantal e-participatieplatforms die focussen op het "ideeën verzamelen principe" en minder op besluitvorming. Dat is logisch omdat een "ideeënbus" simpel en laagdrempelig is. Vervolgens zet je een simpele promotiecampagne op door veel online te adverteren. Binnen no-time heb je duizend of meer reacties verzameld.

Maar wat gebeurt er dan? Gaan wethouders of raadsleden reageren op alle ideeën? Nemen ze een besluit op basis van de ideeën van deelnemers? Argu ziet deze laatste stappen als cruciaal om duurzame participatie mogelijk te maken. Het platform is daarom ook gefocust op structuur aanbrengen in de ideeën, meningen, argumenten en stemmen van deelnemers. Zo ontstaat een simpel overzicht van de probleemstelling, de ideeën waar het meest op is gestemd en de meest relevante argumenten per idee. Bestuurders kunnen zo eenvoudiger een besluit nemen en dat plaatsen op Argu.

Slimme gemeenten beseffen dat je strategisch om moet gaan met participatie. Als je investeert in de lange termijn zul je daar later de vruchten van plukken.

Klinkt het niet als de droom van iedere gemeente? Een community opbouwen van geïnformeerde inwoners die online meedenken met beleid. Voor ieder participatietraject kun je duizenden inwoners bereiken en inhoudelijk met ze in gesprek gaan. Je hoeft niet steeds weer een project op te zetten, mensen uit te nodigen, brieven te versturen etc.

De gemeente Hollands Kroon heeft die situatie bereikt. Op dit moment beheren zij een Argu community met meer dan 8.200 leden. Dat is op een gemeente met 47.585 inwoners ruim 17% van de bevolking. Ter vergelijking, hun actief beheerde Facebookpagina heeft nu 3.464 leden (7%).

Wat tot dat succes heeft geleid is de keuze voor online participatietrajecten waarbij een besluit genomen wordt in plaats van louter ideeën verzamelen. Na het sluiten van de online discussies is bij vijf van de zes discussies een besluit genomen door de gemeenteraad ofwel een projectleider. Inwoners hebben zo keer op keer gezien dat er écht iets is gebeurd met hun input.

Lees meer

Hoe zorg je ervoor dat jouw organisatie participatie omarmt?

Michiel van den Ingh
Dinsdag, 26 Maart 2019

Voor veel organisaties is inspraak en participatie van de doelgroep belangrijk. Gemeenten hebben de afgelopen jaren bijvoorbeeld veel geëxperimenteerd met verschillende vormen van participatie. In de praktijk blijkt het vaak lastig om ook de eigen organisatie te betrekken bij participatietrajecten. En dat kan nadelige gevolgen hebben voor een participatietraject, en de trajecten die volgen.

Een attitude is grotendeels aangeleerd en het kan moeilijk zijn om die te veranderen. Hieronder staat een overzicht van tegenstellingen. Bedenk welke houding het beste past bij een organisatie die participatie centraal stelt.

Maar wat nou als jouw organisatie niet of nauwelijks matcht met deze attitudes? Hoe zorg je ervoor dat jouw organisatie de gewenste attitudes overneemt?

Veel voorkomende oorzaken voor de huidige attitude:

  • De meeste dingen werken prima zoals ze nu doen;

  • Men weet niet wat de alternatieven zijn;

  • Angst voor verandering;

  • Angst voor falen;

  • Formaliteiten.

Tips om een nieuwe attitude aan te leren

  • Neem de tijd. Attitude zit vaak diep verweven in de cultuur van een organisatie en verander je meestal niet binnen een jaar. Wees tevreden met kleine stapjes die je in het begin zet.

  • Maak tastbaar wat de verandering kan opleveren

  • Haal goede voorbeelden van andere organisaties aan. Zo zien medewerkers beter wat ze kunnen bereiken.

  • Benadruk de voordelen van meer betrokkenheid van je doelgroep.

  • Begin van bovenaf. Als bestuur kun je de hele organisatie aanspreken om duidelijk te maken waar je voor staat. Je kunt bijvoorbeeld een manifest of een visie opstellen en delen in je organisatie.

  • Een voorbeeld hiervan is het Lokaal Democratisch Akkoord, ontworpen door de Democratic Challenge (BZK, VNG)

  • Goed voorbeeld doet volgen. Een kleine succesvolle verandering kan aanzetten tot meer verandering. Wanneer je een succesvol participatietraject hebt afgerond, zullen meer collega's geïnteresseerd raken in de mogelijkheden. Er is een voorbeeld geschept, wat het minder eng maakt om een tweede traject op touw te zetten.

Lees meer

Online huurdersparticipatie bij Thuisvester

Michiel van den Ingh
Woensdag, 27 Maart 2019

In september 2018 vroeg woningcorporatie Thuisvester haar huurders om initiatieven te bedenken in de wijk. In plaats van dit via de traditionele communicatiemiddelen (bijvoorbeeld krant, folders) te doen, is er gekozen voor online participatie, om zo een bredere groep te betrekken en het besluitvormingsproces transparant te maken. De corporatie stelde namelijk een budget beschikbaar voor ondersteuning van initiatieven in de wijk.

Via een oproep in de maandelijkse digitale nieuwsbrief en via de website, facebook en twitter, van Thuisvester werden huurders gevraagd om mee te denken over initiatieven in de wijk. Er werd een pakkende titel gekozen:"Hoe zou u €1.000 besteden?"

Voorwaarden

Thuisvester stelde een paar voorwaarden. Zo moest het initiatief zoveel mogelijk nut hebben voor huidige, en het liefst ook toekomstige bewoners. Ook was het belangrijk dat minimaal 20 mensen stemden op een initiatief. Naast het waarborgen van een democratisch proces had dit nog een ander voordeel: mensen met initiatieven werden zo aangespoord om buurtbewoners aan te spreken om op hun idee te stemmen, waardoor er meer interactie ontstond.

Resultaten

Op het online platform hebben 242 huurders deelgenomen. Samen plaatsten zij 46 ideeën. Na een maand sloot de discussie en plaatste Thuisvester een update, die automatisch wordt verzonden aan alle deelnemers. Er werd gekozen voor een financiële bijdrage voor het Halloweenfeest en hulp bij contact leggen met de gemeente voor het creëren van een openbare fitnessplek in Oosterhout.

Hoe werkt het?

Op Argu kun je discussies starten aan de hand van een Uitdaging of een Idee. Een Uitdaging is een vraagstuk waarin achtergrondinformatie en voorwaarden worden gegeven. Vervolgens roep je mensen op om met goede ideeën te komen. Daar kunnen mensen op stemmen en reageren. Zo zie je duidelijk wat het probleem is en wat de mogelijk oplossingen daarvoor zijn. Die staan gesorteerd op draagvlak en per idee zijn de belangrijkste argumenten voor en tegen zichtbaar. Zo kun je als organisatie betere beslissingen nemen, op een transparante en democratische manier.

Vervolg

Thuisvester heeft de winnaar van de VVV-bon bekendgemaakt en contact opgenomen met de indieners van de initiatieven. Aan het Halloweenfeest is een financiële bijdrage toegekend. Het online traject is nu gesloten maar blijft zichtbaar op de website. Zo kan iedereen teruglezen hoe het besluit tot stand is gekomen. Na een half jaar wordt dit traject herhaald.

Wil je ook ontdekken hoe online huurdersparticipatie werkt en hoe je een representatievere groep huurders kunt betrekken bij het verbeteren van beleid? Neem dan contact op!

Lees meer

Online participatie in Amsterdam

Michiel van den Ingh
Maandag, 07 Januari 2019

In oktober 2018 heeft de gemeente Amsterdam inwoners de mogelijkheid gegeven om online mee te denken over verbetering van het bed & breakfast-beleid in de stad. Het is een complex thema en daarom was het belangrijk om discussie te voeren met zoveel mogelijk betrokkenen. De gemeente koos ervoor om Argu in te zetten om verschillende vraagstukken en oplossingen uiteen te zetten, waarbij inwoners konden stemmen, reageren en zelf ideeën delen met de gemeente.

Samengevat:

  • Er zijn drie discussies gevoerd
  • Er zijn in totaal 102 ideeën ingediend
  • 3.732 mensen hebben de pagina bezocht
  • 478 geregistreerde deelnemers
  • De online deelnemers zijn uitgenodigd om een stadsdialoogavond bij te wonen

Waar was de gemeente naar op zoek?

Op dat moment was er alleen een meldplicht voor mensen die een B&B wilden beginnen maar het stadsbestuur wilde een vergunningsysteem invoeren voor B&B's. Maar wat komt daar allemaal bij kijken? Wat vinden de B&B-houders en wat vinden andere inwoners van de stad?

Waarom op Argu?

Ter aanvulling op het stadsgesprek dat in december zou plaatsvinden wilde de gemeente meer mensen betrekken via online kanalen. De B&B's zijn bijvoorbeeld goed verenigd en hebben zich verdiept in de materie. Veel inwoners weten echter niet zo goed wat een B&B precies is en wat daar allemaal bij komt kijken. Door drie uitdagingen te plaatsen op een discussieforum, konden Amsterdammers hun ideeën, argumenten en meningen delen over B&B-beleid.

  • Op welke manier kan Amsterdam het aantal bed & breakfasts in de stad reguleren?
  • Aan welke regels moeten B&B-houders zich houden?
  • Heeft u nog een ander goed idee over B&B?

Communicatiestrategie

Voor de lancering van het platform is de content van de drie te voeren discussies uitgewerkt op het forum. Samen met de beleidsadviseurs van de gemeente is nagedacht over de vraagstelling(en), de achtergrondinformatie die mensen moeten weten en welke doelgroepen we wilden bereiken.

We zijn begonnen met het uitnodigen van belangengroepen die de B&B-houders vertegenwoordigen. Zij hebben veel kennis en een uitgesproken mening over het thema. Door deze groepen per mail uit te nodigen, ontstond binnen een paar uur al een levendige discussie.

Een paar dagen later zijn ook andere inwoners uitgenodigd om deel te nemen aan de discussies. Het voordeel van deze volgorde is dat de mensen die het meest betrokken zijn bij het thema gelijk zorgen voor een goede start. Ze plaatsen ideeën en argumenten en spreken andere mensen aan op definitiekwesties. Andere inwoners zullen gemiddeld genomen minder kennis hebben van het thema en zouden waarschijnlijk met minder ideeën komen als het forum nog leeg was aan het begin.

Inwoners werden via de gemeentewebsite geleid naar het discussieforum. Ook is er een item geweest op AT5, met een kort interview met de projectleider. In de laatste twee weken is er ook op verschillende social mediaplatforms verwezen naar het discussieforum.

De projectleider gaf aan tevreden te zijn met de resultaten. Er zijn waarschijnlijk veel meer mensen bereikt door deze werkwijze dan via een traditionele inspraakavond. Een deel van de mensen die online heeft meegedaan, heeft ook de fysieke bijeenkomst bijgewoond. Ook heeft de structuur van de pagina geleid tot meer duidelijkheid over de redenen voor of tegen ieder beleidsvoorstel.

Via deze link kun je de discussies over B&B-beleid bekijken.

Wil je meer weten over dit project? Neem contact op met Michiel van den Ingh via michiel@argu.co

Lees meer

8 Tips voor succesvolle online burgerparticipatie

Joep Meindertsma
Vrijdag, 13 Juli 2018

In de afgelopen jaren hebben we met Argu veel kunnen experimenteren met gemeenten om burgers te betrekken bij beleid en besluitvorming. Dat leidde tot wisselende resultaten. Zo hadden we in een pilot met Dordrecht slechts 216 gebruikers gewerfd. Aan de andere kant zijn er voorbeelden zoals de gemeente Hollands Kroon, die bijna vier keer kleiner is, waar meer dan 6000 gebruikers op Argu zijn geregistreerd.

Wat verklaart dit verschil? Het is de manier waarop een participatie instrument, zoals Argu, wordt ingezet. De belangrijkste lessen die wij hebben geleerd hebben we daarom op een rijtje gezet:

1. Zet de case centraal, niet de tool

Het vergroten van betrokkenheid wordt vaak gezien als een op zichzelf staand doel. Hierdoor kan men op zoek gaan naar een middel, zoals een online platform, zonder dat er een daadwerkelijke case is om dit middel aan te koppelen. Door het instrument centraal te stellen, krijg je een instrument dat moet vechten om relevantie.

Doe er alles aan om een participatie instrument te binden aan een bestaand traject waar daadwerkelijk beslissingsruimte is. Neem dit ook mee in de communicatie. Communiceer niet over het feit dat je een tool hebt aangeschaft, maar over de dingen waar inspraak over gewenst is. Nodig mensen niet uit voor een platform, maar voor een discussie over een prikkelend en relevant onderwerp.

2. Durf voor spannende onderwerpen te gaan

Onder de noemers van ‘pilots’ en ‘experimenten’ worden e-participatie tools helaas vaak ingezet voor kleine, relatief onbelangrijke thema’s. De grote en lastige onderwerpen worden vaak gemeden. Vaak worden dit soort keuzes gemaakt uit angst voor het onbekende. Voor onbelangrijke thema’s gaan mensen geen tijd investeren om mee te denken. Dan krijg je weinig reacties en daarmee teleurstelling in online participatie. Durf dus groot te denken en neem participatie (en daarmee de burger) serieus. Democratie gaat immers over daar waar wrijving is. Juist daarom is het zo belangrijk om controversiële, gevoelige en zware onderwerpen te koppelen aan participatietrajecten.

Voorbeeld van een spannend onderwerp: de gemeente Hollands Kroon liet haar inwoners online stemmen en discussie voeren over de nieuwe locatie voor een AZC.

3. Hoe concreter, hoe beter

Hoewel duurzaamheidsdoelstellingen en omgevingsvisies belangrijk zijn, kan het voor de burger lastig zijn om te voelen waarom dit zo is. De burger wil weten: wat verandert er voor mij? Maak vragen dus concreet en denk vanuit het perspectief van de burger. Sommige zaken zijn direct al concreet, zoals het wel of niet invoeren van een derde kliko of het wijzigen van een druk kruispunt, maar andere cases moet je zelf concreet maken. Probeer vage, generieke doelstellingen van een omgevingsvisie om te zetten in concrete wijzigingen in een gebied.

4. Wees niet te laat

Bij besluitvormingsprocessen geldt doorgaans: hoe verder in het traject, hoe kleiner de ruimte voor inspraak. Wanneer je pas op het laatste moment mensen de kans geeft om hun mening te uiten, krijg je meestal de meest negatieve geluiden: mensen kunnen dan namelijk niet veel meer doen dan gewoon tegen zijn. Vroeg mensen betrekken betekent dat ze minder snel teleurgesteld zijn en dat ze meer gevoel van eigenaarschap hebben door onderdeel uit te maken van de creatieve fase. Daarnaast zorgt vroeg betrekken ook dat je vroeg pijnpunten identificeert, wat grote en dure wijzigingen in een laat stadium voorkomt. Tenslotte zit jouw doelgroep waarschijnlijk vol met creatieve ideeën die bij zouden kunnen dragen aan een goede beslissing.

Laat je doelgroep dus vroeg meedenken; ruim voordat er volledig uitgewerkte beleidsvoorstellen liggen. Dat is even wennen, want je hebt waarschijnlijk zelf al een mening of voorkeur over wat een goed voorstel zou zijn. Misschien ben je bang dat er onmogelijke plannen komen, of kritiek op de plannen van jouw organisatie. Door vroeg een grotere groep mee te laten denken, krijg je inderdaad meer verschillende meningen en ideeën in het speelveld. Zie deze nieuwe ideeën en kritiek echter niet als een bedreiging, maar als een kans om jullie eigen visie te toetsen en te verrijken.

5. Schep heldere verwachtingen

Wanneer je mensen gaat vragen om inbreng, schep je daarmee direct verwachtingen en hoop. Te hoge verwachtingen zorgen voor teleurstelling, frustratie en wantrouwen. Zorg er dus voor dat deze verwachtingen realistisch zijn door in je communicatie de volgende vragen te beantwoorden:

  • Wat wordt er gedaan met de inspraak? Wordt het samengevat en voorgelegd aan de raad? Zijn de eventuele stemuitslagen bindend? Een voorbeeld van een heldere belofte is in Amsterdam West te vinden, waar iedere maand het meest omhoog gestemde idee wordt besproken in de raad.
  • Wat is er allemaal mogelijk en wat juist niet? Wat zijn de kaders waarbinnen de genomen besluiten moeten vallen? Juist door te suggereren dat alles kan en dat er naar alles wordt geluisterd, schep je onredelijk hoge verwachtingen. Hoewel dat op korte termijn misschien energie kan geven, zorgt een gebrek aan kaders later juist voor teleurstelling en afhakende, cynische burgers. Daarnaast kunnen kaders er ironisch genoeg juist voor zorgen dat de creativiteit wordt geprikkeld.
  • Zijn er al besluiten genomen? Zo niet, wie gaat ze dan nemen en wanneer? Maak gebruik van een planning met concrete datums.

6. Deel je kennis en overwegingen

Als overheid heb je ontzettend veel kennis die kan bijdragen aan opinievorming. Mogelijk heb je adviseurs bepaalde plannen laten doorrekenen, waardoor je inzicht hebt in de geprojecteerde kosten en geschatte impact op de omgeving. Als je inwoners mee wil laten denken, stemmen of discussie voeren over een beslissing, deel dan deze informatie. Wees niet bang dat het delen van informatie te sturend is en daardoor de neutraliteit van de overheid in geding brengt - een beetje sturing geven richting een goed geïnformeerde mening is juist belangrijk. Het verstrekken van weinig informatie maakt je als organisatie niet neutraler, maar het maakt je betrokkenen wel slechter geïnformeerd. Door kennis te delen maak je het voor iedereen eenvoudiger om een weloverwogen mening te kunnen vormen.

7. Denk als een verkoper

Het kan verleidelijk zijn om iets online te zetten en te hopen dat mensen vanzelf komen, maar de realiteit is anders: mensen bereiken is hard werken. We worden omringd door leuke filmpjes, foto’s van vrienden en nieuwe muziek die allemaal onze aandacht proberen op te eisen. Jouw e-participatie traject moet met al die afleiding concurreren. Maak daarom in alle communicatie duidelijk waarom participeren belangrijk is. Schep een gevoel van urgentie door met deadlines te werken en vermijd onnodig complexe taal. Wees niet bang om te adverteren. Met Facebook advertenties hebben wij in ieder geval meerdere keren succesvol grote groepen mensen betrokken. Vergeet tussen alle online advertenties en social media vooral niet om ook andere kanalen in te zetten. Een gepaste poster kan soms heel goed werken, zoals toen ik in mijn eigen studentenflat posters opplakte om bewoners naar ideeën te vragen voor het opleuken van de omgeving.

8. Blijf betrokken en koppel terug

Je hebt de vraag uitgezet bij je doelgroep en de eerste reacties komen binnen. Misschien denk je nu dat het werk erop zit, maar dat is niet zo. Laat zien dat jouw organisatie meeluistert. Bedank mensen voor hun bijdrage en reageer op vragen. Stel ook zelf vragen om zaken te verhelderen en daag mensen uit om onduidelijkheden verder uit te werken. Zorg er voor dat je toestemming hebt om op deze manier deel te nemen in de discussie. Dit kleine stukje interactie geeft mensen direct het gevoel dat ze gehoord worden en leidt tot meer en betere inspraak. Zorg ervoor dat na afloop van het inspraaktraject de uitkomsten en eventuele besluiten worden gedeeld. Stuur de deelnemers een mailtje, bedank ze nogmaals voor de input en deel de uitkomsten.

Heb jij nog een goede tip? Deel hem hieronder!

Lees meer

De 4 belangrijkste vraagstukken van e-participatie

Michiel van den Ingh
Donderdag, 12 Juli 2018

Veel organisaties experimenteren met online burgerparticipatie, ook wel e-participatie genoemd. E-participatie kan een hoop problemen oplossen en biedt kansen die “offline participatie” niet kan bieden. Zo kun je met digitale tools veel meer mensen bereiken en betrekken dan met een traditionele inspraakavond. De reacties kun je structureren zodat je een goed overzicht krijgt. Ook kun je mensen eenvoudiger op de hoogte houden van ontwikkelingen.

Voordat je een participatietraject start moeten er altijd een paar lastige keuzes worden gemaakt. Dit zijn de vier vraagstukken die veel voorkomen bij (e-)participatietrajecten.

E-participatie en persoonsgegevens

Organisaties hebben vaak de behoefte om allerlei persoonsgegevens te verzamelen van deelnemers, maar mensen haken sneller af als ze veel moeten invullen. Het is dus slim om zo min mogelijk gegevens te vragen. Maar hoe bepaal je welke gegevens je echt nodig hebt? Lees hier meer informatie en tips.

Anonimiteit bij participatietrajecten

Anonimiteit bieden maakt deelname aan een participatietraject laagdrempelig, waardoor je als organisatie meer respons mag verwachten. Daarnaast maakt anonimiteit het makkelijker om volledig eerlijk te zijn. Een nadeel van anonimiteit is dat je waarschijnlijk meer negatieve reacties krijgt, en mogelijk moet modereren. Ook zorgt anonimiteit voor een andere sfeer. Wanneer is het verstandig om anonieme reacties toe te staan of zelfs te verplichten? Lees hier meer informatie en tips.

Wanneer organiseer je een openbaar inspraaktraject?

Bij een gesloten traject nodig je mensen uit voor een besloten bijeenkomst, enquête of een vorm van e-participatie. Het idee is dat je zeker wil weten dat de deelnemers alleen uit je doelgroep komen. Zo kun je bijvoorbeeld een selecte groep inwoners uitnodigen voor een inspraakavond per brief (zonder de bijeenkomst openbaar te maken). Een belangrijk nadeel van een gesloten traject is dat het registratieproces minder laagdrempelig is, en mede daardoor zul je minder mensen betrekken dan bij een open traject. Alle voor- en nadelen van een open of gesloten traject vind je hier.

Wanneer maak je gebruik van betaalde advertenties voor inspraaktrajecten?

Adverteren kan helpen om meer mensen te betrekken bij een participatietraject. Helaas kan het ook zorgen voor een verschuiving binnen de doelgroep. Hoe meer je inzet op een kanaal waar je op adverteert, hoe minder divers de totale groep van deelnemers wordt. Aan de andere kant bereik je zonder advertenties minder mensen, en mis je de input van veel mensen. Een uiteenzetting van dit vraagstuk en tips om toch een diverse respons te krijgen vind je hier.

Lees meer

Wanneer maak je gebruik van betaalde advertenties voor inspraaktrajecten?

Michiel van den Ingh
Maandag, 09 Juli 2018

Veel organisaties experimenteren met online burgerparticipatie, ook wel e-participatie genoemd. E-participatie kan een hoop problemen oplossen en biedt kansen die “offline participatie” niet kan bieden. Zo kun je met digitale tools veel meer mensen betrekken dan offline. Maar het bereiken en betrekken van al die mensen gaat niet vanzelf. Voor het promoten van je traject kun je verschillende kanalen inzetten, waaronder advertenties.

Voordelen advertenties

Het spreekt voor zich: het strategisch gebruikmaken van advertenties zorgt voor meer bereik, en als het goed is voor meer deelname. Je kunt namelijk mensen buiten je eigen kanalen bereiken. Denk bijvoorbeeld aan Facebook-advertenties. Daarmee kun je naast je eigen volgers ook andere Facebook-gebruikers bereiken.

Advertenties kunnen je tevens helpen om een meer diverse of representatieve respons te krijgen. Naast inzetten op het bereiken van de volledige doelgroep kun je namelijk ook subgroepen bereiken. Als je na de eerste week van je traject bijvoorbeeld merkt dat voornamelijk mensen van 30 tot 40 jaar reageren, dan kun je specifieke advertenties richten op andere leeftijdsgroepen om een representatiever beeld te krijgen.

Nadelen advertenties

Advertenties kosten geld. Ook kost het tijd om ze te managen.

Een ander nadeel van adverteren is dat ook advertenties, net als ieder ander medium, op een bepaalde manier jouw doelgroep filteren. Niet iedereen in jouw doelgroep wordt even goed bereikt met een advertentie en niet iedereen reageert op een advertentie. Stel je voor dat je gebruikmaakt van advertenties op LinkedIn, dan zul je (heel gegeneraliseerd) vooral de zakelijke en hoogopgeleide mensen uit je doelgroep bereiken. Als dat ook daadwerkelijk je doelgroep is, dan is het fantastisch. Maar bestaat je doelgroep uit huurders van een woningcorporatie, dan ontstaat er waarschijnlijk een vertekend beeld. Wees dus bewust van hoe jouw advertentiekanaal en -boodschap een voorselectie maakt op de deelnemers.

Wanneer zet je advertenties in?

Veel organisaties onderschatten hoe lastig het kan zijn om je doelgroep te motiveren om met je mee te denken. Zeker als het belangrijk is dat veel mensen deelnemen aan het traject, is het verstandig om alle zeilen bij te zetten.

Ook bieden gerichte advertenties uitkomst als je een specifieke, lastig te bereiken groep wil bereiken. Facebook-advertenties zijn daar bijvoorbeeld heel geschikt voor.

Hoewel het zeker verstandig is om een advertentiebudget op te nemen in de begroting van een participatietraject, hoef je er niet per se gebruik van te maken. Als je bijvoorbeeld een traject hebt dat vier maanden duurt, kun je de eerste twee weken aankijken hoeveel respons er komt. Sommige onderwerpen leven zo onder de doelgroep dat er veel mond-tot-mondreclame ontstaat en adverteren niet nodig is.

Tips voor adverteren

Als je een participatietraject organiseert is het ten eerste belangrijk om de deelnemers echt invloed te geven in het proces. Het is verstandig om die boodschap in je promotieacties duidelijk te maken. “Denk met ons mee over verkeersbeleid” is een stuk minder interessant voor mensen dan “Moeten we een rotonde bouwen of een kruispunt?”. Bij die tweede zin maak je gelijk duidelijk dat er een besluit genomen zal worden.

De volgende stap is om je doelgroep in kaart te brengen. Zo kom je te weten welke communicatiekanalen je moet inzetten. Heb je bijvoorbeeld veel e-mailadressen, dan is dat waarschijnlijk de makkelijkste manier om mensen uit te nodigen. Heb je een Facebook-pagina, maar zit daar maar een klein percentage van de doelgroep op, dan heeft een Facebook-bericht plaatsen waarschijnlijk weinig zin.

Je wil zoveel mogelijk uit je eigen (gratis) kanalen halen. Het loont vaak om meerdere kanalen in te zetten. Maar als je merkt dat je bereik nog steeds beperkt is kun je betaalde advertenties inzetten.

Specifiek bij online participatietrajecten waarbij je de input van andere deelnemers kunt zien (zoals op Facebook of een participatieplatform), is het verstandig om eerst te promoten via je eigen (gratis) kanalen. Als je ook advertenties inzet, schroef het budget dan langzaam op richting het einde van het traject of adverteer pas in de laatste week. Dan staan er waarschijnlijk al wat reacties van andere mensen op. Dat nodigt veel meer uit om deel te nemen dan wanneer je op een lege pagina terecht komt.

Het is tevens raadzaam om een advertentie te combineren met een prijs voor het idee waar het meest op is gestemd. Zo stimuleer je mond-tot-mond-reclame, waardoor de groep deelnemers diverser wordt.

Lees meer

E-participatie en persoonsgegevens

Michiel van den Ingh
Maandag, 25 Juni 2018

Organisaties die een e-participatietraject, zoals een online discussie, willen starten hebben vrijwel altijd te maken met het verzamelen van persoonsgegevens. Maar is het verstandig om een waslijst aan persoonsgegevens te vragen aan je doelgroep? In dit artikel beschrijf ik welke gegevens je wanneer nodig hebt en hoe je de privacy van de doelgroep zoveel mogelijk waarborgt.

De behoefte om als organisatie informatie te verzamelen over de doelgroep die je probeert te bereiken staat meestal lijnrecht tegenover de behoeften van die doelgroep zelf.

Als organisatie wil je graag weten wie je tegenover je hebt, waar mensen wonen, leeftijd, opleidingsniveau etc. Dat is bijvoorbeeld belangrijk om te kunnen achterhalen of de deelnemers een representatieve groep voor de totale doelgroep vormen.

Het is als organisatie echter slim om zo min mogelijk (direct te herleiden) persoonsgegevens te verzamelen. Mensen hebben geen zin in gedoe met registratieformulieren. Hoe meer persoonsgegevens je vraagt, hoe kleiner de kans is dat mensen deelnemen. Daardoor mis je de belangrijke inzichten van de mensen die niet willen deelnemen. Veel mensen worden tevens huiverig wanneer je persoonlijke informatie moet opgeven zoals je adres, leeftijd, inkomen etc.

Bepaal wat je echt nodig hebt

Maak een lijst van gegevens waar je beschikking over zou willen hebben. Beoordeel per gegeven in hoeverre je het écht nodig hebt. Misschien is er een manier te vinden zodat je toch antwoord krijgt op je vraag, waarbij tevens de privacy van de gebruiker gewaarborgd blijft. Hieronder volgen een paar persoonsgegevens die organisaties vaak verlangen van de doelgroep:

E-mailadres

Wanneer deelnemers geen e-mailadres hoeven op te geven bij een online participatietraject is de kans op hoge respons het grootst. Maar helaas is de kans op misbruik ook groot. Iemand kan bijvoorbeeld heel eenvoudig tien keer stemmen op een voorstel als hij steeds de pagina ververst. Het belangrijkste voordeel van een e-mailadres verplichten voor deelname is dat je kunt terugkoppelen. Aan het einde van het traject wil je namelijk aangeven wat er met de input gaat gebeuren. Zo versterk je het gevoel van betrokkenheid onder de deelnemers. Het is dus sterk aan te raden om een e-mailadres + verificatie verplicht te stellen voor deelnemers.

Weergave van naam

Omdat je het e-mailadres van de deelnemer niet openbaar wilt tonen, zul je iets anders moeten weergeven als iemand een reactie plaatst. Om de drempel bij het aanmeldproces te verlagen kan een gebruikersnaam ook automatisch gegenereerd zijn, bijvoorbeeld “gebruiker12345”. Het is trouwens wel netjes als gebruikers hun gebruikersnaam zelf kunnen wijzigen.

Locatie / adres van de deelnemer

Adresgegevens of GPS locaties zijn gevoelige persoonsgegevens die je alleen wilt vragen als ze écht nodig zijn. Dat komt gelukkig zelden voor. Als je benieuwd bent of de meningen verschillen tussen wijken, kan je gebruikers simpelweg vragen in welke wijk ze wonen. Als je nog preciezer moet zijn, dan kan je vragen om een postcode, maar doe dit dan zonder huisnummer.

Leeftijd

Het kan verleidelijk zijn om te vragen naar geboortedatums, maar ook dit is zelden nodig. Vraag mensen om een leeftijdscategorie in te vullen of vraag alleen een geboortejaar. Je kunt hier waarschijnlijk alsnog dezelfde statistische lessen uit leren, zonder dat je gevoelige persoonsgegevens aan het verwerken bent.

Opleidingsniveau, inkomen, burgerlijke staat

Het kan interessant zijn om te weten wat het gemiddelde opleidingsniveau is van deelnemers. Maar hoeveel invloed heeft dat op het traject? Ga je de inbreng van deelnemers anders interpreteren als je weet dat 60% van de deelnemers universitair geschoold is? Opleidingsniveau is typisch een gegeven waar je als organisatie niet veel aan hebt en wat voor de doelgroep een extra drempel opwerpt. Hetzelfde geldt voor inkomen, burgerlijke staat en vergelijkbare persoonlijke gegevens.

Vertrouw op het effect van hoge respons

Het kan verleidelijk zijn om als organisatie veel persoonsgegevens te verzamelen van je doelgroep. Maar vertrouw erop dat hoe meer mensen uit de doelgroep deelnemen, hoe diverser het beeld van de deelnemers wordt. Daarmee neemt de kans toe dat je dan een goed overzicht krijgt van alle meningen, argumenten en ideeën die mensen in de totale doelgroep hebben. Het vragen om allerlei gegevens is dan minder nodig vanuit het oogpunt van representativiteit. Steek veel tijd in het promoten van het participatietraject en zorg voor een simpel registratieproces waarbij deelnemers alleen hun e-mailadres verplicht hoeven op te geven. Zo bereik en betrek je een groter deel van je doelgroep. Meer informatie en tips over een promotiecampagne voor een online participatietraject vind je hier.

Vragen over persoonsgegevens bij participatietrajecten? Neem contact op of maak een afspraak via info@argu.co

Lees meer